Ketentuan Umum Sarana Pengelolaan Surat

41

BAB IV PEMBAHASAN

Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan pada PT. Angkasa Pura I Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta, prosedur kepengurusan surat yang ada pada Divisi Personalia dan Umum sangatlah penting demi kelancaran kegiatan yang ada pada perusahaan ini. Pengelolaan surat dari mulai surat itu masuk sampai surat itu diarsipkan ditangani oleh divisi ini. Divisi Personalia dan Umum ini bertugas menyimpan, merawat serta menangani langsung proses keadministrasian kearsipan pada PT. Angkasa Pura I PERSERO Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta. Berikut ini adalah penjabaran tentang data-data yang diperoleh penulis pada saat melakukan pengamatan dan magang pada PT. Angkasa Pura I PERSERO Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta, diantaranya adalah : 1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Divisi Personalia dan Umum PT. Angkasa Pura I PERSERO 2. Pengklasifikasian Surat Menurut Buku Pedoman Angkasa Pura

3. Penggunaan Fasilitas Kantor

Untuk lebih jelasnya maka penulis akan menguraikan satu persatu uraian hal- hal yang sudah disebutkan diatas.

1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar

A. Ketentuan Umum

1. Azas Pengelolaan Surat 42 a. Sentralisasi dalam penerimaan, penomoran, pengiriman dan pengendalian surat extern atau intern yang dilakukan oleh Unit Kearsipan. b. Desentralisasi dalam pembuatan dan pemrosesan surat dapat dilakukan oleh masing-masing Unit Pengelolaan c. Desentralisasi dalam penomoran surat intern nota dinas dimasing- masing Unit Pengelolaan. 2. Tujuan Kepengurusan Surat Tujuan kepengurusan surat yaitu menyampaikan informasi secara cepat, tepat dan aman ketempat tujuan alamat surat secara efektif dan efisien.

B. Sarana Pengelolaan Surat

1. Surat Masuk a. Buku Agenda Surat Masuk Isi dari buku agenda ini adalah 1. Tanggal dan Nomor Surat : mencatat tanggal penerimaan surat 2. Nomor Agenda : mencatat nomor agenda surat 3. Tujuan Surat : mencatat tujuan surat 4. Asal Surat : mencatat pengirim surat 5. Nomor Surat : mencatat nomor surat 6. Tanggal Surat : mencatat tanggal surat 7. Perihal Surat : mencatat perihal surat 8. Keterangan : mencatat data tambahan b. Buku Ekspedisi Isi dari buku ekspedisi ini adalah 1. Tgl. Penyampaian : mencatat tanggal penyampaian surat 2. Nomor Agenda : mencatat nomor agenda surat 3. Nomor Surat dan Perihal : mencatat nomor dan hal surat 4. Tujuan Surat : mencatat alamat tujuan surat 5. Penerima : mencatat nama dan paraf penerima Nama dan Paraf surat 29 43 6. Penerima : mencatat tanggal penerimaan surat Tanggal c. Lembar Disposisi Lembar Disposisi adalah formulir yang dipergunakan untuk menulis disposisi atau arahan pimpinan dan untuk mengendalikan serta mengarahkan pemrosesan surat masuk dalam suatu unit kerja. Pemberian dan pencatatan lembar disposisi dilaksanakan oleh Tata Usaha Pengolahan. 2. Surat Keluar a. Buku Agenda Surat Keluar Isi dari buku agenda ini adalah 1. Nomor Urut : mencatat nomor urut surat 2. Nomor Surat : mencatat nomor dan tanggal surat dikirim 3. Perihal : mencatat pokok surat 4. Tanggal Surat : mencatat tanggal pengiriman surat 5. Tujuan Surat : mencatat alamat tujuan surat 6. Keterangan : mencatat data tambahan b. Buku Ekspedisi Surat Keluar 1. Nomor Urut : diisi dengan nomor urut surat yang akan dikirim 2. Tanggal Penyampaian : diisi dengan tanggal penyampaian surat 3. Nomor Surat : diisi dengan nomor surat 4. Perihal : diisi dengan perihal pokok surat 5. Nama dan Paraf : diisi dengan nama dan paraf pengirim yang tertera pada surat 6. Tanggal : diisi dengan tanggal terima surat 7. Keterangan : diisi dengan data tambahan

C. Prosedur Pengurusan Surat Masuk