5 Penata Arsip Penyimpan Arsiparis, bertugas:
a Menerima kartu kendali kuninglembar II yang telah diparaf oleh petugas Tata Usaha Unit Pengolah dan telah dilihat parafnya oleh
pengarah, serta menyimpannya dalam kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat masih ada pada unit pengolahsedang proses.
b Menerima surat yang telah selesai diproses dari Tata Usaha Unit Pengolah, dan menukar kartu kendali kuninglembar III dengan kartu
kendali merahlembar III. c Menyimpan dan menata arsip dalam tempat penyimpanan sesuai kode.
d Menyimpan kartu kendali pada kotak kartu kendali.
b. Pengelolaan Surat Biasa Rutin Masuk
Penanganan surat biasa rutin masuk, prosesnya lebih sederhana. Sarana pencatatan surat biasa adalah menggunakan lembar pengantar surat biasa.
1 Pencatat, bertugas:
a Mengumpulkan surat biasa selama satu atau dua hari, mencatatnya dalam lembar pengantar rangkap dua.
b Menyerahkan surat beserta dua lembar pengantar kepada unit pengolah. c Menyimpan lembar pengantar I setelah diparaf unit pengolah.
2 Unit Pengolah, bertugas:
a Menerima surat dan memaraf lembar pengantar rangkap dua. b Menyimpan lembar pengantar II.
c Menyerahkan lembar pengantar I kepada pencatat di unit kearsipan.
Universitas Sumatera Utara
d Menyerahkan surat kepada pimpinan bila perlu atau menyerahkan surat kepada pengolahpelaksana.
c. Pengelolaan Surat Rahasia Masuk
Pencatatan surat rahasia dilakukan dalam lembar pengantar surat rahasia rangkap dua dan disampaikan kepada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup.
Setelah memperhatikan dan memahami prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan kartu kendali, maka dapat disimpulkan bahwa
pada kenyataannya, apabila keadaan ditempat kerja belum atau tidak memungkinkan untuk mempraktekkan teori termaksud, akhirnya dapat ditetapkan
jabatan rangkap di unit kearsipan, sesuai dengan keadaan. Sehingga dalam keadaan demikian, dibutuhkan kreativitas untuk dapat menciptakan pengurusan
dan pengendalian surat masuk dan keluar yang lebih sesuai untuk diterapkan pada lingkungan khusus, berdasarkan teori yang ada.
Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara penanganan surat masuk merupakan hal yang penting. Surat masuk pada
Bagian Sekretariat Dekan merupakan surat yang berasal dari lingkungan internal maupun eksternal Fakultas Ekonomi diantaranya ialah surat yang berasal dari
Rektor USU, surat permohonan yang berasal dari instansi pemerintah.
Universitas Sumatera Utara
Pengelolaan surat masuk pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu:
1 Surat diterima di Bagian Dekan Fakulta Ekonomi USU. 2 Membuka surat dan memeriksa kelengkapan surat bila ada lampiran
3 Sekretaris akan membaca surat yang diterima, kecuali surat yang bersifat rahasia.
4 Kemudian surat ditulis ke dalam Buku Agenda lalu diklasifikasikan tergolong surat masuk atau surat keluar. Hal-hal yang ditulis ke dalam
Buku Agenda adalah nomor urut surat, nomor surat, pengirim, isi ringkas perihal surat, dan keterangan siapa yang akan menindaklanjuti surat
tersebut. 5 Sekretaris membuat lembar disposisi yang akan diajukan kepada Dekan.
Hal-hal yang harus diisi sekretaris ke dalam lembar disposisi adalah tanggal terima, nmor kendali nomor urut surat di buku agenda dan kode
perihal . 6 Menyerahkan surat dan lembar disposisi kepada Dekan. Kemudian Dekan
akan membaca surat dan mengisi lembar disposisi tersebut. Tujuan pengisian lembar disposisi oleh Dekan adalah untuk mengetahui
bagaimana tindak lanjut dari Dekan terhadap surat masuk tersebut. Hal-hal yang harus diisi oleh Dekan yaitu tanggal tanggal penyelesaian surat,
kepada siapa yang akan menindaklanjuti surat tersebut, misalnya Pembantu Dekan I, isi disposisi diisi dengan memberikan nomor kode
mengenai isi disposisi misalnya: 10.Berarti surat tersebut akan diproses.
Universitas Sumatera Utara
Kode mengenai isi disposisi dapat dilihat pada Gambar 3.1 , dari pemberi perintah disposisi, yaitu Dekan, dan paraf Dekan.
Namun bila tindak lanjut yang diinginkan Dekan tidak ada pada nomor kode disposisi antara 1-16 tersebut, maka Dekan dapat mengisi tindak
lanjut yang diinginkannya dengan menuliskan pada kode nomor 17 yang telah disediakan. Berikut gambar lembar disposisi yang digunakan pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI LEMBAR DISPOSISI
Tgl Terima: No. Kendali :
Penting Tanggal Surat :
Rahasia No.Surat
: Segera
HalKode :
BiasaRutin
Tanggal Kepada
Isi Disposisi Dari
Paraf
1. Mohon pertimbangan
15. Umumkan
DISPOSISI
2. Mohon pendapat
16. …………………. 3.
Mohon keputusan 4.
Mohon petunjuk 5.
Mohon saran 6.
Bicarakaan 7.
Telitiikuti perkembangan 8.
Untuk perhatian 9.
Siapkan laporan 10.
Untuk diproses 11.
Edarkan 12.
TIKgandakan 13.
File 14.
Siapkan konsep
Gambar 3.1 Lembar Disposisi Fakultas Ekonomi USU Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU
Universitas Sumatera Utara
Bila Dekan memilih kode nomor 13 File, berarti surat tersebut hanya perludiarsipkan saja tanpa perlu ditindaklanjuti lagi.
7 Lembar disposisi yang telah diisi oleh Dekan diserahkan kembali kepada Sekretaris Dekan.
8 Sekretaris Dekan melaksanakan perintah sesuai isi pada lembar disposisi. 9 Selanjutnya Sekretaris Dekan akan membuat kartu kendali sesuai dengan
lembar disposisi. Hal-hal yang diisi Sekretaris Dekan dalam kartu kendali yaitu nomor kendali, pengelola pihak yang diberi instruksi oleh Dekan,
kode kode perihal surat, lihat Tabel 3.2, tanggal surat, nomor surat, nomor U.B.B sama dengan nomor kendali, asal surat, lampiran, perihal,
dan catatan pihak yang diberi instruksi untuk menindaklanjuti surat tersebut. Kartu kendali terdiri dari dua rangkap, yaitu 1 lembar berwarna
biru dan 1 lembar berwarna putih. 10 Surat beserta lembar disposisi beserta kartu kendali biru dan putih
diserahkan kepada petugas atau pegawai dari pejabatpihak yang dituju, dimana nama pihak yang dituju atau jabatannya tertera dalam lembar
disposisi. Kemudian semua kartu kendali diparaf oleh petugas atau pegawai yang menerima. Kemudian kartu kendali warna biru
dikembalikan ke bagian Sekretariat Dekan sebagai bukti bahwa surat tersebut telah diterima oleh unitbagian yang bersangkutan. Misalnya suatu
surat diperuntukkan kepada Pembantu Dekan II, maka surat tersebut diterima oleh pegawai pada Bagian Kepegawaian yang kemudian pegawai
Universitas Sumatera Utara
tersebut akan menandatangani semua kartu kendali dan menyerahkan surat tersebut langsung kepada Pembantu Dekan II.
Kartu kendali adalah tanda terima surat ditujukan atau diantarkan dari Sekretariat Dekan yang ditujukan kepada pejabat lain yang bersangkutan
dengan isi surat tersebut. Adapun bentuk kartu kendali pada bagian Sekretariat Dekan dapat dilihat pada gambar 3.2 :
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI MEDAN
KENDALI: PENGELOLA:
__________________________________________________________________ Kode:
Tgl.Surat : Tanggal :
No.Surat : No.U.B.B :
Asal surat :
Lampiran :
Hal :
Catatan :
Tgl. Penerimaan _____________
Paraf _____________
Gambar 3.2 Kartu Kendali Fakultas Ekonomi USU Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU
Universitas Sumatera Utara
Keterangan bagian-bagian kartu kendali: a
Kolom kendali : tempat nomor surat dan kode surat
b Kolom pengolah
: tempat satuan organisasi yang dianggap bertanggung jawab di dalam penyelesaian
surat c
Kolom kode : tempat dengan kode atau tanda klasifikasi dari
penggolongan surat sesuai dengan pola klasifikasi arsip yang berlaku
d Kolom tangga l
: tempat tanggal penerimaan surat surat diterima e
Kolom nomor : tempat dengan nomor surat yang diterima atau
dikirim f
Kolom U.B.B : tempat nomor surat dan kode surat
g Kolom asal surat
: tempat dari siapa mana surat dikirim h
Kolom lampiran : tempat jumlah lampiran dan macam-macam
lampiran yang ada i
Kolom hal : tempat perihal yang termaktub dalam surat
j Kolom catatan : tempat keterangan yang perlu dicatat atau
ditunjuk silang bila diperluka n. k
Kolom paraf : tempat nomor paraf yang menerima surat di
tata usaha pengolah.
Universitas Sumatera Utara
Beberapa contoh surat masuk di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Pengirim : Pembantu Rektor I
Nomor Surat : 470H5. 1. R1SSA2010 Hal : Undangan
2. Pengirim : LPTQN
Nomor Surat : 003LPTQN-PTSUI2010 Hal : Undangan Rapat Pengurus LPTQN-PTSU
Pengelolaan surat masuk pada bagian Sekrtariat Dekan sudah baik dan tidak terdapat kendala yang cukup berarti karena Sekretaris Dekan sudah melakukan
penanganan surat sesuai dengan sistem yang baik. Tetapi penanganan surat masuk maupun surat keluar pada Fakultas Ekonomi sedikit terkendala karenakan
penanganan surat diserahkan kepada mahasiswa magang pada Sekretariat Dekan. Terdapat kesalahan-kesalahan baik pada pencatatan di buku agenda, pengisian
kartu kendali maupun pada saat pendistribusian surat. Hal tersebut terjadi karena kurangnya ketelitian dan pengetahuan mahasiswa magang. Untuk itu, Sekretaris
Dekan perlu melakukan pengawasan agar dapat meminimalisir kesalahan yang terjadi sehingga penanganan surat dapat berjalan lancar.
Universitas Sumatera Utara
2. Pengelolaan Surat Keluar
