hanya memiliki kegunaan pada saat itu juga dan relatif singkat sehingga tidak perlu disimpan.
e Surat rutin adalah surat yang kegunaannya relatif singkat sehingga
tidak perlu disimpan terlalu lama.
D. Bentuk Surat
Menurut Achmad, dkk 2007:17, secara umum bentuk surat dibagi menjadi delapan bentuk, sebagai berikut:
1. Bentuk lurus penuh full block style.
2. Bentuk lurus block style.
3. Bentuk setengah lurus semi block sstyle.
4. Bentuk lekuk indented style.
5. Bentuk alinea menggantung hanging paragraph style.
6. Bentuk resmi Indonesia lama old official style.
7. Bentuk resmi Indonesia baru new official style.
8. Bentuk kombinasi dari Lembaga Bahasa Indonesia LBI.
Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bentuk surat yang sering digunakan adalah bentuk resmi Indonesia baru
new official style. Surat-surat pada Bagian Sekretariat Dekan FE USU bersifat resmi hal ini dikarenakan Bagian Sekretariat Dekan FE USU merupakan bagian
dari unit kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan Perguruan Tinggi berstatus negeri sehingga surat-surat yang diterima maupun
dikeluarkan harus menggunakan format surat yang resmi.
Universitas Sumatera Utara
E. Bagian Surat
Menurut Achmad, dkk 2007:13, bagian-bagian surat terdiri dari: 1. Kepala surat
8. Salam penutup 2. Nomor surat
9. Nama organisasi 3. Tanggal
10. Nama penandatangan suratNIP 4. Alamat tujuan
11. Lampiran 5. Hal perihal
12. Tembusan 6. Salam Pembuka
13. Inisial 7. Isi surat
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan suatu instansi yang menjalankan aktivitas dengan korespondensi. Surat yang merupakan alat
komunikasi bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari bagian-bagian surat yang membentuk satu kesatuan surat yang utuh. Adapun
bagian-bagian surat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a Kop surat
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
Jln. Prof. T. M. Hanafiah, SH. Kampus USU Medan Telp. 8214545 Fax. 061 8214545
Universitas Sumatera Utara
Kop surat yang digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari :
1. Nama organisasi
2. Alamat lengkap
3. Lambanglogo
4. Nomor telepon
b Tanggal surat Penulisan tanggal surat pada surat masuk maupun keluar di Bagian Sekretariat
Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara letaknya berada di bawah kepala surat, disebelah kanan sejajar dengan nomor surat.
c Nomor surat Nomor surat ditulis dibawah kepala surat. Contoh nomor surat yang digunakan
Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah : Nomor : 6325H5.2. 1. 5SDM2009
Nomor urut surat keluar Kode unit kerja USU
Kode unit kerja Unsur Pelaksana Akademik
Kode unit kerja Fakultas Kode unit kerja Pembantu Dekan II
Fakultas Ekonomi Kode perihal Sumber Daya Manusia
Tahun pembuatan surat
Universitas Sumatera Utara
d Lampiran Kata lampiran ditulis dibawah nomor surat dan berada disebelah kiri. Contoh
penulisan lampiran: Lamp : Satu lembar
e Hal Penulisan kata hal atau perihal untuk surat keluar pada Bagian Sekretariat
Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dicantumkan dibawah kata lampiran secara vertikal.
f Salam Pembuka Salam pembuka yang sering digunakan pada penulisan surat keluar dibagian
Sekretariat Dekan adalah “ Dengan hormat “. g Isi Surat
Sebelum mengeluarkan surat keluar, Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu mengkonsep isi surat, hal ini
berfungsi untuk menyusun materi naskah yang akan disampaikan sehingga apabila surat sudah selesai dikonsep diharapkan isi surat dapat tersusun secara singkat,
jelas, lengkap, benar, dan sopan. h Salam penutup
Didalam surat yang di keluarkan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak digunakan salam penutup, karena surat-surat
pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bersifat resmi. Pada surat-surat resmi biasanya tidak dicantumkan salam penutup
Universitas Sumatera Utara
melainkan cukup disebutkan nama jabatan, kemudian dicantumkan nama terang, selain itu juga dituliskan nomor induk pegawai.
i Tanda tangan penanggung jawab surat Surat yang dikeluarkan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang, yaitu Dekan Fakultas Ekonomi USU.
j Tembusan
Surat pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara biasanya terdapat tembusan. Tembusan digunakan apabila ada pihak lain
yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut Rektor, Pembantu Dekan, Pegawai.
F. Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar
