commit to user
58 meliputi peran, tugas, dan fungsi PR yang sekaligus ikut mendukung
penuh kegiatan promosi dan pemasaran baik itu mengenai produk-produk hotel, promo yang diadakan,
event
MICE
Meeting, Incentive, Convention, Exhibition
maupun kegiatan sosial sebagai bentuk dari CSR
Corporate Social Responsibility
yang kesemuanya bertujuan selain untuk
selling product
dan mendapatkan keuntungan sesuai visi, misi, dan tujuan hotel juga dapat meningkatkan
image building
Semesta Hotel sebagai hotel syariah.
Di Semesta Hotel Semarang sendiri, walaupun jabatan untuk
Public Relations Officer
masih kosong, tetapi tugas, fungsi dan kegiatannya tetap dilaksanakan sesuai dengan visi, misi, dan tujuan
perusahaan. Program yang dilakukan sejalan dengan kegiatan yang dilakukan oleh
Sales Marketing
sebagai departemen yang menjadi payung bagi PRO.
C. Penanggung Jawab Kuliah Kerja Media KKM
Penanggung jawab sekaligus pembimbing magang bagi penulis dalam Kuliah Kerja Media KKM 2012 adalah Ibu Dyah Ierawati Riardi
yang menjabat sebagai
Sales and Marketing Manager
dalam
Sales and Marketing Department
Semesta Hotel Semarang.
commit to user
59
D. Bidang-Bidang yang Dipelajari dan Dilaksanakan sebagai
Public Relations Officer
dalam
Sales and Marketing Department
1.
Press Release
: Membuat
press release
mulai dari pencarian data melalui
interview
, pengolahan
sampai pengeditan
dan pengkoordinasian pengiriman sampai memastikan apakah sudah
dimuat di
media partner
cetak. Selama melaksanakan praktik magang, penulis membuat berbagai
press release dalam menginformasikan berita mengenai kegiatan yang dilakukan Semesta Hotel Semarang maupun untuk keperluan promosi.
Prosesnya dimulai dari pencarian data, penulis melakukan wawancara dengan subjek terkait, maupun mencari data di media internet,
kemudian membuat isi sekaligus mencari materi foto dokumentasi. Proses selanjutnya, yaitu
press releas
e yang sudah jadi diberikan pada pembimbing magang untuk dilakukan revisi, apakah ada hal-hal yang
perlu ditambahkan maupun dikurangi dan ditanyakan pada manajemen. Apabila sudah disetujui, selanjutnya penulis menghubungi
contact person
rekan media cetak dan dilakukan pengiriman
press release
melalui e-mail maupun faksimile. Tabel 4.1
Media Partner Newspaper and Magazine
Semesta Hotel Database
Sales and Marketing Department
Semesta Hotel: 2012
No Media
Keterangan
1 Bisnis Indonesia
Nasional 2
Harian Semarang Lokal
commit to user
60 3
Suara Merdeka Regional
4 Warta Jateng
Regional 5
Meteor Regional
6 Muslim Pos
Regional 7
Koran Wawasan Regional
8 Republika
Nasional 9
Radar Semarang Regional
10 Tabloid Simpang 5
Lokal
Press Release
yang telah dibuat oleh penulis diantaranya: a
Sosialisasi Keselamatan Kesehatan Kerja P2K3 Semesta Hotel Semarang
b Menikmati Hidangan Khas Imlek di Semesta Hotel Semarang
“Semesta Kampung Pecinan” c
Kegiatan
Table Manner
Yayasan Pendidikan Indonesia YPI di Hotel Semesta Semarang
d Semesta Gelar “Semesta Februari Package” Paket Hemat di
Bulan Februari e
Bakti Sosial SHMC Semesta Hotel Motor Club bersama Rohis dan Manajemen Semesta Hotel
f Rangkaian Acara Hari Ulang Tahun Ketiga Semesta Hotel
Semarang
commit to user
61 g
Semesta Hotel Semarang Adakan Promo “Cook Your Own Noodle dan Pojok Jamu Godhok”
h Semesta Hotel Semarang Adakan Acara Outing Family Fun
i Semesta Hotel Adakan Promo “Shabu Zensation Konyaku
Bubble Ice” bagi Penggemar Masakan Jepang di Bulan Mei 2012
2.
Profile Covering
: Membuat tulisan
feature
berupa profil-profil all HOD
Head Of Department
untuk dikirimkan pada media cetak pada rubrik “profil”.
Penulis melakukan wawancara dengan HOD
Head Of
Department
secara langsung dan meminta dokumentasi foto serta menuliskan
feature
berupa profil, kepada: a
Bapak H. Abdan Munawir, selaku
General Manager
Semesta Hotel Semarang.
b Bapak Unggul Prihadi, selaku
Chief Engineering
Semesta Hotel Semarang.
c Bapak Fitriyanto, selaku
Food and Beverage Service Manager
Semesta Hotel Semarang. d
Bapak Bagus Saputro, selaku
Front Office Manager
yang baru Semesta Hotel Semarang.
e Bapak Muhammad Chafidin, selaku
Sous Chef
Semesta Hotel Semarang.
commit to user
62 f
Bapak Shodik Purwanta, selaku
Chief Executive House Keeping
Semesta Hotel Semarang. 3.
Brochure Design
: Membuat desain-desain untuk pemasaran produk hotel dan promo yang digelar setiap bulan
flyer, poster, banner
, dan
spanduk
. Selama praktik magang, penulis menjalankan peran PRO
sebagai
Communication Technician
, yaitu membuat hal-hal yang bersifat teknis, berupa pembuatan desain-desain pemasaran produk
hotel dan promo hotel menggunakan aplikasi
photoshop
dan
corel draw
. Setiap bulan penulis mendapatkan proposal
event
yang dibuat oleh bagian
Food Beverage Department
maupun dari
Sales Marketing Department
sendiri. Dari bahan itulah penulis mempelajari maksud dan tujuan dari event dan promo. Kemudian penulis membuat
desain-desain baik berupa
flyer
, poster,
banner
, maupun spanduk. Selanjutnya desain yang telah selesai diberikan pada pembimbing
untuk dilakukan revisi dengan manajemen. Apabila sudah disetujui, penulis berkoordinasi dengan media partner percetakan Bee Digital
Printing dan Pelita Printing untuk proses pencetakan. Setelah pesanan selesai, penulis berkoordinasi dengan tim
Sales Marketing
untuk koordinasi penyebaran
sales blitz
maupun dengan Departemen
Engineering
untuk pemasangan spanduk dan banner. Selama magang, penulis telah membuat desain promo, yaitu:
commit to user
63 a
Membuat desain
flyer
dan untuk Menu Lengkap promo Semesta Hotel “
Barbeque Package
”. b
Membuat desain hitam putih untuk iklan Semesta Hotel di Majalah Proskutor.
c Ikut menyumbangkan ide untuk nama
event
promo
Food Beverage
di Bulan Maret 2012, yaitu “
Semesta Sausage Season
” dan membuat desain
flyer
, menu, poster dan spanduk. d
Membuat desain
flyer
promo kamar superior “
Semesta Anniversary Package, 1
st
-31
st
March 2012
”. e
Membuat desain
flyer
promo kamar “
Semesta Anniversary Package
” dan
Big Spanduk
“
Semesta Anniversary Package on March 2012
”. f
Membuat desain untuk
flyer
, poster, dan
standing spanduk
promo
Food and Beverage
Bulan April 2012 yaitu, “
Cook Your Own Noodles
”. Serta membuat desain
flyer
promo kamar Semesta Hotel Bulan April “
Semesta April Package
”. g
Membuat desain untuk spanduk promo di Bulan April 2012, yaitu, “
Semesta Weekend Package
”.
h Membuat desain
standing banner
mengenai promo kamar
Executive
dan
Suite
di Bulan April 2012, yaitu “
Room Package Suite Room Executive Room
” i
Membuat desain
flyer
, poster, dan spanduk untuk promo
Food Beverage
Semesta Hotel Bulan Mei 2012 yaitu “
Shabu Zensation
”.
commit to user
64 4.
Media Communication
: Menjalin hubungan dengan media partner baik dari wartawan media cetak, percetakan, maupun dari
event organizer
dan
wedding organizer
dan
tour and travel
; Mengirimkan
corporate
dan
contract rate
. Penulis diajak untuk ikut aktif dalam menjalin hubungan
yang baik dengan
media partner
seperti wartawan media cetak dari Bisnis Indonesia, Harian Semarang, Suara Merdeka, Warta Jateng,
Meteor, Muslim Pos, Koran Wawasan, Tabloid Simpang 5, Radar Semarang, dan Republika untuk koordinasi dalam pengiriman
press release
maupun promo hotel. Yaitu dengan meminta
contact person
yang bisa dihubungi terutama untuk bagian
press release
dan bagian iklan. Sistem untuk pemuatan berita dapat melalui kerja sama maupun
barter. Selain itu, dengan cara mengadakan
press luncheon
, yaitu mengundang wartawan dari media cetak untuk melakukan jamuan
makan. Dalam jamuan makan ini, wartawan bisa menanyakan secara langsung pada pimpinan
Sales and Marketing Manager
mengenai informasi yang mereka butuhkan. Pada saat jamuan makan akan
selesai, dibagikan
press release
. Selain menjalin hubungan yang baik dengan wartawan dari
media cetak, seorang PRO di Semesta Hotel juga harus bisa menjaga hubungan baik dan menjaga komunikasi yang baik dengan media
percetakan, dalam hal ini adalah Bee Digital Printing dan Pelita Printing. Untuk melakukan koordinasi dan kesamaan kemauan apabila
commit to user
65 pihak hotel membuat materi-materi untuk
sales blitz
. PRO harus mampu melaksanakan perannya sebagai
communication technician
, yaitu ikut membuat desain berupa
flyer
, poster, spanduk, dan
booklet
untuk menunjukkan identitas korporat melalui iklan yang dibuat. Selain itu penulis juga diajarkan bagaimana untuk menjalin
kerjasama berupa perbandingan penawaran mengenai paket-paket pernikahan dengan beberapa media partner dari
wedding organizer
dan
event organizer
. 5.
Employee Relation
: Menjalin hubungan yang baik dengan seluruh manajemen dan karyawan. Dalam hal ini salah satunya diwujudkan
dengan pengadaan makan siang bersama di ruang EDR
Employee Dinner Room
. Selain itu, seluruh karyawan juga diajak untuk berpartisipasi dalam acara ulang tahun Semesta melalui berbagai
rangkaian acara yang digelar. Hal ini penting untuk memupuk rasa kebersamaan di antara para karyawan. Selain itu juga dibentuk
organisasi-organisasi diantara para karyawan, diantaranya rohis, SHMC Semesta Hotel Motor Club, Semesta Hotel Badminton Club,
dan lain-lain yang dapat mewadahi berbagai kegiatan karyawan mulai dari keagamaan, sosial, sampai pada hobi dan kegemaran.
6.
Group Handling Product Knowledge
: Koordinasi dan penyebaran BEO
Banquet Event Order
, GEO
Group Event Order
, dan IOM
Inter Office Memo
pada seluruh departemen. Menangani permintaan group dan pengetahuan tentang produk-produk hotel termasuk promo-
commit to user
66 promo hotel. Hal ini dilakukan oleh penulis dengan cara membagikan
secara langsung pada tiap departemen. Selain itu, penulis juga dapat lebih mengenal seluruh karyawan. Apa saja aspirasi dari mereka untuk
tim marketing dan manajemen bisa diketahui secara langsung. 7.
Guest Relation and Handling Complaint
: Menjalin hubungan yang baik dengan tamu publik eksternal termasuk menangani komplain.
Hal tersebut ditunjukkan saat menjadi telepon operator. Sebagai telepon operator, penulis harus mampu berbicara dengan sopan, ramah,
dan mampu menjelaskan pertanyaan dari tamu dan menerima masukan, termasuk menangai komplain. Penulis pernah diajak untuk
mencoba menemui tamu yang komplain mengenai belum adanya paket pernikahan.
8.
DocumentationAdministration
: Membantu administrasi, dokumentasi dan publikasi dalam event yang diselenggarakan di Semesta Hotel dan
lain-lain. Seperti pada saat Acara “
3
rd
Anniversarry Semesta Hotel
” dan “
Semesta Outing F amily Fun to Jogja
”, penulis diajak untuk berperan serta dalam mengikuti seluruh rangkaian acara. Menjadi seksi
publikasi dan mencatat seluruh kegiatan. Untuk bagian administrasi, penulis membantu dalam menginput data media partner dalam data
myoh, ikut membantu dalam penyiapan berkas-berkas keuangan hotel untuk dikirimkan pada KPK.
9.
Media Clipping
: Membuat kliping pemberitaan mengenai hotel. Hal tersebut perlu dilakukan untuk mengetahui perkembangan yang ada.
commit to user
67 Memantau apakah pemberitaan dari hotel masuk pada
media partner
. Bagaimana tanggapan masyarakat, sekaligus sebagai pembanding
dengan hotel lainnya. 10.
Hotel BrandingSelf Performance
: Ikut serta mencitrakan
branding image
Semesta Hotel sebagai hotel syariah. Hal ini ditunjukkan dengan peraturan bahwa seluruh karyawati berpakaian muslimah dan
menutup aurat, menggunakan salam dengan cara Islami, dan operasional manajemen dijalankan sesuai prinsip syariah.
11.
Hotel Sales Blitz
: Mempersiapkan bahan-bahan promosi dan produk-produk hotel untuk digunakan
sales call
maupun iklan dapat berupa
flyer
, promo maupun
publish rate
. 12.
Database
: Menginput database untuk
sales and marketing department
termasuk laporan
Daily Sales Report
dan
Sales Room Report
.
E. Media Relations sebagai Aktivitas Public Relations pada Kegiatan