Perpustakaan dapat mengajukan permintaan hadiah dalam perpustakaan kepada lembaga pemerintah atau swasta, lembaga ilmiah dalam negeri
atau luar negeri. Permintaan ini dapat dilakukan dengan cara lisan atau tulisan. Permintaan dengan cara lisan hendaknya dilakukan dengan tertulis
melalui surat agar ada bukti yang jelas. Perpustakaan hendaknya memenfaatkan kesempatan ini untuk memperoleh hadiah terutama bahan
pustaka yang langka.
Langkah langkah yang perlu ditempuh dalam mengajukan permintaan bahan pustaka adalah:
a. Menyusun daftar bahan pustaka yang akan diminta sebagai hadiah.
b. Mengirimkannya pada alamat yang akan dituju sebagai surat
permohonan dengan penjelasan kegunaannya, serta lampiran daftar yang telah disiapkan.
c. Apabila bahan pustaka hadiah datang, maka perlu diperiksa dan
dicocokkan dengan surat pengantarnya, apabila sudah cocok dapat langsung diinventarisasi.
d. Mengirimkan surat ucapan terima kasih kepada pengirim, beserta
mengembalikan tanda terima kasih 2. Hadiah tidak atas permintaan
Suatu lembaga atau perseorangan sering memberikan hadiah bahan pustaka kepada suatu perpustakaan tanpa diminta. Hal ini dapat terjadi
karena lembaga atau seseorang mempunyai bahan pustaka yang ingin dihadiahkan atau sengaja memberi hadiah atau bantuan pada perpustakaan
tertentu. Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan setelah menerima hadiah
tersebut adalah :
a. Menyesuaikan bahan pustaka dengan surat pengantar dan
lampirannya. b.
Mengirimkan surat ucapan terma kasih dan mengembalikan surat pengantar.
c. Menyeleksi bahan pustaka yang sesuai dengan tujuan, fungsi, serta
ruang lingkup layanan perpustakaan, diinventarisasi, sedangkan yang tidak cocok dapat ditawarkan kepada perpustakaan lain
sebagai tukar menukar
2.6.4. Pengadaan bahan pustaka melalui Tukar-menukar
Pertukaran bahan pustaka disebagian besar perpustakaan harus dimulai dari keperluan lembaga dari pada keinginan untuk mendukung distribusi
bahan-bahan ilmiah. Pertukaran biasanya dibuat secara langsung diantara lembaga-lembaga, tanggung jawab untuk pertukaran bahan pustaka biasanya
dilimpahkan kepada bagian pengadaan. Bisanya tukar menukar dapat dilakukan apabila bahan pustaka tersebut tidak sesuai dengan kebutuhan
pengguna atau jumlah eksemplar yang terlalu banyak. Tukar menukar dapat dilakukan jika ada persetujuan antara kedua belah pihak yang
melaksanakannya.
Universitas Sumatera Utara
Bahan pustaka yang diperoleh melalui tukar menukar mempunyai potensi yang besar dalam pengembangan koleksi bahan pustaka suatu
perpustakaan, karena bahan pustaka yang diperoleh secara cum-cuma sepanjang bahan pustaka tersebut benar-benar sesuai kebutuhan pengguna.
Menurut Yulia 1994 : 56 adapun tujuan pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan sebagai berikut :
1. Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli
ditoko buku, atau tidak tersedia karena alasan lain. 2.
Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpusakaan untuk membuang buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai.
3. Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar
peprustakaan khusunya pada tingkat internasional. Kecuali untuk pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan secara formal, banyak
program-program pertukaran terbatas pada perpustakaan nasional, perpustakaan khusus dan perpustakaa researchpenelitian yang
besar.
Menurut Yulia 1994 : 58 sumber pertukaran ialah sebagai berikut : 1.
Universitas akademi yang berupa terbitan resmi, disertasi, atau abstrak bahan pustaka duplikat, terbitan university press, terbitan
perpustakaan, reprint, terbitan unit penelitian. 2.
Pemerintah, berupa undang-undang, peraturan, lembaran negara, program pemerintah, terbitan resmi lainnya.
3. Organisasi ilmiah dan profesi.
4. Perusahaan- perusahaan industri.
2.6.5. Pengadaan bahan pustaka melalui titipan
