Penanggung Jawab Kuliah Kerja Media KKM Bidang-Bidang yang Dipelajari dan Dilaksanakan sebagai

commit to user 58 meliputi peran, tugas, dan fungsi PR yang sekaligus ikut mendukung penuh kegiatan promosi dan pemasaran baik itu mengenai produk-produk hotel, promo yang diadakan, event MICE Meeting, Incentive, Convention, Exhibition maupun kegiatan sosial sebagai bentuk dari CSR Corporate Social Responsibility yang kesemuanya bertujuan selain untuk selling product dan mendapatkan keuntungan sesuai visi, misi, dan tujuan hotel juga dapat meningkatkan image building Semesta Hotel sebagai hotel syariah. Di Semesta Hotel Semarang sendiri, walaupun jabatan untuk Public Relations Officer masih kosong, tetapi tugas, fungsi dan kegiatannya tetap dilaksanakan sesuai dengan visi, misi, dan tujuan perusahaan. Program yang dilakukan sejalan dengan kegiatan yang dilakukan oleh Sales Marketing sebagai departemen yang menjadi payung bagi PRO.

C. Penanggung Jawab Kuliah Kerja Media KKM

Penanggung jawab sekaligus pembimbing magang bagi penulis dalam Kuliah Kerja Media KKM 2012 adalah Ibu Dyah Ierawati Riardi yang menjabat sebagai Sales and Marketing Manager dalam Sales and Marketing Department Semesta Hotel Semarang. commit to user 59

D. Bidang-Bidang yang Dipelajari dan Dilaksanakan sebagai

Public Relations Officer dalam Sales and Marketing Department 1. Press Release : Membuat press release mulai dari pencarian data melalui interview , pengolahan sampai pengeditan dan pengkoordinasian pengiriman sampai memastikan apakah sudah dimuat di media partner cetak. Selama melaksanakan praktik magang, penulis membuat berbagai press release dalam menginformasikan berita mengenai kegiatan yang dilakukan Semesta Hotel Semarang maupun untuk keperluan promosi. Prosesnya dimulai dari pencarian data, penulis melakukan wawancara dengan subjek terkait, maupun mencari data di media internet, kemudian membuat isi sekaligus mencari materi foto dokumentasi. Proses selanjutnya, yaitu press releas e yang sudah jadi diberikan pada pembimbing magang untuk dilakukan revisi, apakah ada hal-hal yang perlu ditambahkan maupun dikurangi dan ditanyakan pada manajemen. Apabila sudah disetujui, selanjutnya penulis menghubungi contact person rekan media cetak dan dilakukan pengiriman press release melalui e-mail maupun faksimile. Tabel 4.1 Media Partner Newspaper and Magazine Semesta Hotel Database Sales and Marketing Department Semesta Hotel: 2012 No Media Keterangan 1 Bisnis Indonesia Nasional 2 Harian Semarang Lokal commit to user 60 3 Suara Merdeka Regional 4 Warta Jateng Regional 5 Meteor Regional 6 Muslim Pos Regional 7 Koran Wawasan Regional 8 Republika Nasional 9 Radar Semarang Regional 10 Tabloid Simpang 5 Lokal Press Release yang telah dibuat oleh penulis diantaranya: a Sosialisasi Keselamatan Kesehatan Kerja P2K3 Semesta Hotel Semarang b Menikmati Hidangan Khas Imlek di Semesta Hotel Semarang “Semesta Kampung Pecinan” c Kegiatan Table Manner Yayasan Pendidikan Indonesia YPI di Hotel Semesta Semarang d Semesta Gelar “Semesta Februari Package” Paket Hemat di Bulan Februari e Bakti Sosial SHMC Semesta Hotel Motor Club bersama Rohis dan Manajemen Semesta Hotel f Rangkaian Acara Hari Ulang Tahun Ketiga Semesta Hotel Semarang commit to user 61 g Semesta Hotel Semarang Adakan Promo “Cook Your Own Noodle dan Pojok Jamu Godhok” h Semesta Hotel Semarang Adakan Acara Outing Family Fun i Semesta Hotel Adakan Promo “Shabu Zensation Konyaku Bubble Ice” bagi Penggemar Masakan Jepang di Bulan Mei 2012 2. Profile Covering : Membuat tulisan feature berupa profil-profil all HOD Head Of Department untuk dikirimkan pada media cetak pada rubrik “profil”. Penulis melakukan wawancara dengan HOD Head Of Department secara langsung dan meminta dokumentasi foto serta menuliskan feature berupa profil, kepada: a Bapak H. Abdan Munawir, selaku General Manager Semesta Hotel Semarang. b Bapak Unggul Prihadi, selaku Chief Engineering Semesta Hotel Semarang. c Bapak Fitriyanto, selaku Food and Beverage Service Manager Semesta Hotel Semarang. d Bapak Bagus Saputro, selaku Front Office Manager yang baru Semesta Hotel Semarang. e Bapak Muhammad Chafidin, selaku Sous Chef Semesta Hotel Semarang. commit to user 62 f Bapak Shodik Purwanta, selaku Chief Executive House Keeping Semesta Hotel Semarang. 3. Brochure Design : Membuat desain-desain untuk pemasaran produk hotel dan promo yang digelar setiap bulan flyer, poster, banner , dan spanduk . Selama praktik magang, penulis menjalankan peran PRO sebagai Communication Technician , yaitu membuat hal-hal yang bersifat teknis, berupa pembuatan desain-desain pemasaran produk hotel dan promo hotel menggunakan aplikasi photoshop dan corel draw . Setiap bulan penulis mendapatkan proposal event yang dibuat oleh bagian Food Beverage Department maupun dari Sales Marketing Department sendiri. Dari bahan itulah penulis mempelajari maksud dan tujuan dari event dan promo. Kemudian penulis membuat desain-desain baik berupa flyer , poster, banner , maupun spanduk. Selanjutnya desain yang telah selesai diberikan pada pembimbing untuk dilakukan revisi dengan manajemen. Apabila sudah disetujui, penulis berkoordinasi dengan media partner percetakan Bee Digital Printing dan Pelita Printing untuk proses pencetakan. Setelah pesanan selesai, penulis berkoordinasi dengan tim Sales Marketing untuk koordinasi penyebaran sales blitz maupun dengan Departemen Engineering untuk pemasangan spanduk dan banner. Selama magang, penulis telah membuat desain promo, yaitu: commit to user 63 a Membuat desain flyer dan untuk Menu Lengkap promo Semesta Hotel “ Barbeque Package ”. b Membuat desain hitam putih untuk iklan Semesta Hotel di Majalah Proskutor. c Ikut menyumbangkan ide untuk nama event promo Food Beverage di Bulan Maret 2012, yaitu “ Semesta Sausage Season ” dan membuat desain flyer , menu, poster dan spanduk. d Membuat desain flyer promo kamar superior “ Semesta Anniversary Package, 1 st -31 st March 2012 ”. e Membuat desain flyer promo kamar “ Semesta Anniversary Package ” dan Big Spanduk “ Semesta Anniversary Package on March 2012 ”. f Membuat desain untuk flyer , poster, dan standing spanduk promo Food and Beverage Bulan April 2012 yaitu, “ Cook Your Own Noodles ”. Serta membuat desain flyer promo kamar Semesta Hotel Bulan April “ Semesta April Package ”. g Membuat desain untuk spanduk promo di Bulan April 2012, yaitu, “ Semesta Weekend Package ”. h Membuat desain standing banner mengenai promo kamar Executive dan Suite di Bulan April 2012, yaitu “ Room Package Suite Room Executive Room ” i Membuat desain flyer , poster, dan spanduk untuk promo Food Beverage Semesta Hotel Bulan Mei 2012 yaitu “ Shabu Zensation ”. commit to user 64 4. Media Communication : Menjalin hubungan dengan media partner baik dari wartawan media cetak, percetakan, maupun dari event organizer dan wedding organizer dan tour and travel ; Mengirimkan corporate dan contract rate . Penulis diajak untuk ikut aktif dalam menjalin hubungan yang baik dengan media partner seperti wartawan media cetak dari Bisnis Indonesia, Harian Semarang, Suara Merdeka, Warta Jateng, Meteor, Muslim Pos, Koran Wawasan, Tabloid Simpang 5, Radar Semarang, dan Republika untuk koordinasi dalam pengiriman press release maupun promo hotel. Yaitu dengan meminta contact person yang bisa dihubungi terutama untuk bagian press release dan bagian iklan. Sistem untuk pemuatan berita dapat melalui kerja sama maupun barter. Selain itu, dengan cara mengadakan press luncheon , yaitu mengundang wartawan dari media cetak untuk melakukan jamuan makan. Dalam jamuan makan ini, wartawan bisa menanyakan secara langsung pada pimpinan Sales and Marketing Manager mengenai informasi yang mereka butuhkan. Pada saat jamuan makan akan selesai, dibagikan press release . Selain menjalin hubungan yang baik dengan wartawan dari media cetak, seorang PRO di Semesta Hotel juga harus bisa menjaga hubungan baik dan menjaga komunikasi yang baik dengan media percetakan, dalam hal ini adalah Bee Digital Printing dan Pelita Printing. Untuk melakukan koordinasi dan kesamaan kemauan apabila commit to user 65 pihak hotel membuat materi-materi untuk sales blitz . PRO harus mampu melaksanakan perannya sebagai communication technician , yaitu ikut membuat desain berupa flyer , poster, spanduk, dan booklet untuk menunjukkan identitas korporat melalui iklan yang dibuat. Selain itu penulis juga diajarkan bagaimana untuk menjalin kerjasama berupa perbandingan penawaran mengenai paket-paket pernikahan dengan beberapa media partner dari wedding organizer dan event organizer . 5. Employee Relation : Menjalin hubungan yang baik dengan seluruh manajemen dan karyawan. Dalam hal ini salah satunya diwujudkan dengan pengadaan makan siang bersama di ruang EDR Employee Dinner Room . Selain itu, seluruh karyawan juga diajak untuk berpartisipasi dalam acara ulang tahun Semesta melalui berbagai rangkaian acara yang digelar. Hal ini penting untuk memupuk rasa kebersamaan di antara para karyawan. Selain itu juga dibentuk organisasi-organisasi diantara para karyawan, diantaranya rohis, SHMC Semesta Hotel Motor Club, Semesta Hotel Badminton Club, dan lain-lain yang dapat mewadahi berbagai kegiatan karyawan mulai dari keagamaan, sosial, sampai pada hobi dan kegemaran. 6. Group Handling Product Knowledge : Koordinasi dan penyebaran BEO Banquet Event Order , GEO Group Event Order , dan IOM Inter Office Memo pada seluruh departemen. Menangani permintaan group dan pengetahuan tentang produk-produk hotel termasuk promo- commit to user 66 promo hotel. Hal ini dilakukan oleh penulis dengan cara membagikan secara langsung pada tiap departemen. Selain itu, penulis juga dapat lebih mengenal seluruh karyawan. Apa saja aspirasi dari mereka untuk tim marketing dan manajemen bisa diketahui secara langsung. 7. Guest Relation and Handling Complaint : Menjalin hubungan yang baik dengan tamu publik eksternal termasuk menangani komplain. Hal tersebut ditunjukkan saat menjadi telepon operator. Sebagai telepon operator, penulis harus mampu berbicara dengan sopan, ramah, dan mampu menjelaskan pertanyaan dari tamu dan menerima masukan, termasuk menangai komplain. Penulis pernah diajak untuk mencoba menemui tamu yang komplain mengenai belum adanya paket pernikahan. 8. DocumentationAdministration : Membantu administrasi, dokumentasi dan publikasi dalam event yang diselenggarakan di Semesta Hotel dan lain-lain. Seperti pada saat Acara “ 3 rd Anniversarry Semesta Hotel ” dan “ Semesta Outing F amily Fun to Jogja ”, penulis diajak untuk berperan serta dalam mengikuti seluruh rangkaian acara. Menjadi seksi publikasi dan mencatat seluruh kegiatan. Untuk bagian administrasi, penulis membantu dalam menginput data media partner dalam data myoh, ikut membantu dalam penyiapan berkas-berkas keuangan hotel untuk dikirimkan pada KPK. 9. Media Clipping : Membuat kliping pemberitaan mengenai hotel. Hal tersebut perlu dilakukan untuk mengetahui perkembangan yang ada. commit to user 67 Memantau apakah pemberitaan dari hotel masuk pada media partner . Bagaimana tanggapan masyarakat, sekaligus sebagai pembanding dengan hotel lainnya. 10. Hotel BrandingSelf Performance : Ikut serta mencitrakan branding image Semesta Hotel sebagai hotel syariah. Hal ini ditunjukkan dengan peraturan bahwa seluruh karyawati berpakaian muslimah dan menutup aurat, menggunakan salam dengan cara Islami, dan operasional manajemen dijalankan sesuai prinsip syariah. 11. Hotel Sales Blitz : Mempersiapkan bahan-bahan promosi dan produk-produk hotel untuk digunakan sales call maupun iklan dapat berupa flyer , promo maupun publish rate . 12. Database : Menginput database untuk sales and marketing department termasuk laporan Daily Sales Report dan Sales Room Report .

E. Media Relations sebagai Aktivitas Public Relations pada Kegiatan