16 Instansi
dapat menerapkan
sistem penyimpanan
surat dan
pemeliharaan surat dengan menerapkan teori dari beberapa pendapat ilmuan dan pemerintah tentang prosedur pengelolaan surat
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Surat
Ada beberapa definisi tentang surat, diantaranya adalah 1.
Surat adalah suatu pernyataan atau ucapan tertulis terhadap satu atau beberapa orang yang tidak hadir. J. Wajong ; 1962 ; 37
2. Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau berita. Basir Barthos ; 1990 ; 36
3. Surat adalah alat komunikasi yang dibuat atau diterima oleh petugas unit
dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi instansi yang bersangkutan. Ida Nuraida ; 2008 ; 73
Jadi dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan Surat adalah suatu pernyataan yang berfungsi sebagai alat komunikasi yang berasal dari suatu
instansi kepada instansi yang lain yang berguna untuk menyampaikan suatu berita.
B. Fungsi Surat
Adapun fungsi dari surat adalah sebagai berikut : 1.
Wakil dari pengirim atau penulis, 2.
Bahan pembuktian, 3.
Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut, 4.
Alat pengukur kegiatan organisasi, 5.
Sarana memperpendek jarak fungsi abstrak. Mengingat betapa pentingnya surat yang ada, maka siapapun yang menulis
surat perlu berusaha untuk menghasilkan surat yang sempurna, agar tujuan dari isi surat dapat tercapai sesuai dengan kehendak organisasi.
17
C. Syarat Surat Yang Baik
Surat dapat dikatakan baik dan sempurna apabila meliputi dari beberapa hal sebagai berikut :
1. Obyektif dan bukan subyektif,
2. Sistematis dalam susunan isi surat,
3. Singkat, tidak bertele-tele,
4. Jelas; kepada siapa, dari mana, tentang apa,
5. Lengkap isinya,
6. Sopan, dan
7. Wujud fisik yang menarik kualitas kertas, bentuk surat, ketikan, dsb..
Untuk dapat memenuhi dan menghasilkan surat yang baik seperti pada syarat diatas, maka penulisnyapun perlu memenuhi persyaratan, antara lain :
1. Menguasai permasalah,
2. Menguasai bahasa tertulis
3. Memiliki pengetahuan tentang surat menyurat.
Basir Barthos ; 1990 ; 36
D. Macam-Macam Surat
Surat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu : 1.
Surat Berdasarkan Isinya a.
Surat Dinas
yaitu surat yang memuat persoalan kedinasan yang dibuat oleh instansi swasta maupun pemerintah.
b.
Surat Pribadi
yaitu surat yang ditulis dengan tujuan berkenalan secara resmi atau untuk keperluan kedinasan.
c.
Surat Niaga
yaitu surat yang memuat persoalan bisnis atau perdagangan yang ditulis sesuai dengan perusahaan yang terkait.
4
18 d.
Surat Sosial
yaitu surat yang dibuat oleh lembaga sosial dengan maksud kedinasan.
e.
Telegram
yang terdiri dari telegram melalui telegraf atau telegram melalui surat dengan diantar kurir.
f.
Surat Pengantar
yaitu surat berbentuk daftar yang digunakan untuk mengirim sesuatu bersama surat itu. Surat pengantar pada umumnya
disebut sebagai surat jalan. 2.
Surat Berdasarkan Keamannya a.
Surat Rahasia
yaitu surat yang isinya bersifat rahasia dan tidak boleh diketahui orang lain selain yang berkepentingan. Karena jika dibuka oleh
orang yang tidak berkepentingan dapat merugikan bagi pengirim atau penerima surat tersebut. Biasanya pada amplopnya diberi kode SRHS atau
SR. Surat ini digunakan untuk kepentingan dokumen dan isinya yang tidak boleh diketahui orang lain yang erat kaitanya dengan rahasia negara
keamanan negara. Cara pengirimanyapun menggunakan 2 dua buah amplop. Amplop pertama diberi tulisan “Sangat Rahasia”, lalu dilem.
Kemudian dimasukkan kedalam amplop biasa yang tidak diberi tanda dan tidak dilem.
b.
Surat Biasa
yaitu surat yang jika isinya diketahui oleh orang lain tidak akan berakibat merugikan pengirim atau penerima surat.
3. Surat Yang Ditinjau Dari Jumlah Penerimaannya
a.
Surat Biasa
yaitu surat yang dikirim kepada seseorang kepada seorang pejabat atau organisasi.
b.
Surat Edaran
yaitu surat yang dikirim kepada beberapa orang atau pejabat tertentu.
c.
Surat Pengumuman
yaitu surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau pejabat yanag namanya sulit dituliskan satu per satu.
E. Penulisan Surat
