Pengertian Surat Fungsi surat Jenis Surat

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Surat

Agar kerjasama organisasi baik kedalam maupun keluar dapat terlaksana dengan baik, maka perlu adanya komunikasi. Salah satu cara berkomunikasi yang dipergunakan oleh organisasi yaitu dengan cara tertulis, misalnya dengan melalui surat. Menurut Djuhari, dkk 2009:11, surat adalah suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Menurut Suprapto 2004:13, Surat adalah jenis karangan paparan karena di dalamnya si pengirim mengemukakan maksud dan tujuan atau menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakan. Menurut Sedarmayanti 2001:162, surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita. Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian surat adalah suatu alat komunikasi tertulis yang digunakan sebagai sarana penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain baik perorangan maupun organisasi. Surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Oleh karena itu, perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif terhadap organisasi. 20 Universitas Sumatera Utara

B. Fungsi surat

Surat berperan penting sebagai komunikasi tertulis dalam kehidupan bermasyarakat dewasa ini. Sepucuk surat selain berfungsi sebagai alat penyampai pesan dapat pula berfungsi sebagai alat pengingat warkat dan arsip serta sebagai alat bukt i. Menurut Achmad, dkk 2007:9, surat sebagai alat komunikasi mempunyai fungsi sebagai berikut: 1. Sebagai wakil atau duta orangorganisasi. 2. Sebagai alat bukti yang otentik. 3. Sebagai alat ukur barometer kegiatan organisasi. 4. Sebagai dasar pengambilan keputusan. 5. Alat bantu pengingat. 6. Sebagai dasar penelusuran sejarah organisasi.

C. Jenis Surat

Menurut Sedarmayanti 2001:164, surat dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis, yaitu: 1. Menurut wujudnya: kartu pos, warkat pos, surat bersampul, memorandum, nota dan surat pengantar . 2. Menurut tujuannya: surat pemberitahuan, surat perintah, surat permintaan, surat peringatan, surat panggilan, surat susulan, surat keputusan, surat laporan, surat perjanjian, surat penawaran dan surat pesanan. Universitas Sumatera Utara 3. Menurut sifat isi dan asalnya: surat dinas, surat niaga, surat pribadi dan surat yang isinya masalah sosial. 4. Menurut jumlah penerima: surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman. 5. Menurut keamanan isinya: surat sangat rahasia, surat rahasia, dan surat biasa. 6. Menurut urgency penyelesaiannya: surat sangat segera, surat segera, dan surat biasa. 7. Menurut prosedur pengurusannya: surat masuk dan surat keluar. 8. Menurut jangkauannya: surat intern dan surat ekstern. Pada bagian Sekretariat Dekan setiap jenis surat masuk dipisahkan menjadi 5 lima kelompok, yaitu: a Surat penting adalah surat yang isinya mengandung kepentingan yang mengikat, dan surat tersebut memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang sangat diperlukan organisasi dalam jangka waktu lama. b Surat rahasia adalah surat yang dapat merugikan kepentingan martabat pimpinan dan organisasi yang bersangkutan apabila jatuh ke tangan orang yang tidak betanggungjawab. c Surat segera adalah surat yang harus diproses dan disampaikan kepada pimpinan paling lambat 1 x 24 jam d Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tindak lanjut karena surat tersebut mengandung informasi yang tidak penting. Surat biasa Universitas Sumatera Utara hanya memiliki kegunaan pada saat itu juga dan relatif singkat sehingga tidak perlu disimpan. e Surat rutin adalah surat yang kegunaannya relatif singkat sehingga tidak perlu disimpan terlalu lama.

D. Bentuk Surat