43 6. Penerima
: mencatat tanggal penerimaan surat Tanggal
c. Lembar Disposisi Lembar Disposisi adalah formulir yang dipergunakan untuk menulis
disposisi atau arahan pimpinan dan untuk mengendalikan serta mengarahkan pemrosesan surat masuk dalam suatu unit kerja. Pemberian
dan pencatatan lembar disposisi dilaksanakan oleh Tata Usaha Pengolahan.
2. Surat Keluar
a. Buku Agenda Surat Keluar
Isi dari buku agenda ini adalah 1. Nomor Urut
: mencatat nomor urut surat 2. Nomor Surat
: mencatat nomor dan tanggal surat dikirim 3. Perihal
: mencatat pokok surat 4. Tanggal Surat
: mencatat tanggal pengiriman surat 5. Tujuan Surat
: mencatat alamat tujuan surat 6. Keterangan
: mencatat data tambahan b.
Buku Ekspedisi Surat Keluar 1. Nomor Urut
: diisi dengan nomor urut surat yang akan dikirim
2. Tanggal Penyampaian : diisi dengan tanggal penyampaian
surat
3. Nomor Surat : diisi dengan nomor surat
4. Perihal : diisi dengan perihal pokok surat
5. Nama dan Paraf : diisi dengan nama dan paraf
pengirim yang tertera pada surat 6. Tanggal
: diisi dengan tanggal terima surat 7. Keterangan
: diisi dengan data tambahan
C. Prosedur Pengurusan Surat Masuk
1. Pada Unit Kearsipan Kantor Pusat dan Kantor Cabang
44 a.
Penerimaan Surat, meliputi : 1.
Surat masuk yang diterima dicatat dalam buku agenda surat masuk. 2.
Bila menerima surat melalui pos, sebaiknya diteliti dahulu alamat tersebut benar atau salah.
3. Menggolongkan surat berdasarkan alamat yang dituju.
4. Mengelompokan surat terbuka dan tertutup.
5. Membuka surat terbuka dan memeriksa kelengkapan surat.
6. Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima
7. Mengarahkan surat kepada pimpinan, bila berkaitan dengan
kebijakan. 8.
Mengarahkan surat langsung kepada unit pengolahan, bila berkaitan dengan pekerjaan teknis operasional.
Ida Nuraida ; 2008 ; 76-79 b.
Pencatatan dan Pendistribusian Surat 1.
Mencatat surat biasa atau rahasia pada buku agenda surat masuk, untuk surat rahasia hanya dicatat identitas yang tercantum di
amplop surat misal : asal suratpengirim, nomor surat, dan tujuan surat,
2. Mencatat dan melengkapi surat yang ditujukan kepada Direksi
dengan melampirkan lembar disposisi rangkap 2 dua, 3.
Menyampaiakan surat yang telah dicatat kepada unit pengolahan, 4.
Menyampaikan surat kepada unit pengolahan dengan sarana Buku Ekspedisi,
5. Menerima kembali Buku Ekspedisi yang telah diparaf oleh unit
pengolahan sebagai bukti bahwa surat telah diterima atau disampaikan.
2. Pada Unit Pengolahan
a. Menerima surat dari unit kearsipan, b. Memeriksa kelengkapan surat dan alamat unit pengolahan tujuan
surat, c. Membubuhkan paraf tanda terima pada buku ekspedisi,
45 d. Menyampaiakan surat beserta lembar disposisi rangkap 2 dua
kepada pimpinan Unit Pengolahan, e. Surat beserta lembar disposisi pertama disampaikan kepada unit
pengolahan yang harus menindaklanjuti, lembar disposisi kedua disimpan oleh bagian Tata Usaha Unit Pengolahan.
ALUR PENGURUSAN SURAT MASUK BIASA
46 UK : Unit Kearsipan
UP : Unit Pengelolaan
ALUR PENGURUSAN SURAT MASUK RAHASIA
Mulai
UK Penerima
UK Pemilahan
Surat Untuk Direksi ?
UK Pembukaan
UP Pencatatan
UK Pengarahan
dan Distribusi
UP Tindak
Lanjut Surat
UP Arsip
Selesai
47 UK : Unit Kearsipan
UP : Unit Pengelolaan
D. PROSEDUR PENGURUSAN SURAT KELUAR
