3. Tentukan toko buku terlengkap yang ada di kota dimana perpustakaan
berada. 4.
Daftar pesanan yang telah dibuat, diserahkan pada petugas toko buku untuk mendapat layanan.
5. Lakukan pembayaran dengan uang tunai atau check, sebesar jumlah
pembeliannya ,dan mintakan bukti pembayarannya beserta faktur pembeliannya
6. Beritahu pada pemesanan misalnya pada staf pengajar, bahwa buku-buku
yang telah dipesan telah datang. Permintaan buku yang oleh satu dan lain hal tidak dapat dilaksanakan pemesanannya juga harus diberiathukan
kepada pemesannya.
7. Untuk judul-judul yang tidak dapat dibeli dari toko tersebut, perlu
dicarikan pda toko lain yang berada di kota tersebut, atau pada toko buku di kota lain yang terdekat.
Adapun pemesanan bahan pustaka melalui penerbit dan melalui agen. Pemesanan melalui penerbit biasanya hanya dilaukan jika judul-judul yang kita
butuhkan benar-benar dikeluarkan oleh penerbit tersebut. Sedangkan, pemesanan melalui agen biasanya agen buku memperoleh buku-buku dari penerbit dengan
potongan harga discount, dan menyimpannya dalam gudang besar , kemudian menjualnya kepada toko buku dan perpustakaan. Agen buku memeberikan
pelayanan yang efisien dan cepat. Pustakawan dapat memesan buku dalam berbagai bentuk cetakan.
Adapun evaluasi terhadap agen buku oleh pustakawan biasanya memperhatikan beberapa hal yaitu :
1. Pelayanan ekstra
2. Potongan harga discount
3. Waktu pengiriman delivery time
4. Pemenuhan pemesanan
2.6.3. Pengadaan bahan pustaka melalui hadiah
Cara lain untuk menambah koleksi perpustakaan adalah melalui hadiah atau sumbangan. Cara ini memang mudah hanya saja perlu diperhitungkan dalam
pengadaan koleksi bahan pustaka hal ini dikarenakan terkadang hadiah yang diberikan tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna atau koleksi sudah kadaluarsa. Sehubungan
dengan ini penanganan hadiah harus tercantum dalam kebijakan pengembangan koleksi.
Menurut Soetminah 1992 : 72 Hadiah dapat diperoleh dengan cara: 1.
Mengajukan permintaan hadiah bahan pustaka
Universitas Sumatera Utara
Perpustakaan dapat mengajukan permintaan hadiah dalam perpustakaan kepada lembaga pemerintah atau swasta, lembaga ilmiah dalam negeri
atau luar negeri. Permintaan ini dapat dilakukan dengan cara lisan atau tulisan. Permintaan dengan cara lisan hendaknya dilakukan dengan tertulis
melalui surat agar ada bukti yang jelas. Perpustakaan hendaknya memenfaatkan kesempatan ini untuk memperoleh hadiah terutama bahan
pustaka yang langka.
Langkah langkah yang perlu ditempuh dalam mengajukan permintaan bahan pustaka adalah:
a. Menyusun daftar bahan pustaka yang akan diminta sebagai hadiah.
b. Mengirimkannya pada alamat yang akan dituju sebagai surat
permohonan dengan penjelasan kegunaannya, serta lampiran daftar yang telah disiapkan.
c. Apabila bahan pustaka hadiah datang, maka perlu diperiksa dan
dicocokkan dengan surat pengantarnya, apabila sudah cocok dapat langsung diinventarisasi.
d. Mengirimkan surat ucapan terima kasih kepada pengirim, beserta
mengembalikan tanda terima kasih 2. Hadiah tidak atas permintaan
Suatu lembaga atau perseorangan sering memberikan hadiah bahan pustaka kepada suatu perpustakaan tanpa diminta. Hal ini dapat terjadi
karena lembaga atau seseorang mempunyai bahan pustaka yang ingin dihadiahkan atau sengaja memberi hadiah atau bantuan pada perpustakaan
tertentu. Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan setelah menerima hadiah
tersebut adalah :
a. Menyesuaikan bahan pustaka dengan surat pengantar dan
lampirannya. b.
Mengirimkan surat ucapan terma kasih dan mengembalikan surat pengantar.
c. Menyeleksi bahan pustaka yang sesuai dengan tujuan, fungsi, serta
ruang lingkup layanan perpustakaan, diinventarisasi, sedangkan yang tidak cocok dapat ditawarkan kepada perpustakaan lain
sebagai tukar menukar
2.6.4. Pengadaan bahan pustaka melalui Tukar-menukar
