Karakteristik Responden Evaluasi Pelestarian Arsip BPAD Provinsi Sumatera Utara

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Karakteristik Responden

Informan pada penelitian ini adalah beberapa arsiparis Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi BPAD Provinsi Sumatera Utara yang berkaitan dengan pelestarian arsip. Berikut daftar karakteristik informan: Tabel 4.1: Karakteristik Informan Kode Informan Bagian I 1 Bapak Drs. Jackson Saragih Kabid Arsip Daerah I 2 Ibu Herli Selbi Simanjuntak, S.E., M.Si Kasubid Pengelolaan Arsip I 3 Ibu Yetti Hamzah Batubara Arsiparis I 4 Ibu Erniati Simatupang Arsiparis Ket.: I = Informan Informan keempat I 4 adalah informan pertama yang berhasil diwawancarai berdasar pada penunjukan oleh Kabid Arsip Daerah yang kemudian bertambah ke informan ketiga I 3 dan berlanjut pada I 1 dan I 2 . Kemudian diminta waktu dan kesediaanya untuk diwawancarai, dengan menjelaskan terlebih dahulu maksud dan tujuan pada penelitian serta yang dilakukan selama observasi dan wawancara. Wawancara dilakukan setelah perkenalan, wawancara berlangsung secara informal, yaitu wawancara dilakukan dengan menggunakan pedoman wawancara yang kemudian dapat berkembang lebih dalam. Suasana dan kondisi selama wawancara berifat alamiah, tidak dibuat-buat atau tidak diatur sedemikian rupa untuk tujuan tertentu. Begitu juga dengan bahasa yang digunakan adalah bahasa yang tidak formal informal. Wawancara dilakukan secara berulang apabila peneliti merasa kurang mengerti atau ada yang perlu ditambahi dari wawancara sebelumnya. Universitas Sumatera Utara Wawancara dengan informan lain dilakukan dengan pertanyaan berbeda namun tetap saling berkaitan. Pertanyaan dapat bersifat lebih dalam atau pertanyaan baru yang dapat menguatkan jawaban pertanyaan pada informan sebelumnya. Pertanyaan yang sama dapat diajukan pada informan berbeda untuk mendapat jawaban yang kemungkinan informan lain dapat menjawab dengan lebih lengkap.

4.2 KategoriAnalisis Data

Penelitian dilakukan berdasar pada indikator-indikator pelestarian arsip menurut ISO 11799 yang dilakukan dengan menggunakan tabel cek observasi, yaitu pengecekan langsung ke lapangan dan diperkuat dengan wawancara. Kemudian observasi dan jawaban dari informan akan dilakukan pencocokan dengan keterangan lebih lanjut dari ISO 11799. Adapun indikator-indikator tersebut adalah: 1. Letak gedung a. Perencanaan pada dampak banjir b. Perencanaan pada dampak gempa bumi c. Perencanaan pada dampak longsong d. Perencanaan pada dampak kebakaran e. Perlindungan dari hama perusak kertas f. Perlindungan dari gas berbahaya g. Perlindungan dari pencemaran h. Perlindungan dari kemungkinan konflik bersenjata 2. Bentuk gedung a. Pencegahan dan pengamanan gedung b. Perlindungan pada iklim tropis c. Struktur dan muatan bagian dalam 3. Pemasangan dan peralatan a. Layanan-layanan b. Sistem pendeteksi kebakaran c. Sistem pemadam kebakaran d. Alarm penyusup e. Penerangan f. Ventilasi dan kualitas udara g. Iklim ruang h. Perabotan dan peralatan Universitas Sumatera Utara 4. Penggunaan a. Umum b. Pembersihan dan Disinfeksi c. Perlindungan d. Posisi penyimpanan 5. Rencana pengendalian bencana a. Penghubung dengan layanan darurat kebakaran b. Peta garis besar bentuk bangunan c. Rincian lokasi koleksi langka dan penting d. Nomor telepon petugas koordinasi bencana e. Nomor telepon ahli konservasi f. Nomor telepon ahli penyelamatan arsip g. Daftar nomor telepon staf h. Nomor telepon lembaga lain 6. Pameran arsip a. Pembatasan arsip yang dipamerkan b. Pengaturan paparan cahaya c. Pengganti arsip penting

4.2.1 Letak Gedung

Letak dari gedung penyimpanan arsip harus memperhatikan dampak sekitar terhadap arsip dan bagaimana menanggulanginya. BPAD Provinsi Sumatera Utara belum memiliki rencana terperinci untuk menghadapi bencana tak terduga, namun sudah melakukan perlindungan yang berdampak langsung. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan I 1 , I 2 , I 4 berikut: I 1 : “kalau untuk sejauh itu gak kita harapkan untuk diarsip ini, karna disini kan untuk penyimpanan, jadi untuk sejauh itu, banjir, bencana, kalau udah sejauh itu belum ada...”. I 2 : “... pemadam kebakaran ada, tapi gak ada pendeteksinya”. “Ada, satpam jaga 24 jam”.”makanya arsipnya disimpan dalam rool o’pack yang tahan api, kemudian kita lakukan perawatan arsipnya dengan jalan fumigasi”. I 4 : “Itu kan rool o’pack nya udah anti api, jadi ya biarpun kebakaran gak terbakar arsip didalamnya, kalau keamanan lain ya kita ada satpam untuk mantau ruangan”. “selain itu kita juga ada kegiatan fumigasi itu Universitas Sumatera Utara setiap tiga atau enam bulan sekali, tapi rutinya enam bulan sekali, sama kita kasih kapur barus ditempat penyimpanan itu dek”. Dari pernyataan diatas dapat disimpulkan kategori letak gedung pada BPAD Provinsi Sumatera Utara belum bisa dikatakan baik, masih ada empat indikator yang kurang baik dari delapan indikator. Meskipun penyimpanan arsip dengan menggunakan ruangan tersendiri, disimpan kedalam rool o’pack, namun belum ada pendeteksi api, pemadam api otomatis, ataupun perencanaan khusus mengenai bencana, sehingga indikator untuk perencanaan dari dampak banjir, gempa bumi, longsor, dan kebakaran masih kurang baik. Sedangkan pada perlindungan langsung yaitu dari hama perusak kertas, gas berbahaya, pencemaran, dan kemungkinan konflik bersenjata sudah baik, yaitu sudah adanya usaha perlindungan seperti usaha fumigasi, pencegahan dengan kapur barus, dan penjaga gedung 24 jam.

4.2.2 Bentuk Gedung

Gedung penyimpanan arsip harus diperhatikan kondisinya agar arsip yang disimpan terjamin kondisinya. Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara ruangan penyimpanan arsip dipisahkan dengan ruangan lain, dengan jumlah 4 ruang penyimpanan masih kekurangan ruangan. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan I 2 berikut: I 2 : “kalau ruangan ada di lantai tiga gedung ini, terus gedung sebelah tiga lantai, jadi empat ruangan”. “...ini sebenernya bukan ruang arsip, ini ruang kerja, cuman karna kita kekurangan gedung untuk penyimpanan arsip kita manfaatin jadinya, ini arsip statis, yang diruangan itu yang in-aktif”. “...malah arsip-arsip kita udah ada dilantai-lantai, karna rool o’pack kita gak muat lagi”. Universitas Sumatera Utara Gambar 1. Salah satu rool o’pack pada ruang penyimpanan BPAD Provinsi Sumatera Utara Gambar 2. Arsip statis pada BPAD Provinsi Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara Ketiga indikator pada kategori bentuk gedung yaitu pencegahan dan pengamanan gedung, perlindungan pada iklim tropis, struktur dan muatan bagian dalam tidak bisa dikatakan baik. Desain gedung tidak dibangun dengan syarat- syarat sebagai tempat penyimpanan arsip, hal ini dapat terlihat dari salah satu ruang penyimpanan yang terletak pada lantai 3 bangunan kantor. Begitu juga dengan kondisi gedung yang kekurangan ruang penyimpanan. Ruang penyimpanan juga seharusnya tidak memiliki jendela agar cahaya matahari langsung tidak masuk, namun ruang penyimpanan pada BPAD memiliki jendela. Begitu juga dengan ruang yang digunakan untuk arsip statis, tidak adanya ruang khusus, bahkan hanya disimpan pada lemari kaca di ruang kerja BPAD. Kemudian tidak tersedianya pintu darurat untuk penyelamatan arsip.

4.2.3 Pemasangan dan Peralatan

Indikator pelayanan sudah baik, tidak ada akses layanan air ke ruang penyimpanan ataupun listrik secara berlebihan, begitu juga dengan layanan gas. Namun pada indikator lainnya masih kurang baik. Seperti disinggung pada kategori letak gedung indikator pencegahan pada dampak kebakaran yang kurang baik BPAD Provinsi Sumatera Utara tidak memiliki sistem pendeteksi kebakaran, tidak ada sistem pemadam kebakaran otomatis, tidak tersedia alarm penyusup. Pemilihan dan pengaturan penerangan pada galeri sudah baik, namun pada ruang penyimpanan arsip in-aktif tidak ada pengaturan khusus tentang kapan penerangan dihidupkan atau dimatikan, cahaya matahari yang masih terlalu mudah untuk masuk ruangan melalui jendela. Kualitas udara sudah baik, dengan asupan udara segar secara alami, dan pada ruang galeri yang tertutup dengan menggunakan pendingin ruangan. Arsip BPAD Provinsi Sumatera Utara disimpan pada suhu dingin, namun tidak dikontrol secara rutin, tidak ada pemantauan suhu dan kelembaban pada waktu berbeda dan musim berbeda. Ruang penyimpanan hanya dikhususkan untuk menyimpan arsip dan perlengkapan penyimpanan, lemari yang digunakan juga adalah lemari khusus untuk menyimpan arsip yaitu rool o’pack tahan api. Universitas Sumatera Utara Gambar 3. Ruang pameran galeri pada BPAD Provinsi Sumatera Utara Dapat disimpulkan pada kategori pemasangan dan peralatan ada tiga indikator yang sudah baik yaitu indikator layanan, ventilasi dan kualitas udara, serta perabotan dan peralatan. Tiga indikator yang kurang baik yaitu indikator sistem pemadam kebakaran, penerangan, dan iklim ruang. Dua indikator yang tidak baik yaitu indikator sistem pendeteksi kebakaran dan alarm penyusup.

4.2.4 Penggunaan

Empat indikator dalam kategori penggunaan telah diterapkan di BPAD Provisi Sumatera Utara. Fungsi secara umum sudah baik, dengan adanya peraturan tidak langsung yang melarang merokok, makan, minum di ruang penyimpanan arsip. Aktifitas yang tidak berhubungan dengan penyimpanan juga tidak diperbolehkan. Hal ini juga diperkuat dengan pernyataan informan I 2 berikut: I 2 : “Kalo peraturanya belum ada, tapi secara umum yang seharusnya kan kalo didalam itu orang tidak boleh makan, tidak boleh sembarangan masuk, suhu udara harus diatur, cahaya yang masuk harus diatur, tapi belum bener-bener ada peraturanya”. “Kalau terlaksana iya, itu kan sebenernya ada modul2nya, tapi itu belum jadi baku dikita, karna Universitas Sumatera Utara memang belum menjadi misalnya peraturan kepala badan, atau keputusan gubernur, dan lain sebagainya belum. Dia masih jadi persyaratan gitu loh tapi belum menjadi peraturan, tapi ya udah dilaksanakan, orang tidak boleh masuk sembarangan ke ruang penyimpanan itu gitu dia”. Indikator pembersihan dan desinfeksi sudah dijalankan secara rutin, seperti yang dijelaskan dalam indikator perlindungan dari hama perusak kertas, BPAD Provinsi Sumatera Utara sudah melakukan kegiatan fumigasi dalam usaha mencegah hama, rutin setiap tiga atau enam bulan sekali. Kegiatan pembersihan juga dilakukan rutin, seperti yang dilakukan pada tanggal 8 agustus 2014, BPAD melakukan kegiatan pembersihan sekaligus penilaian ulang untuk pemusnahan arsip. Hal ini juga didukung oleh pernyataan informan I 2 berikut: I 2 : “...nantikan kita simpan, kemudian liat jadwal retensi arsip. Udah habis masa simpanya kita lakukan penilaian apa ini musnah, apakah ini statis”. Indikator perlindungan juga baik. Arsip dilindungi dengan kertas casing, kemudian box arsip, lalu disimpan pada rool o’pack tahan api. Bahan yang digunakan juga diusahakan tidak berbahaya bagi kertas, seperti tidak menggunakan klip berbahan mudah karat. Penomoran dan label pada data arsip juga rapi dan sesuai dengan data aslinya, yang kemudian masuk ke buku pertelaan arsip. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan I 2 berikut: I 2 : “Arsipnya kan udah diolah, dideskripsi, sudah dicatat, dibungkus dengan kertas casing, dinomori arsipnya, kemudian dimasukan ke box arsip, kemudian dibuat label box nya, baru ke rool o’pack...”. Indikator keempat dari kategori penggunaan yaitu posisi penyimpanan juga sudah baik. Arsip disimpan tegak didalam box dan tersusun rapi. Arsip juga dipisahkan menurut jenisnya, in-aktif atau statis, foto atau kertas, koleksi-koleksi lembaran tunggal pada galeri juga terpisah. Universitas Sumatera Utara Dapat disimpulkan pada kategori penggunaan keempat indikator yaitu indikator penggunaan secara umum, pembersihan dan desinfeksi, perlindungan, dan posisi penyimpanan semua sudah baik.

4.2.5 Rencana Pengendalian Bencana

Didalam usaha pelestarian arsip perlu adanya perencanaan apabila terjadi bencana, hal ini juga termasuk didalam indikator ISO 11799. BPAD Provinsi Sumatera Utara sudah berkomunikasi dengan layanan darurat kebakaran dan petugas koordinasi bencana, memiliki daftar koleksi dan tempat penyimpanan yang terperinci, sudah adanya kerjasama tidak langsung dengan instansi pengurus arsip lain, hal ini dapat mempermudah apabila terjadi bencana. Seperti yang dinyatakan informan I 1 , I 2 berikut: I 1 : “...tapi kita kan udah ada nomor-nomor itu di buku telepon umum, misalnya ada kebakaran nomor sekian, rumah sakit nomor sekian, kantor polisi hubungi nomor sekian, tapi kita gak ada pegang tersendiri nomor-nomor itu”. “...karna kita sama-sama dipemerintahan ini tetap ada komunikasi, ya kalo misalnya ada yang membutuhkan informasi arsip lalu tidak ada disini, ya kita arahkan kesana kantor gubernur, jadi kalau memang ada saling kendala kita saling menghubungi”. I 2 : “...itu nanti ada daftar arsip namanya daftar pertelaan arsip”. Namun tidak ada peta garis besar bentuk bangunan sehingga akan sulit untuk pihak luar mengakses gedung apabila terjadi bencana, tidak ada daftar nomor telepon pegawai apabila dibutuhkan untuk dihubungi mendadak, dan tidak adanya penghubung ke ahli konservasi maupun ahli penyelamatan arsip diluar BPAD. Hal ini seperti dinyatakan informan I 1 berikut: I 1 : “kalau itu peta garis besar bentuk bangunan mungkin ada di perpustakaan dek”. “kita tidak ada dek mengumpulkan nomor-nomor pegawai, kadang2 ada juga pegawai yg tidak punya hp. Ya kalau Universitas Sumatera Utara memang ada perlu sama si pegawai, kalau kita hubungi ya mudah- mudahanan mereka mau mengangkatnya”. Dapat disimpulkan pada kategori rencana pengendalian bencana, BPAD Provinsi Sumatera Utara masih kurang baik. Meskipun memiliki daftar koleksi dan tempat penyimpanan yang terperinci yang dinamakan daftar pertelaan arsip, namun apabila terjadi bencana BPAD Provinsi Sumatera Utara tidak memiliki peta garis besar bentuk bangunan sehingga akan sulit bagi pihak luar mengakses gedung untuk penyelamatan arsip, hal ini juga diperburuk dengan tidak adanya daftar nomor telepon staf sehingga akan sulit apabila para staf dibutuhkan mendadak ketika terjadi bencana. Pada indikator yang berhubungan dengan pihak luar, BPAD Provinsi Sumatera Utara sudah memiliki penghubung dengan layanan darurat kebakaran dan petugas koordinasi bencana, sudah menjalin komunikasi dengan lembaga pengurus arsip lain yaitu kantor kesekretariatan gubernur, namun komunikasi ini hanya sebatas komunikasi biasa, tidak ada komunikasi dan kerjasama khusus penanganan arsip bila terjadi bencana. Tidak ada komunikasi dengan ahli konservasi dan ahli penyelamatan arsip juga menjadi kendala bila terjadi bencana.

4.2.6 Pameran Arsip

Arsip ada yang bersifat rahasia dan ada juga arsip yang dapat dipamerkan. Memamerkan arsip berarti menempatkan arsip pada kondisi yang lebih terbuka, untuk itu perlu adanya hal-hal khusus yang diperhatikan agar arsip tetap terpelihara, yaitu pembatasan arsip yang dipamerkan, pengaturan paparan cahaya, dan arsip pengganti untuk arsip penting. Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara tempat pameran arsip atau galeri sudah membatasi arsip yang mereka pamerkan, mengatur paparan cahaya dengan mematikan cahaya apabila tidak sedang akan diadakan pameran, dan koleksi-koleksi yang dipamerkan adalah koleksi repro atau duplikat dari koleksi asli Arsip Nasional RI. Universitas Sumatera Utara Gambar 4. Contoh koleksi repro pada ruang galeri BPAD Provinsi Sumatera Utara Dapat disimpulkan pada kategori pameran arsip tiga indikator yaitu indikator pembatasan arsip yang dipamerkan, pengaturan paparan cahaya, dan pengganti arsip penting sudah baik.

4.3 Evaluasi Pelestarian Arsip BPAD Provinsi Sumatera Utara

Setiap kegiatan yang dilakukan tentu harus ada laporan kegiatan untuk menilai keberhasilan kegiatan tersebut. Didalam melakukan pekerjaannya, arsiparis BPAD Provinsi Sumatera Utara juga membuat laporan kepada kepala perpustakaan, melaporkan target pencapaian yang sudah tercapai dan apa yang belum tercapai. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan I 2 , I 3 berikut : I 2 : Ada lah dek. Kalau kegiatan itu kan pasti ada dinilai gimana itu hasilnya, dievaluasi dia apa yang sudah tercapai, apa aja yang belum tercapai. I 3 : Ada. Itu nanti kan laporan kita ke atas udah apa aja yang dikerjain kan. Universitas Sumatera Utara Dari keterangan diatas dapat diketahui bahwa BPAD Provinsi Sumatera Utara melakukan evaluasi kinerja arsiparis dengan membuat laporan kerja, apa yang sudah tercapai, dan apa yang belum tercapai. Hal ini bertujuan agar pencapaian hasil kerja yang dilakukan selama ini dapat terlihat hasilnya dan untuk hasil kerja yang belum tercapai dapat diselesaikan dengan benar.

4.4 Rangkuman Hasil Penelitian