Latar Belakang Masalah PENDAHULUAN

13

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Setiap perusahaan atau instansi pemerintah atau swasta memiliki prosedur pengelolaan surat. Sejauh ini pengelolaan surat masih dianggap sebagai hal yang mudah dan sederhana untuk dilakukan. Ada juga orang yang meremehkan pekerjaan tersebut. Tetapi dalam kenyataannya proses pengelolaan surat tidak seperti apa yang dipikirkan orang sebelumnya. Apabila kita mempelajari lebih dalam tentang pengelolaan surat, itu merupakan suatu pekerjaan yang membutuhkan ketelitian. Tidak banyak orang dapat melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik dan mengklasifikasikan dengan benar. Adapun macam kegiatan yang ada dalam pengelolaan surat diantaranya adalah menerima surat, pengagendaan surat, penyimpanan surat arsip, dan pemeliharaan surat. Prosedur pengelolaan surat harus dilaksanakan secara terpadu dan terprogram diseluruh unit pengelolaan yang terkait. Dalam pengelolaan surat dibutuhkan seorang pegawai yang secara khusus menangani tentang urusan surat serta pengelolaannya. Baik itu surat masuk atau surat keluar, serta fax masuk ataupun fax keluar. Maka dari itu perlu adanya pegawai yang benar-benar mengerti tentang prosedur pengklasifikasian surat-surat tersebut. Biasanya pihak perusahaan menempatkan 1 atau 2 orang pegawai di bagian personalia yang khusus menangani tentang prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Tujuannya agar surat yang masuk dapat diagendakan sebelum disampaikan kepada atasan. Pada surat keluar hal itu berguna untuk dapat menambahkan nomor surat kemudian dicatat dalam buku khusus yang berisi tentang surat keluar. Secara umum belum banyak masyarakat yang mengetahui tentang perlunya pengelolaan surat. Sebagian dari mereka bahkan ada yang 1 14 menganggap remeh. Biasanya orang-orang seperti itu belum memahami dan mengerti tentang prosedur pengelolaan surat. Banyak anggapan bahwa surat hanyalah sesuatu yang diterima dari instansi atau perusahaan lain kemudian memahami isi dari surat tersebut. Selebihnya surat tidak memiliki fungsi atau nilai yang lain lagi. Tetapi yang sebenarnya terjadi bukanlah seperti itu. Surat masuk ataupun surat keluar pasti memiliki nilai yang lebih. Maka dari itu pada setiap perusahaan atau organisasi diperlukan adanya pegawai yang secara khusus menangani pengelolaan surat. Fungsinya agar surat itu sendiri tidak diremehkan atau dianggap sebagai hal yang sederhana tanpa ada penanganan selanjutnya. Sebuah surat, baik itu surat masuk ataupun surat keluar pasti memiliki manfaat yang sangat besar. Hal itu menjadikan surat menjadi sesuatu yang sangat penting bagi perusahaan. Maka dalam pengklasifikasian surat, pengagendaan surat, penyimpanan surat dan pemeliharaan surat haruslah berdasar pada prosedur pengelolaan surat yang berlaku. Surat itu merupakan sesuatu yang penting. Maksudnya adalah surat memiliki nilai yang sangat penting dan surat merupakan sumber informasi yang dapat dipercaya, valid, dan otentik. Maka dari itu surat tersebut harus dapat dikelola dengan baik dan benar. Artinya dalam pengelolaan surat yang akan dilakukan harus dapat disajikan secara cepat, tepat, dan lengkap. Tujuannya untuk mendukung kelancaran kegiatan sehari-hari dalam suatu perusahaan atau organisasi. Pada kesempatan ini penulis mendapat kesempatan meneliti tentang prosedur surat menyurat baik itu surat masuk ataupun surat keluar pada PT. Angkasa Pura I Persero Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta. Disini penulis ditempatkan pada bagian Personalia. Yang secara khusus menangani tentang surat masuk dan surat keluar. Adapun pekerjaan yang penulis lakukan diantaranya adalah pengklasifikasian surat, pemberian nomor agenda pada surat masuk, mendisposisikan surat, pencatatan surat serta penyimpanan surat. Untuk menunjang kegiatan pengelolaan surat yang ada pada PT. Angkasa Pura I Persero Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta, menempatkan 2 dua 15 orang pegawai yang dikhususkan menangani surat dari surat itu masuk hingga surat itu disimpan.

B. Perumusan Masalah