2. Pengelolaan Surat Keluar
Menurut Sedarmayanti 2003:91, pengelolaan surat keluar dibagi menjadi dua bagian, yaitu: pengelolaan surat penting keluar dan pengelolaan surat biasa
rutin keluar.
a. Pengelolaan Surat Penting Keluar
Pencatatan surat penting keluar dapat dilakukan di unit kearsipan dan dapat pula dilakukan oleh Unit Pengolah asal kartu kendali putih lembar II dan
kartu kendali kuning lembar II bila perlu dua lembar, diserahkan ke unit kearsipan agar unit kearsipan selalu mengetahui apa yang sedang dan telah
diproses di unit pengolah. 1 Unit Pengolah, bertugas:
a Mengisi kartu kendali rangkap tiga. b Kartu kendali merahlembar III ditinggal di Tata Usaha Unit Pengolah.
c Kartu kendali putih dan kuninglembar I dan II beserta surat asli dan tembusan diserahkan ke pencatat unit kearsipan.
2 Pencatat, bertugas: a Meneliti kelengkapan surat dan pengisian kartu kendali.
b Memberi stempel instansi pada surat, serta menyiapkan sampulamplopnya, bila belum ada dan diteruskan ke bagian ekspedisi
untuk dikirim ke alamatnya. c Kartu kendali putihlembar I disampaikan ke pengarah untuk disimpan
dan berfungsi sebagai kartu kontrol.
Universitas Sumatera Utara
d Tembusan surat dicap tanggal pengiriman surat beserta kartu kendali kuninglembar II yang telah diparaf dikembalikan ke unit pengolah
supaya diketahui bahwa suratnya telah diterima oleh pencatat. e Kartu kendali kuninglembar II tadi akhirnya diserahkan ke penata arsip
untuk disimpan sebagai pengganti surat.
Catatan: Tembusan surat dapat pula disimpan di penata arsip pada unit kearsipan bijaksanaan yang ditetapkan organisasi tersebut.
b. Pengelolaan Surat Biasa Rutin Keluar
1 Unit Pengolah, bertugas: a Mencatat surat biasa keluar dalam dua lembar pengantar.
b Menyampaikan surat asli dan tembusan kepada pencatat di unit kearsipan. 2 Pencatat, bertugas:
a Memasukkan surat asli dalam sampul setelah distempel dan meneruskan ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya.
b Tembusan surat dicap tanggal pengiriman dan dikembalikan ke unit pengolah dengan disertai lembar pengantar II.
c Menyimpan lembar pengantar I dipencatat sebagai bukti penyampaian.
Pengelolaan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih sederhana karena tidak semua surat keluar harus
dikonsep dan diketik sendiri oleh Sekretaris Dekan. Pada umumnya surat yang
Universitas Sumatera Utara
akan dikirim ke luar Fakultas telah dikonsep dan diketik oleh masing-masing bagian yang berkepentingan, misalnya Bagian Kepegawaian sehingga Sekretaris
Dekan tidak perlu repot mempersiapkan konsep surat dan mengetiknya. Pengelolaan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara yaitu: Sistem pengelolaan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih sederhana karena tidak semua surat keluar harus dikonsep dan diketik sendiri oleh Sekretaris Dekan. Pada umumnya
surat yang akan dikirim ke luar Fakultas telah dikonsep dan diketik oleh masing- masing bagian yang berkepentingan, misalnya Bagian Kepegawaian sehingga
Sekretaris Dekan tidak perlu repot mempersiapkan konsep surat dan mengetiknya. Sistem pengelolaan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu: 1
Surat yang akan dikirim diterima di Bagian Sekretariat Dekan . Dalam hal ini semua surat yang akan dikirim, baik dari Bagian Akademik, Bagian
Kepegawaian maupun bagian-bagian lainnya harus melalui proses terlebih dahulu di Bagian Sekretariat Dekan. Untuk surat yang harus dibuat sendiri
oleh Sekretaris Dekan, maka Sekretaris harus terlebih dahulu membuat konsep surat yang akan dikirim lalu mengetiknya.
2 Setelah surat diketik, surat kemudian diserahkan kepada Dekan untuk disetujui. Bila Dekan merasa surat tersebut masih butuh perbaikanrevisi,
maka Sekretaris harus melakukan perbaikan seperlunya sesuai dengan perintah Dekan.
Universitas Sumatera Utara
3 Setelah surat disetujui, Sekretaris Dekan akan memberi nomor surat keluar
dan membubuhkan stempel tanggal. 4
Selanjutnya surat tersebut dimasukkan ke dalam suatu map yang disebut blutter sign untuk semua surat yang akan ditandatangani oleh Dekan atau
blutter disposition untuk surat yang tidak perlu ditandatangani oleh Dekan tetapi butuh tindak lanjut dari Dekan. Untuk surat-surat biasarutin, dan
rahasia harus ditandatangani langsung oleh Dekan. Tidak boleh menggunakan cap tanda tangan.
5 Setelah ditandatangani Dekan, maka selanjutnya membubuhkan stempel
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada tandatangan Dekan. 6
Selanjutnya surat yang akan dikirim tersebut harus terlebih dahulu ke dalam Buku Agenda.
7 Setelah dicatat ke dalam Buku Agenda, maka langkah terakhir adalah
mengirim surat tersebut kepada alamat yang dituju melalui kurir ataupun kantor pos.
Jumlah surat masuk maupun surat keluar pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sangat banyak. Jumlah surat masuk dan surat keluar
selama tiga bulan terakhir, yaitu bulan Desember 2009, Januari 2010, dan Februari 2010 dapat dilihat pada Tabel 3.1 dan Tabel 3.2.
Universitas Sumatera Utara
Tabel 3.1 Jumlah Surat Masuk Fakultas Ekonomi USU
Waktu Pihak yang Dituju
Dekan Pembantu
Dekan I Pembantu
Dekan II Pembantu
Dekan III Bendahara
Des 2009 26
16 14
16 6
Jan 2010 22
64 30
4 5
Feb 2010 31
19 37
17 5
Jumlah 79
99 81
37 16
Total Surat Masuk
312
Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU
Tabel 3.2 Jumlah Surat Keluar Fakultas Ekonomi USU
Waktu Asal Surat
Dekan Pembantu
Dekan I Pembantu
Dekan II Pembantu
Dekan III Bendahara
Des 2009 15
63 56
168 7
Jan 2010 25
37 60
137 3
Feb 2010 16
45 38
138 17
Jumlah 56
145 154
443 27
Total Surat Keluar
825
Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU
Dari data di atas dapat diketahui bahwa presentase surat masuk pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah 27,44, sedangkan
presentase surat keluar, yaitu 72,56.
Universitas Sumatera Utara
Presentase surat masuk untuk masing-masing bagian yakni: Dekan 25,32, Pembantu Dekan I 31,73, Pembantu Dekan II 25,96, Pembantu Dekan III
11,86, dan Bendahara 5,13. Sedangkan presentase surat keluar dari masing-masing bagian yakni: Dekan
6,79, Pembantu Dekan I 17,58, Pembantu Dekan II 18,67, Pembantu Dekan III 53,69, dan Bendahara 3,27.
Universitas Sumatera Utara
G. Sistem PenyimpananPengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Azas Penyimpanan Arsip
Menurut Sedarmayanti 2003:21, dalam penyimpanan arsip dikenal 3 tiga azas pengorganisasian, yaitu:
a Azas Sentralisasi
Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit
lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. b
Azas Desentralisasi Adalah azas pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-
masing unit dalam suatu organisasi. c
Azas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi Azas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada masing-
masing azas. Misalnya: untuk arsip yang bersifat umum dibutuhkan oleh semua unit disimpan di pusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang
sifatnya khusus disimpan di masing-masing unit.
2. Sistem Penataan Arsip
Menurut Sedarmayanti 2003:70, dikenal 5 lima macam sistem penataan arsip, yaitu:
a Sistem Abjad Alphabetical Filing System
b Sistem MasalahPerihal Subject Filing System
c Sistem Nomor Numerical Filing System
Universitas Sumatera Utara
Kategori