Sistem tersebut dilakukan diadakan untuk lebih mengarahkan petugas untuk melaksanakan tugas pengadaan bahan pustaka secara tepat, baik dan sistematis.
Sedangkan menurut Akbar 2010 : 4 menyatakan sistem pengadaan bahan
pustaka dapat dilakukan dengan:
1. Pembelian
2. Pemesanan
3. Hadiah atau sumbangan
4. Tukar-Menukar
5. Titipan
6. Penerbitan Sendiri.
2.6.1. Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pembelian
Pengadaan bahan pustaka dengan pembelian adalah cara yang sangat efektifbdan dapat memenuhi kebutuhan pemakai, oleh sebab itu dibutuhkan anggaran
keuangan yang memadai sesuai dengan harga buku, dengan pembelian pustakawan bisa memilih bahan pustaka yang diinginkan dan yang cocok untuk para pengguna
perpustakaan. Menurut Pangaribuan 2009 : 9 pembelian bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara antara lain:
1. Melalui Toko Buku
Pembelian buku secara langsung pada toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang mempunyai jumlah pembelian relative kecil.
Kekurangn yang sering ditemui dalam pembelian buku yang dilakukan melalui toko buku adalah bahwa tidak semua subjek atau judul buku yang
dibutuhkan perpustakaan tersedia di tokok buku. Disamping itu, tidak semua pesanan buku dari satu buku cenderung menerima pesanan dalam
bentuk judul terbatas namun eksemplar dari pada banyak judul dengan pemesanan rata-rata satu eksemplar berjudul. Sedangkan keuntungan dan
kemudahannya adalah kita dapat melakukan efesiensi atau penghematan dari segi biaya, waktu, dan tenaga.
2. Melalui penerbit, baik dalam maupun luar negeri
Secara umum defenisi penerbit adalah suatu perusahaan yang mengambil naskah pengarang, penerbit, mengedit dan memprosesnya dalam bentuk
buku. Pembelian buku secara langsung kepada penerbit, biasanya hanya dilakukan jika judul-judul yang kita butuhkan benar-benar dikeluarkan
oleh penerbit tersebut. Untuk mengetahui hal ini, perpustakaan dapat memanfaatkan katalog penerbit yang dikeluarkan penerbit sehingga bahan
pustaka yang akan di adakan dapat dipesan langsung dapat penerbitnya.
Menurut Pangaribuan 2009 : 9 cara pemesanan melalui penerbit adalah: a.
Tentukan penerbit yang dapat melayani pesanan buku perpustakaan anda. b.
Buatlah daftar pesanan buku-buku yang dikelompokkan menurut penerbitnya
Universitas Sumatera Utara
c. Kirimkan daftar pesanan kepad penerbit yang dituju untuk diperiksa
ketersediaan buku-buku dan harga satunya. d.
Setelah diterima periksa dana yang tersedia e.
Lakukan pembayaran langsung atau melaui bank. f.
Bukti pembayaran melalui bank harus dikirimkan ke penerbit disertai dengan surat pengantar.
g. Fotocopy dari bukti pembayaran melalui bank harus disimpan sebagai
bukti pembayaran. h.
Melalui agen buku Jobber, baik dalam maupun luar negeri. Selain pembelian ke toko buku dan penerbit, perpustakaan juga dapat membeli
buku melalui agen yang biasa disebut dengan jobber atau vendor. Agen buku ini berpean sebagai mediator antara perpustakaan dan penerbit, terutama untuk
pengadaan bahan pustaka tebitan luar negeri. Agen buku memperoleh buku-buku dari penerbit dan potongan harga dan penyimpanan dalam gudang besar dan menjualnya
kepada toko buku dan perpustakaa. Pustakawan lebih menyukai pembelian melalui agen buku. Hal ini disebabkan beberapa alasannya, antara lain:
1. Dengan melalui agen buku, semua judul-judul yang berasal dari berbagai
penerbit hanya melalui satu jalur yaitu agen buku. 2.
Agen buku tidah hanya menerima pesanan dari perpustakaan saja, tetapi lebih dari satu mereka juga menindak lanjuti dengan membantu memenuhi
memecahkan masalah yang mungkin timbul dalam transakasi pesan memesan.
Dalam melakukan kegiatan pembelian bahan pustaka diperlukan langkah yang sistematis agar pelaksanaan pembelian dapat terlaksanakan dengan benar sehingga
tidak terjadi pemborosan dana.
2.6.2. Pengadaan bahan pustaka melalui pemesanan
