53 Dari definisi diatas telah dijabarkan dan dijelaskan tentang prosedur
pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang ada pada PT. Angkasa Pura I PERSERO Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo Surakarta. Dalam setiap
bulannya surat yang masuk ataupun surat yang keluar pada perusahaan ini tidak sedikit. Setiap hari pasti ada surat-surat yang masuk ataupun keluar. Berikut ini
penulis akan menjabarkan data tentang jumlah rata-rata surat yang masuk ataupun surat yang keluar setiap bulannya selama tahun 2009.
Tabel IV. 1 Rekapitulasi Surat Masuk dan Surat Keluar
Tahun 2009 NO
BULAN SURAT
MASUK SURAT
KELUAR JUMLAH
1. Januari
371 162
533
2. Februari
364 123
487
3. Maret
410 279
689
4. April
252 79
331
5.
Mei 253
108 361
6. Juni
301 133
434
7. Juli
246 107
353
8. Agustus
300 76
376
9. September
240 90
330
10.
Oktober 292
129 421
11. November
260 108
368
12. Desember
341 78
419
Jumlah Total 3630
1472 5102
sumber : Personalia dan Umum PT. Angkasa Pura I PERSERO Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo
Berdasarkan data tabel diatas dapat diketahui jumlah surat yang masuk atau yang keluar setiap bulannya selama tahun 2009. Surat masuk pada setiap bulannya
lebih banyak dibandingkan dengan surat yang keluar. Selama tahun 2009 perusahaan ini menerima surat masuk sebanyak 3630 surat, dan mengurusi surat
54 keluar sebanyak 1472 surat. Jadi jumlah keseluruhan kepengurusan surat yang ada
pada perusahaan ini adalah sebanyak 5102 surat.
2. Pengklasifikasian Surat
Menurut data yang sudah dijabarkan diatas, penerimaan surat masuk pada perusahaan ini cukup banyak dalam setiap bulannya. Setiap surat yang masuk itu
bermacam-macam jenis dan tujuannya serta berbeda pula pengirimnya. Untuk itu PT. Angkasa Pura I Surakarta memiliki standar pengklasifikasian dan
pengagendaan surat, baik itu surat masuk ataupun surat keluar. Berikut akan dijabarkan tentang kode yang digunakan oleh pengelola surat pada Divisi
Personalia dan Umum PT. Angkasa Pura I Surakarta, kode pengadaan atau kode buku agenda tersebut adalah sebagai berikut :
a. Kode Buku “A” : Digunakan untuk mencatat surat masuk yang berasal
dari Dinas Perhubungan. b.
Kode Buku “B” : Digunakan untuk mencatat surat masuk yang berasal dari Instansi Pemerintah.
c. Kode Buku “C” : Digunakan untuk mencatat surat masuk yang berasal
dari BUMN misal : BRI, BNI, TELKOM, PERTAMINA.
d. Kode Buku “D” : Digunakan untuk mencatat surat masuk yang berasal
dari Perusahaan AirLine misal : Garuda, AirAsia, Sriwijaya, LionAir.
e. Kode Buku “E” : Digunakan untk mencatat surat masuk yang berasal
dari Perusahaan Perorangan atau Instansi Swasta. f.
Kode Buku “F” : Digunakan untuk mencata surat masuk yang berasal dari anggota Angkasa Pura missal : KOKAPURA.
g. Kode Buku “PKL”: Digunakan untuk mencatat surat masuk yang berisi
tentang pengajuan permohonan PKL di bandara.
Jadi setelah melihat penjabaran tentang pengklasifikasian diatas sudah jelas setiap surat yang masuk pada perusahaan ini dipisahkan dalam penulisan buku
55 agenda menurut asal surat. Penulisan kode diletakkan pada lembar disposisi
dibagian pojok kanan atas, dan ditulis dengan menggunakan pulpen bertinta hitam dengan huruf kapital. Setiap petugas yang menangani kepengurusan surat pasti
memiliki catatan tentang pengklasifikasian surat seperti yang tertulis diatas. Untuk mempermudah pencariannya, pada sampul depan buku agenda juga ditulis kode
yang yang dimaksud. Selain tentang pengklasifikasian surat masuk yang telah dijabarkan diatas, PT.
Angkasa Pura I PERSERO Bandar Udara Adi Soemarmo memiliki standar dalam pengagendaan surat yang berdasar dari Standar Operasional Pengelolaan
Arsip atau Dokumen. Pengagendaan surat pada perusahaan ini didasarkan pada perihal surat. Pengagendaan ditulis dalam lembar disposisi pada bagian nomor
yang terletak dibagian pojok kiri atas. Adapun penjabaran kode pengagendaan surat tersebut adalah sebagai berikut :
a. Kode “DL”
: Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Kediklatan.
b. Kode “HK”
: Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Hukum.
c. Kode “HM”
: Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Hubungan Masyarakat.
d. Kode “KP”
: Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Kepegawaian.
e. Kode “KU”
: Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Keuangan.
f. Kode “LB”
: Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Penelitian dan Pengembangan.
g. Kode “OM”
: Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Organisasi dan Metode.
h. Kode “PG”
: Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Pengawasan.
i. Kode “PL”
: Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Perlengkapan
56 j.
Kode “RT” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya
dengan Kerumahtanggaan.
k. Kode “TI”
: Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Teknologi Informasi.
l. Kode “TU”
: Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Ketatausahaan
m. Kode “KB”
: Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Pengembangan Komersial dan Bisnis.
n. Kode “OB”
: Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Operasi Bandar Udara.
o. Kode “OP”
: Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Operasi Lalu Lintas Penerbangan.
p. Kode “TK”
: Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan urusan Teknik Bandara.
Berdasar data diatas, maka kepengurusan surat baik itu cara pengklasifikasian ataupun pengagendaan surat sangat terperinci, sehingga memudahkan pencarian
apabila surat itu dibutuhkan kembali. Setelah penulisan agenda surat, maka tidak boleh lupa dicantumkan huruf “J”. Huruf “J” tersebut adalah kode wilayah untuk
Angakasa Pura I Surakarta. Selanjutnya barulah diisi dengan nomor agenda sesuai dngan buku agenda yang berkaitan, setelah menulis nomor urut barulah ditulis
tahun pembuatannya. Contoh penulisannya adalah sebagai berikut Contoh
: KU J. 55 2010
Tidak jauh berbeda dengan prosedur yang ada pada surat masuk, pada surat keluar juga diperlukan pengklasifikasian dan pengagendaan surat. Tetapi cara
yang digunakan lebih mudah dibandingkan dengan surat masuk. Buku agenda surat keluar ini hanya ada 2 dua jenis yaitu:
1. Buku Agenda Surat Keluar Biasa
2. Buku Agenda Surat Pengantar
57 Surat keluar dalam penambahan nomor surat didasarkan pada jenis surat
tersebut, apabila surat keluar tersebut termasuk surat keluar biasa maka penambahan nomor surat dapat diurutkan menurut nomor yang ada pada buku
agenda Surat Keluar. Tetapi jika surat keluar tersebut termasuk surat pengantar maka dalam penambahan nomor surat dapat diurutkan menurut nomor yang ada
pada buku agenda Surat Pengantar. Dalam penulisan nomor surat keluar ini berbeda dengan surat masuk pada lembar disposisi. Sebelum ditulis nomor urut
surat keluar, ditulis terlebih dahulu inisial perusahaan AP.I yaitu singkatan dari Angkasa Pura I, setelah itu ditulis jenis pengagendaan surat tersebut, kemudian
tahun pembuatan surat, dan yang terakhir kode dari bandara yaitu “GMJ-B” GM adalah General Manajer, J adalah kode untuk Angkasa Pura I Surakarta,
sedangkan B adalah kode untuk bandara Adi Soemarmo. Contoh penulisannya adalah sebagai berikut
Contoh :
AP.I 1555 DL 2010 GMJ-B Dalam pembuatan surat keluar, yang membuat tidak harus ditangani oleh
orang tertentu saja. Tetapi dapat dibuat oleh setiap pegawai dengan mengetahui atau dengan persetujuan dari atasan. Jadi walaupun perusahaan ini memiliki
pegawai yang secara khusus menangani prosedur surat masuk dan keluar, tetapi dalam pengetikan dan pengecapan stempel perusahaan dapat dilakukan oleh
pegawai yang lain. Tetapi dalam penomoran surat tetap ditangani oleh pegawai yang khusus menangani pengurusan surat.
3. Penggunaan Fasilitas Kantor
