3.5 Struktur Organisasi Operasional Hotel Garuda Plaza Medan
Struktur organisasi Hotel Garuda plaza setelah beberapa kali mengadakan perubahan maka sejak tanggal 1 Januari 1997 oleh Managing Director Garuda Plaza.
Hotel disyahkan bagan dari struktur organisasi yang berbentuk Lini Staff dimana ada pemisahan batas Teritorial antara Income Center dan Treasury Center
dan Operational Center. Bagian departemen dalam Hotel Garuda Plaza terdiri dari :
1. Front Office Department yang menangani proses check in dan check out.
2. House Keeping department yang manangani penataan dan pemeliharaan.
3. Food Beverage department yang menangani pelayanan kebutuhan makanan
dan minuman. 4.
Engineering Maintenance department yang menangani pemeliharaan bangunan dan mesin-mesin.
5. Marketing department menangani masalah pemasaran hotel
6. Accounting department menangani persiapan dan penyelesaian billing transaksi
serta pembuatan laporan 7.
Internal Control department menangani masalah pengawasan operasi. 8.
Purchasing department menangani masalah pengadaan barang Personil department. Masing-masing bagian I departemen di atas secara keseluruhan merupakan
kesatuan alur yang tidak terpisah. Dan dijalankan sesuai dengan fungsi dan tanggung jawab masing-masing yang terdiri dari masing-masing seksi yang disusun dalam
masing-masing Job Discription sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
1. Front Office Department
Front Office departement mempunyai seksi-seksi antara lain : bell boy, door man, receiption, reservation, cashier, telephonetelex operator, information,
dan service.
Front Office Department dikepalai oleh seorang Manager yang bertugas sesuai petunjuk dart Direksi yaitu; memberi pengarahan kepada bidang-bidang
yang berada di bawah pengawasannya serta bertanggung jawab atas kelancaran operasi dan administrasi, pengaturan jadwal kerja, cuti, lembur, penilaian prestasi
kerja karyawan Front Office. Dan Manager dibantu oleh seseorang pejabat yang dinamakan assistant manager yang bertugas mengatasi keluhan para tamu dan
menjaga kerjasama yang baik sesama karyawan.
Prosedurpembagian kerja telah dilaksanakan sesuai dengan standard operating procedure, kegiatan operational serta pengawasan management
mempergunakan form yang standard serta dilengkapi perangkat hardware.
Komputerisasi mengerjakan form-form yang tersedia baik dalam menghandle tamu, data Registration card, serta data informasi dan laporan yang
akan didistribusikan ke Housekeeping Departement, Accounting Department,
Sales Marketing Department den Executive Assistant Manager. 2.
Housekeeping Department
Housekeeping department mempunyai seksi-seksi antara lain : a.
room boy b.
room maid c.
gardener d.
administration
Universitas Sumatera Utara
Seluruh kegiatan Housekeeping Department dikoordinir dan dikepalai oleh Executive housekeeper sesuai petunjuk dari DireksiGeneral Manager.
Executive housekeeper melaksanakan tugasnya dengan mengembangkan dan memberi pengarahan kepada petugas-petugas housekeeping tentang
programorganisasi rencana kerja, keharusan-keharusan pelaksanaan tugas performance dan mengadakan inprovement dengan department lain.
3. Food Beverage
Food Beverage mempunyai seksi-seksi antara lain :
a. Cashier
b. Waiters
c. Banquet Captain
d. Supervisor
Food Beverage Department dikepalai oleh seorang manager secara organisatoris di bawah pengawasan EAM Operation. Outlets dan ruang lingkup
tugas Food Beverage Department I Manager di GBPH terdiri dari : a.
Dining Room Plaza Restaurant b.
Room Service 24 jam c.
Coffee Shop 24 jam 10 meja 40 seat d.
Banquest- Garuda Convention Hall 2 Floor e.
Floor - Rajawati Meeting Room f.
Floor - Cendrawasih Meeting Room
Universitas Sumatera Utara
g. Floor - Executive Meeting Room
h. Floor - Peacok Meeting Room
i. S.pool area - Putri Bungsu Meeting Room
j. Bar-executive lounge; 1 Floor – Swimming pool
k. Entertainment music ; Lobby, Restaurant, Executive Lounge
l. Supervisi Kitchen 50
Banquet Captain dan Supervisor bertanggung jawab langsung kepada Executive ManagerGenerat Manager untuk pengawasan akan fungsi dan tugas
serta fasilitas karyawan FB Department, baik mengenai fasilitas operational, fasilitas Sales Food Beverage outlet lainnya, yang dapat memberikan
keuntunganlaba kepada perusahan.
4. Chief Enginering Maintenance
Chief Enginering Maintenance adalah bagian yang mengelola :
a. listrik genset
b. air
c. telephone
d. AC
e. Lift
5. Chief Laundry Dry Cleaning
Laundry Department atau disebut juga Laundry Dry Cleaning dipegang oleh seorang Manager yang terdiri dari :
Universitas Sumatera Utara
a. Laundry Dry Cleaning antara lain; Guest Laundry Garuda Plaza Hotel,
Guest Laundry Garuda City, RSU Permata Bunda, Hotel Darma Deli, Hotel EI Bruba, OutsidePenjahit, DireksiStaff Garuda Plaza Hotel uniform.
b. Linen antara lain; Linen Housekeeping Garuda Plaza Hotel, Linen Food
Beverage Garuda Plaza Hotel, Linen Garuda City. Jumlah tenaga kerja sebanyak 25 orang di bawah pengawasan Executive
Assistant Manager.
6. Sales And Marketing Department.
Dipimpin oleh seorang Manajer yang mempunyai tugas yaitu :
a. Memasarkan produk-produk Hotel serta jasa-jasa lainnya kepada pihak luar,
agar penjualan produk Hotel Food and Beverage dan jasa lainnya Room, Taxi, Telex dan Telephone dapat ditingkatkan.
b. Membuat Laporan setiap akhir bulan kepada FAM Operation, mengenai hasil
pekerjaan dan jumlah biaya yang terpakai sebagai biaya pemasaran dan promosi
7. Accounting Department.
Pimpinan Accounting Garuda Plaza Hotel secara organisatoris adalah Executive Assistant Manager Administration sedangkan secara operational
sehari-hari dibawah tanggung jawab Accounting Manager. Tugas utama pimpinan adalah membentuk suatu aparatur accounting,
melakukan pengawasan dan melaksanakan bimbingan dan pelaksanaan, mengatur administrasi pembukuan keuangan yang mencatat segala transaksi yang
menimbulkan bertambah atau berkurangnya sesuatu harta atau hutang perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
8. Internal Control Department.
Internal Control adalah sebagai penunjang pengawasan melekat kepada semua department dan unit-unit yang ada di organisasi termasuk pengawasan management,
analisa perusahaan dan memberikan saran-saran yang baik.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV STRATEGI PEMASARAN HOTEL GARUDA PLAZA MEDAN
4.1 Departemen Pemasaran Hotel Garuda Plaza Medan
Kategori