26 o
Tata usaha mengambil lembar disposisi kedua setelah diparaf pelaksana dan menyimpan dalam
Tickler File
menurut tanggal penyelesaian.
G. Prosedur Pengurusan Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi atau perusahaan atau antarbagian dalam instansi atau perusahaan tersebut, ditujukan kepada instansi
atau perusahaan lain atau kebagian lain dalam suatu instansi atau perusahaan yang sama. Dengan demikian surat ekstern dapat ditujukan kepada pihak ekstern
maupun intern dalam suatu instansi atau perusahaan. Kegiatan penanganan surat keluar itu meliputi :
1. Pengurusan di Tata Usaha Unit Pengolah
a. Penyiapan Konsep
Penyiapan dan penulisan konsep dilakukan oleh pejabat yang menandatangani surat tersebut atau oleh staf yang ditunjuk.
b. Pengelompokan
Mengelompokan surat-surat yang akan dikirim berdasarkan jenis surat penting, surat rahasia, dan surat biasa
c. Pencatatan
o Surat keluar dicatat dalam buku agenda surat keluar yang terdiri
dari kolom : no.agenda, tanggal surat, no.surat, perihal, keterangan, dan tujuan surat tersebut.
o Pemberian nomor dan tanggal dilakukan setelah pengetikan surat
dilaksanakandan setelah dibubuhi tanda tangan oleh pihak yang berwenang dan kemudian surat siap untuk dikirim.
o Pemberian nomor dan kode dilaksanakan menurut pola klasifikasi
yang telah ditetapkan. o
Mencatat surat penting pada kartu kendali. o
Mencatat surat biasa dan surat rahasia pada lembar pengantar. d.
PenyampaianPengirimanPendistribusian o
Penyampaian Surat Penting
27 -
Menyampaikan surat asli, pertinggal serta kartu kendali pertama dan kedua kepada unit kearsipan
- Menerima dan menyimpan pertinggal surat keluar setelah
distempel tanggal dan jam pengirimannya oleh unit kearsipan. o
Penyampaian Surat Biasa o
Menyampaikan surat biasa, pertinggal, dan lembar pengantar pertama dan kedua pada unit kearsipan.
- Menerima dan menyimpan pertinggal surat keluar setelah
distempel tanggal dan jam pengirimannya oleh unit kearsipan. -
Menyimpan lembar pengantar pertama. o
Penyampaian Surat Rahasia -
Menyampaikan surat rahasia dalam keadaan tertutup dan menyampaikan pada lembar pengantar pertama dan kedua
kepada unit kearsipan. -
Menyimpan lembar pengantar pertama. -
Menyimpan lembar kartu kendali pertama, kedua dan lembar pengantar kedua.
2. Pengurusan Surat Keluar di Unit Kearsipan
a. Penerimaan
- Menerima dan memeriksa surat keluar, dan kelengkapan surat
tersebut dari tata usaha. -
Mengembalikan pertinggal
surat setelah
distempel dan
mengembalikan lembar pengantar pertama kepada unit pengolah. -
Menyimpan kartu kendali pertama, kedua dan lembar pengantar kedua.
b. Pengiriman
- Mengirim surat asli setelah distempel dan dimasukkan kedalam
amplop kepada alamat yang dituju dengan melampirkan surat pengantar.
- Mengelompokan surat-surat yang akan dikirim berdasarkan
prioritas pengirimannya kilat khusus atau kilat biasa.
28 Ida Nuraida ; 2008 ; 76-79
H. Metode Pengamatan
