1. Pengelolaan Surat Masuk
Menurut Sedarmayanti 2003:88, penanganan surat masuk dibagi menjadi tiga bagian, yaitu: pengelolaan surat penting masuk, pengelolaan surat biasa
rutin masuk, dan pengelolaan surat rahasia masuk.
a. Pengelolaan Surat Penting Masuk
1 Penerima Surat
a Menerima surat dari pos atau caraka, memeriksa kebenaran alamatnya. Surat yang salah alamat segera dikembalikan kepada pengirim.
b Memisah-misahkan surat berdasarkan alamat yang dituju unit pengolah nama pejabat.
c Mengelompokkan surat terbuka dan surat tertutup. d Membuka surat dan memeriksa kelengkapannya bila ada lampirannya.
Bila lampiran tidak lengkap, buat catatan seperlunya. e Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima, dibalik surat
atau pada sampul surat untuk surat tertutup. 2
Pencatat Surat Surat penting dicatat pada kartu kendali. Jumlah kartu kendali yang
digunakan sesuai dengan kebutuhan sebanyak-banyaknya rangkap tiga dengan warna yang berbeda untuk memudahkan pengendalian. Misalnya:
putih lembar I, kuning lembar II, merah lembar III. Kolom kode, masalah indeks serta pengolah pada kartu kendali dapat dikosongkan untuk
kemudian diisi oleh pengarah. Kemudian surat besrta tiga kartu kendali diteruskan kepada pengarah surat.
Universitas Sumatera Utara
3 Pengarah Pengendali Surat
a Pengarah menentukan arah surat kepada siapa atau ke unit mana surat akan disampaikan.
b Dalam menentukan arah surat, perlu dipertimbangkan surat-surat mana yang harus disampaikan kepada pimpinan tertinggi, dan surat-surat mana
yang dapat langsung disampaikan kepada pengolah. c Surat-surat yang disampaikan kepada pimpinan tertinggi adalah surat
yang berisi masalah-masalah yang berkenaan dengan kebijaksanaan- kebijaksanaan dan hal-hal lain yang ditentukan oleh pimpinan.
d Surat yang berkenaan dengan pekerjaan yang sifatnya rutin disampaikan langsung kepada pengolah.
4 Unit Pengolah
Pada unit pengolah terdapat 3 pembagian, yaitu: a Pimpinan unit pengolah.
b Tata usaha unit pengolah. c Pengolah surat pelaksana sesuai dengan disposisi dari pimpinan
Tata Usaha Unit Pengolah, bertugas: 1. Menerima surat beserta kartu kendali kuning dan merahlembar II dan
lembar III. 2. Kartu kendali tersebut 2 lembar diparaf. Kartu kendali kuninglembar II
dikembalikan ke penata surat setelah dilihat parafnya oleh pengarah surat.
Universitas Sumatera Utara
3. Kartu kendali merahlembar II disimpan untuk sementara oleh Tata Usaha Unit Pengolah, kemudian surat yang telah dilengkapi dengan disposisi
rangkap 2 diserahkan kepada pimpinan unit pengolah untuk dimintakan disposisi dari pimpinan.
Pimpinan Unit Pengolah, bertugas: 1
Menulis disposisiinstruksi pada lembar disposisi yang telah disediakan oleh petugas Tata Usaha Unit Pengolah.
2 Mengembalikan surat dan kartu kendali serta lembar disposisi yang telah
diisi disposisinya oleh pimpinan ke Tata Usaha Unit Pengolah. Pengolah Surat Pelaksana, bertugas:
1 Menerima surat beserta lembar disposisi lembar I, yang telah ada disposisi
pimpinan, dari Tata Usaha Unit Pengolah, kemudian memprosesmelaksanakan tugasnya sesuai instruksi pimpinan yang terdapat
pada lembar disposisi. 2
Setelah selesai memproses surat tersebut, pengolah mengembalikan surat ke Tata Usaha Unit Pengolah.
3 Surat disampaikan pada penata arsip untuk disimpan.
4 Kartu kendali merahlembar II ditukar dengan kartu kendali
kuninglembar II di piñata surat, sebagai tanda bahwa surat telah selesai diproses dan telah dikembalikan kepada penata arsip.
Catatan: -
Kartu kendali disimpan pada kotak kartu kendali. -
Lembar disposisi disimpan pada kotak disposisi sebagai alat kontrol.
Universitas Sumatera Utara
5 Penata Arsip Penyimpan Arsiparis, bertugas:
a Menerima kartu kendali kuninglembar II yang telah diparaf oleh petugas Tata Usaha Unit Pengolah dan telah dilihat parafnya oleh
pengarah, serta menyimpannya dalam kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat masih ada pada unit pengolahsedang proses.
b Menerima surat yang telah selesai diproses dari Tata Usaha Unit Pengolah, dan menukar kartu kendali kuninglembar III dengan kartu
kendali merahlembar III. c Menyimpan dan menata arsip dalam tempat penyimpanan sesuai kode.
d Menyimpan kartu kendali pada kotak kartu kendali.
b. Pengelolaan Surat Biasa Rutin Masuk
Kategori