tugas pokok dan fungsi yaitu untuk meningkatkan pengelolaan, penyelamatan dan pelestarian arsip juga untuk peningkatan SDM kearsipan.
Arsip statis yang dimiliki BPAD terdiri dari : arsip biro umum, arsip pemerintahan, arsip perkebunan, arsip pengawasan, arsip kepegawaian, arsip
pendidikan, arsip kependudukan dan lain-lain. Didalam pengelolaan arsip BPAD menggunakan tiga ruang untuk menyimpan arsip, dua ruangan penyimpanan arsip
inaktif dan satu ruangan penyimpanan arsip statis, arsip disimpan menggunakan rool o’pack dengan kapasitas 9 atau 10 box. Di dalam usaha pelestarian arsip
statis sudah mulai dialih mediakan kedalam bentuk CD, namun masih sangat sedikit jika dibandingkan dengan keseluruhan arsip. Adapun usaha lainnya adalah
dengan melakukan fumigasi setiap 3 atau 6 bulan sekali.
3.4 Jenis dan Sumber Data
Jenis dan Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1.
Data primer, adalah sumber data yang langsung memberikan data kepada pengumpul data, yaitu hasil dari observasi dan wawancara, pengamatan
peneliti seperti sikap dan pemahaman dari subjek yang diteliti sebagai dasar utama melakukan interpretasi data.
2. Data sekunder, adalah sumber data yang tidak langsung memberikan data
kepada pengumpul melainkan diperoleh melalui studi kepustakaan seperti, buku, jurnal, dokumen lain yang berhubungan dengan penelitian.
3.5 Teknik Pengumpulan Data
Pada pengumpulan dan pelaksanaan penelitian ini akan digunakan teknik pengumpulan data, diantaranya: observasi, wawancara, dan dokumentasi.
3.5.1 Observasi
Arikunto 2002, 146 mendefenisikan bahwa observasi adalah ”kegiatan yang meliputi pemusatan terhadap objek yang menggunakan seluruh aspek
indera”. Dari pengertian ini dapat di ambil suatu pengertian bahwa, observasi merupakan suatu kegiatan yang dilakukan dengan cara peniliti terjun langsung ke
lapangan atau ke lokasi penelitian.
Universitas Sumatera Utara
Observasi dilakukan dengan menggunakan tabel pedoman sesuai indikator pelestarian arsip ISO 11799 : 2003, Information and documentation — Document
storage requirements for archive and library materials. Aspek yang akan dilihat adalah :
1. Letak gedung
2. Bentuk gedung
3. Pemasangan dan peralatan
4. Penggunaan
5. Rencana pengendalian bencana
6. Pameran arsip
Tabel akan berfungsi sebagai pedoman cek apakah indikator-indikator pelestarian menurut ISO 11799 sudah terpenuhi oleh BPAD Sumatera Utara.
Observasi yang dilakukan selama penelitian ini berlangsung meliputi pengecekan tabel indikator, gambaran umum, suasana kehidupan sosial, kondisi
fisik, dan kondisi sosial yang terjadi.
3.5.2 Wawancara
Menurut Esterberg yang dikutip oleh Sugiyono 2010, 231 mendefinisikan wawancara interview sebagai berikut. “a meeting of two persons
to exchange information and idea through question and responses resulting in communication and joint construction of meaning about a particular topic”.
Wawancara adalah merupakan pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide melalui tanya jawab, sehingga dapat dikonstruksikan makna dalam suatu topik
tertentu. Dalam penelitian ini yang menjadi informan adalah arsiparis yang bekerja
pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi BPAD Provinsi Sumatera Utara. Informan merupakan orang yang dapat memberikan keterangan mengenai
permasalahan dalam penelitian ini. Teknik pengambilan informan dilakukan secara purposif. Purposive sampling adalah “teknik penentuan sampel dengan
pertimbangan tertentu” Sugiyono 2010, 216. Pertimbangan tertentu artinya informan akan dipilih karena dianggap paling tahu tentang apa yang kita
harapkan.
Universitas Sumatera Utara
Kode Informan
Bagian I
1
Bapak Drs. Jackson Saragih Kabid Arsip Daerah
I
2
Ibu Herli Selbi Simanjuntak, S.E., M.Si Kasubid Pengelolaan Arsip
I
3
Ibu Yetti Hamzah Batubara Arsiparis
I
4
Ibu Erniati Simatupang Arsiparis
Ket.: I = Informan
Penelitian ini dilakukan dengan menentukan jumlah informan sebanyak empat orang untuk diwawancarai, yang kemudian bisa saja bertambah, pemilihan
informan lebih menekankan pada kualitas pemahaman pada permasalahan yang diteliti. Pemilihan informan dilakukan dengan melihat karakteristik tertentu sesuai
dengan pengetahuan informan didalam informasi yang dibutuhkan. Di dalam penelitian ini akan dilakukan wawancara dengan menggunakan
teknik wawancara mendalam depth interview. Teknik ini dilakukan dengan mengajukan pertanyaan kepada informan untuk mendapat data mengenai
permasalahan yang sedang diteliti. Wawancara yang dilakukan bersifat semi terstruktur, tujuan dari wawancara jenis ini adalah untuk menemukan
permasalahan secara lebih terbuka, dimana pihak yang diajak wawancara diminta pendapat, dan ide-idenya.
3.5.3 Studi Dokumentasi,
