Dapat disimpulkan pada kategori penggunaan keempat indikator yaitu indikator penggunaan secara umum, pembersihan dan desinfeksi, perlindungan,
dan posisi penyimpanan semua sudah baik.
4.2.5 Rencana Pengendalian Bencana
Didalam usaha pelestarian arsip perlu adanya perencanaan apabila terjadi bencana, hal ini juga termasuk didalam indikator ISO 11799. BPAD Provinsi
Sumatera Utara sudah berkomunikasi dengan layanan darurat kebakaran dan petugas koordinasi bencana, memiliki daftar koleksi dan tempat penyimpanan
yang terperinci, sudah adanya kerjasama tidak langsung dengan instansi pengurus arsip lain, hal ini dapat mempermudah apabila terjadi bencana. Seperti yang
dinyatakan informan I
1
, I
2
berikut: I
1
: “...tapi kita kan udah ada nomor-nomor itu di buku telepon umum, misalnya ada kebakaran nomor sekian, rumah sakit nomor sekian,
kantor polisi hubungi nomor sekian, tapi kita gak ada pegang tersendiri nomor-nomor itu”. “...karna kita sama-sama dipemerintahan ini tetap
ada komunikasi, ya kalo misalnya ada yang membutuhkan informasi arsip lalu tidak ada disini, ya kita arahkan kesana kantor gubernur,
jadi kalau memang ada saling kendala kita saling menghubungi”. I
2
: “...itu nanti ada daftar arsip namanya daftar pertelaan arsip”. Namun tidak ada peta garis besar bentuk bangunan sehingga akan sulit
untuk pihak luar mengakses gedung apabila terjadi bencana, tidak ada daftar nomor telepon pegawai apabila dibutuhkan untuk dihubungi mendadak, dan tidak
adanya penghubung ke ahli konservasi maupun ahli penyelamatan arsip diluar BPAD. Hal ini seperti dinyatakan informan I
1
berikut: I
1
: “kalau itu peta garis besar bentuk bangunan mungkin ada di perpustakaan dek”. “kita tidak ada dek mengumpulkan nomor-nomor
pegawai, kadang2 ada juga pegawai yg tidak punya hp. Ya kalau
Universitas Sumatera Utara
memang ada perlu sama si pegawai, kalau kita hubungi ya mudah- mudahanan mereka mau mengangkatnya”.
Dapat disimpulkan pada kategori rencana pengendalian bencana, BPAD Provinsi Sumatera Utara masih kurang baik. Meskipun memiliki daftar koleksi
dan tempat penyimpanan yang terperinci yang dinamakan daftar pertelaan arsip, namun apabila terjadi bencana BPAD Provinsi Sumatera Utara tidak memiliki
peta garis besar bentuk bangunan sehingga akan sulit bagi pihak luar mengakses gedung untuk penyelamatan arsip, hal ini juga diperburuk dengan tidak adanya
daftar nomor telepon staf sehingga akan sulit apabila para staf dibutuhkan mendadak ketika terjadi bencana.
Pada indikator yang berhubungan dengan pihak luar, BPAD Provinsi Sumatera Utara sudah memiliki penghubung dengan layanan darurat kebakaran
dan petugas koordinasi bencana, sudah menjalin komunikasi dengan lembaga pengurus arsip lain yaitu kantor kesekretariatan gubernur, namun komunikasi ini
hanya sebatas komunikasi biasa, tidak ada komunikasi dan kerjasama khusus penanganan arsip bila terjadi bencana. Tidak ada komunikasi dengan ahli
konservasi dan ahli penyelamatan arsip juga menjadi kendala bila terjadi bencana.
4.2.6 Pameran Arsip
