5. Laundry and Dry Cleaning Service
6. Medical Service, sama dengan Klinik Spesialis Bunda dengan mempersiapkan
sistem Paket. Paket check up termasuk : a.
Akomodasi b.
Makanan dan minuman c.
Transportasi 7.
Telex, Facimile, Telephone Service Memberikan pelayanan komunikasi baik dalam maupun luar negeri
8. Airline Offices Lion Air, Awair, Jatayu, Bayu, dan lain-lain, yang merupakan
kantor cabang penerbangan yang melayani pembelian tiket 9.
Business Center 10.
Beauty Salon 11.
Lounge
3.4 Proses Booking, Check-In Tamu dan Check-Out Tamu di Hotel Garuda Plaza Medan
Proses Booking Kamar Hotel 1.
Tamu hotel memesan kamar hotel dan menyerahkan ientitas tamu ke front office.
2. Front office memeriksa kamar pada RF Reservation Form dan RGF
Registration Form apakah terdapat kamar yang kosong.
Universitas Sumatera Utara
3. Jika tidak terdapat kamar yang kosong sesuai tipe kamar yang di pesan,
maka front office menawarkan tipe kamar yang lain. Jika tamu menolak penawaran, maka identitas akan dikembalikan kepada tamu hotel.
4. Apabila terdapat kamar yang kosong sesuai tipe kamar yang di pesan,
atau menyetujui tipe kamar lain yang ditawarkan, maka front office akan mencatat identitas tamu pada RF Reservation Form.
5. Tamu hotel menyerahkan deposit sebesar 50 dari harga kamar yang
dipesan. 6.
Pembuatan billing Room Bill sebanyak 2 rangkap oleh front office yang diserahkan kepada tamu 1 rangkap dan 1 rangkap lagi di arsipkan oleh
front office. 7.
Tamu hotel yang memesan kamar hotel harus membayar sisa pembayaran sisa deposite pada saat check-in sesuai dengan tanggal pemesanan. Jika tamu
hotel membatalkan pemesanan kamar maka deposite yang telah masuk akan dikembalikan sebesar 25 dari deposite. Dan apabila tidak ada konfirmasi
dari pihak tamu maka, tamu dianggap membatalkan pesanan kamar. 8.
Pembuatan data laporan pengunjung sebanyak 2 rangkap oleh front office. Yang diberikan kepada GM General Manager, dan kemudian yang
1 rangkapnya lagi diarsipkan oleh front office. 9.
Pembuatan laporan pendapatan reservasi data kamar sebanyak 2 rangkap oleh Front Office yang kemudian di berikan kepada GM General Manager,
dan 1 rangkap lagi diarsipkan.
Universitas Sumatera Utara
Proses Check-In Tamu 1.
Tamu memesan kamar hotel dan menyerahkan identitas tamu ke Front Office bagi yang belum melakukan reservasi kamar hotel. Dan bagi tamu yang
sebelumnya melakukan reservasi memberikan RB Room Bill kepada Front Office.
2. Bagi tamu hotel yang belum melakukan reservasi kamar, maka Front Office
akan memeriksa kamar pada RGF Registration Form dan RF Reservation Form apakah terdapat kamar yang kosong maka front office akan mencatat
identitas tamu pada RGF Registration Form. Dan apabila tidak terdapat kamar yang kosong, maka identitas tamu dikembalikan.
3. Bagi tamu yang sebelumnya melakukan Reservasi, front office akan
memeriksa data tamu pada RF Reservation Form. Jika terdapat data tamu tersebut maka akan ditulis kembali pada RGF Registration Form
4. Front Office membuat RB Room Bill sebanyak 2 rangkap. 1 rangkap
diserahkan kepada tamu hotel, dan 1 rangkap lagi untuk diarsipkan oleh Front Office. Bagi tamu yang sebelumnya melakukan reservasi maka
dibuatkan RB Room Bill pelunasan. 5.
Tamu membayar sewa kamar sesuai Bill kepada front office. 6.
Perlu diperhatikan bahwa bagi tamu yang sudah pernah menginap sebelumnya Return Guest tamu tidak perlu mengisi registration card, tamu cukup
menandatangani saja, karena data tamu telah ada di komputer pada file guest history card.
Universitas Sumatera Utara
7. Setelah jelas semuanya petugas mempersiapkan kunci kunci kamar dan
fasilitas yang akan diberikan kepada tamu, seperti welcome drink voucher, breakfast voucher dan sebagainya.
8. Setelah semua proses telah dilakukan, petugas Receptionist menyerahkan
kunci kamar dan menjelaskan kepada tamu nomor kamar dan memanggil Bell Boy.
9. Setelah tamu meninggalkan counter dan menuju kamar, petugas Receptionist
memindahkan data yang tertera ke komputer. Proses Check-Out Tamu
1. Petugas Receptionist menyapa setiap tamu yang datang ke counter dengan
sopan dan ramah dan menanyakan keperluannya. 2.
Apabila tamu mengatakan bahwa ia akan Check-Out, Petugas Receptionist melakukan hal-hal sebagai berikut :
- Menanyakan nomor kamar dan menanyakan kalau ada
pemakaiantransaksi yang belum terpotong. -
Memberitahukan kepada FO Cashier untuk mencetak Guest FollioBill dan diserahkan kepada tamu untuk diperiksa, bila tamu membayar dengan
surat jaminan Guaranted Letter, Voucher dan credit card harus diteliti benar agar tidak terjadi kesalahan.
- Apabila transaksi telah di selesaikan, Receptionist melakukan Check-Out
agar tidak terjadi discrepancy.
Universitas Sumatera Utara
3.5 Struktur Organisasi Operasional Hotel Garuda Plaza Medan
