4. Penggunaan
a. Umum
b. Pembersihan dan Disinfeksi
c. Perlindungan
d. Posisi penyimpanan
5. Rencana pengendalian bencana
a. Penghubung dengan layanan darurat kebakaran
b. Peta garis besar bentuk bangunan
c. Rincian lokasi koleksi langka dan penting
d. Nomor telepon petugas koordinasi bencana
e. Nomor telepon ahli konservasi
f. Nomor telepon ahli penyelamatan arsip
g. Daftar nomor telepon staf
h. Nomor telepon lembaga lain
6. Pameran arsip
a. Pembatasan arsip yang dipamerkan
b. Pengaturan paparan cahaya
c. Pengganti arsip penting
4.2.1 Letak Gedung
Letak dari gedung penyimpanan arsip harus memperhatikan dampak sekitar terhadap arsip dan bagaimana menanggulanginya. BPAD Provinsi
Sumatera Utara belum memiliki rencana terperinci untuk menghadapi bencana tak terduga, namun sudah melakukan perlindungan yang berdampak langsung. Hal ini
sesuai dengan pernyataan informan I
1
, I
2
, I
4
berikut: I
1
: “kalau untuk sejauh itu gak kita harapkan untuk diarsip ini, karna disini kan untuk penyimpanan, jadi untuk sejauh itu, banjir, bencana, kalau
udah sejauh itu belum ada...”. I
2
: “... pemadam kebakaran ada, tapi gak ada pendeteksinya”. “Ada, satpam jaga 24 jam”.”makanya arsipnya disimpan dalam rool o’pack yang
tahan api, kemudian kita lakukan perawatan arsipnya dengan jalan fumigasi”.
I
4
: “Itu kan rool o’pack nya udah anti api, jadi ya biarpun kebakaran gak terbakar arsip didalamnya, kalau keamanan lain ya kita ada satpam
untuk mantau ruangan”. “selain itu kita juga ada kegiatan fumigasi itu
Universitas Sumatera Utara
setiap tiga atau enam bulan sekali, tapi rutinya enam bulan sekali, sama kita kasih kapur barus ditempat penyimpanan itu dek”.
Dari pernyataan diatas dapat disimpulkan kategori letak gedung pada BPAD Provinsi Sumatera Utara belum bisa dikatakan baik, masih ada empat
indikator yang kurang baik dari delapan indikator. Meskipun penyimpanan arsip dengan menggunakan ruangan tersendiri, disimpan kedalam rool o’pack, namun
belum ada pendeteksi api, pemadam api otomatis, ataupun perencanaan khusus mengenai bencana, sehingga indikator untuk perencanaan dari dampak banjir,
gempa bumi, longsor, dan kebakaran masih kurang baik. Sedangkan pada perlindungan langsung yaitu dari hama perusak kertas,
gas berbahaya, pencemaran, dan kemungkinan konflik bersenjata sudah baik, yaitu sudah adanya usaha perlindungan seperti usaha fumigasi, pencegahan
dengan kapur barus, dan penjaga gedung 24 jam.
4.2.2 Bentuk Gedung
Gedung penyimpanan arsip harus diperhatikan kondisinya agar arsip yang disimpan terjamin kondisinya. Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara ruangan
penyimpanan arsip dipisahkan dengan ruangan lain, dengan jumlah 4 ruang penyimpanan masih kekurangan ruangan. Hal ini sesuai dengan pernyataan
informan I
2
berikut: I
2
: “kalau ruangan ada di lantai tiga gedung ini, terus gedung sebelah tiga lantai, jadi empat ruangan”. “...ini sebenernya bukan ruang arsip, ini
ruang kerja, cuman karna kita kekurangan gedung untuk penyimpanan arsip kita manfaatin jadinya, ini arsip statis, yang diruangan itu yang
in-aktif”. “...malah arsip-arsip kita udah ada dilantai-lantai, karna rool o’pack kita gak muat lagi”.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 1. Salah satu rool o’pack pada ruang penyimpanan BPAD Provinsi Sumatera Utara
Gambar 2. Arsip statis pada BPAD Provinsi Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
Ketiga indikator pada kategori bentuk gedung yaitu pencegahan dan pengamanan gedung, perlindungan pada iklim tropis, struktur dan muatan bagian
dalam tidak bisa dikatakan baik. Desain gedung tidak dibangun dengan syarat- syarat sebagai tempat penyimpanan arsip, hal ini dapat terlihat dari salah satu
ruang penyimpanan yang terletak pada lantai 3 bangunan kantor. Begitu juga dengan kondisi gedung yang kekurangan ruang penyimpanan.
Ruang penyimpanan juga seharusnya tidak memiliki jendela agar cahaya matahari langsung tidak masuk, namun ruang penyimpanan pada BPAD memiliki
jendela. Begitu juga dengan ruang yang digunakan untuk arsip statis, tidak adanya ruang khusus, bahkan hanya disimpan pada lemari kaca di ruang kerja BPAD.
Kemudian tidak tersedianya pintu darurat untuk penyelamatan arsip.
4.2.3 Pemasangan dan Peralatan
