Ketiga indikator pada kategori bentuk gedung yaitu pencegahan dan pengamanan gedung, perlindungan pada iklim tropis, struktur dan muatan bagian
dalam tidak bisa dikatakan baik. Desain gedung tidak dibangun dengan syarat- syarat sebagai tempat penyimpanan arsip, hal ini dapat terlihat dari salah satu
ruang penyimpanan yang terletak pada lantai 3 bangunan kantor. Begitu juga dengan kondisi gedung yang kekurangan ruang penyimpanan.
Ruang penyimpanan juga seharusnya tidak memiliki jendela agar cahaya matahari langsung tidak masuk, namun ruang penyimpanan pada BPAD memiliki
jendela. Begitu juga dengan ruang yang digunakan untuk arsip statis, tidak adanya ruang khusus, bahkan hanya disimpan pada lemari kaca di ruang kerja BPAD.
Kemudian tidak tersedianya pintu darurat untuk penyelamatan arsip.
4.2.3 Pemasangan dan Peralatan
Indikator pelayanan sudah baik, tidak ada akses layanan air ke ruang penyimpanan ataupun listrik secara berlebihan, begitu juga dengan layanan gas.
Namun pada indikator lainnya masih kurang baik. Seperti disinggung pada kategori letak gedung indikator pencegahan pada dampak kebakaran yang kurang
baik BPAD Provinsi Sumatera Utara tidak memiliki sistem pendeteksi kebakaran, tidak ada sistem pemadam kebakaran otomatis, tidak tersedia alarm penyusup.
Pemilihan dan pengaturan penerangan pada galeri sudah baik, namun pada ruang penyimpanan arsip in-aktif tidak ada pengaturan khusus tentang kapan
penerangan dihidupkan atau dimatikan, cahaya matahari yang masih terlalu mudah untuk masuk ruangan melalui jendela. Kualitas udara sudah baik, dengan
asupan udara segar secara alami, dan pada ruang galeri yang tertutup dengan menggunakan pendingin ruangan. Arsip BPAD Provinsi Sumatera Utara disimpan
pada suhu dingin, namun tidak dikontrol secara rutin, tidak ada pemantauan suhu dan kelembaban pada waktu berbeda dan musim berbeda. Ruang penyimpanan
hanya dikhususkan untuk menyimpan arsip dan perlengkapan penyimpanan, lemari yang digunakan juga adalah lemari khusus untuk menyimpan arsip yaitu
rool o’pack tahan api.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 3. Ruang pameran galeri pada BPAD Provinsi Sumatera Utara
Dapat disimpulkan pada kategori pemasangan dan peralatan ada tiga indikator yang sudah baik yaitu indikator layanan, ventilasi dan kualitas udara,
serta perabotan dan peralatan. Tiga indikator yang kurang baik yaitu indikator sistem pemadam kebakaran, penerangan, dan iklim ruang. Dua indikator yang
tidak baik yaitu indikator sistem pendeteksi kebakaran dan alarm penyusup.
4.2.4 Penggunaan
Empat indikator dalam kategori penggunaan telah diterapkan di BPAD Provisi Sumatera Utara. Fungsi secara umum sudah baik, dengan adanya
peraturan tidak langsung yang melarang merokok, makan, minum di ruang penyimpanan arsip. Aktifitas yang tidak berhubungan dengan penyimpanan juga
tidak diperbolehkan. Hal ini juga diperkuat dengan pernyataan informan I
2
berikut: I
2
: “Kalo peraturanya belum ada, tapi secara umum yang seharusnya kan kalo didalam itu orang tidak boleh makan, tidak boleh sembarangan
masuk, suhu udara harus diatur, cahaya yang masuk harus diatur, tapi belum bener-bener ada peraturanya”. “Kalau terlaksana iya, itu kan
sebenernya ada modul2nya, tapi itu belum jadi baku dikita, karna
Universitas Sumatera Utara
memang belum menjadi misalnya peraturan kepala badan, atau keputusan gubernur, dan lain sebagainya belum. Dia masih jadi
persyaratan gitu loh tapi belum menjadi peraturan, tapi ya udah dilaksanakan, orang tidak boleh masuk sembarangan ke ruang
penyimpanan itu gitu dia”. Indikator pembersihan dan desinfeksi sudah dijalankan secara rutin,
seperti yang dijelaskan dalam indikator perlindungan dari hama perusak kertas, BPAD Provinsi Sumatera Utara sudah melakukan kegiatan fumigasi dalam usaha
mencegah hama, rutin setiap tiga atau enam bulan sekali. Kegiatan pembersihan juga dilakukan rutin, seperti yang dilakukan pada tanggal 8 agustus 2014, BPAD
melakukan kegiatan pembersihan sekaligus penilaian ulang untuk pemusnahan arsip. Hal ini juga didukung oleh pernyataan informan I
2
berikut: I
2
: “...nantikan kita simpan, kemudian liat jadwal retensi arsip. Udah habis masa simpanya kita lakukan penilaian apa ini musnah, apakah ini
statis”. Indikator perlindungan juga baik. Arsip dilindungi dengan kertas casing,
kemudian box arsip, lalu disimpan pada rool o’pack tahan api. Bahan yang digunakan juga diusahakan tidak berbahaya bagi kertas, seperti tidak
menggunakan klip berbahan mudah karat. Penomoran dan label pada data arsip juga rapi dan sesuai dengan data aslinya, yang kemudian masuk ke buku pertelaan
arsip. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan I
2
berikut: I
2
: “Arsipnya kan udah diolah, dideskripsi, sudah dicatat, dibungkus dengan kertas casing, dinomori arsipnya, kemudian dimasukan ke box
arsip, kemudian dibuat label box nya, baru ke rool o’pack...”. Indikator keempat dari kategori penggunaan yaitu posisi penyimpanan
juga sudah baik. Arsip disimpan tegak didalam box dan tersusun rapi. Arsip juga dipisahkan menurut jenisnya, in-aktif atau statis, foto atau kertas, koleksi-koleksi
lembaran tunggal pada galeri juga terpisah.
Universitas Sumatera Utara
Dapat disimpulkan pada kategori penggunaan keempat indikator yaitu indikator penggunaan secara umum, pembersihan dan desinfeksi, perlindungan,
dan posisi penyimpanan semua sudah baik.
4.2.5 Rencana Pengendalian Bencana
