18 d.
Surat Sosial
yaitu surat yang dibuat oleh lembaga sosial dengan maksud kedinasan.
e.
Telegram
yang terdiri dari telegram melalui telegraf atau telegram melalui surat dengan diantar kurir.
f.
Surat Pengantar
yaitu surat berbentuk daftar yang digunakan untuk mengirim sesuatu bersama surat itu. Surat pengantar pada umumnya
disebut sebagai surat jalan. 2.
Surat Berdasarkan Keamannya a.
Surat Rahasia
yaitu surat yang isinya bersifat rahasia dan tidak boleh diketahui orang lain selain yang berkepentingan. Karena jika dibuka oleh
orang yang tidak berkepentingan dapat merugikan bagi pengirim atau penerima surat tersebut. Biasanya pada amplopnya diberi kode SRHS atau
SR. Surat ini digunakan untuk kepentingan dokumen dan isinya yang tidak boleh diketahui orang lain yang erat kaitanya dengan rahasia negara
keamanan negara. Cara pengirimanyapun menggunakan 2 dua buah amplop. Amplop pertama diberi tulisan “Sangat Rahasia”, lalu dilem.
Kemudian dimasukkan kedalam amplop biasa yang tidak diberi tanda dan tidak dilem.
b.
Surat Biasa
yaitu surat yang jika isinya diketahui oleh orang lain tidak akan berakibat merugikan pengirim atau penerima surat.
3. Surat Yang Ditinjau Dari Jumlah Penerimaannya
a.
Surat Biasa
yaitu surat yang dikirim kepada seseorang kepada seorang pejabat atau organisasi.
b.
Surat Edaran
yaitu surat yang dikirim kepada beberapa orang atau pejabat tertentu.
c.
Surat Pengumuman
yaitu surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau pejabat yanag namanya sulit dituliskan satu per satu.
E. Penulisan Surat
Dalam penulisan atau pembuatan surat diperlukan hal-hal pengenalan bagian- bagian surat. Tanpa memahami hal itu maka kita tidak akan mampu membuat
19 sebuah surat yang baik dan benar. Surat yang kita tulis atau kita terima dari
perusahaan atau instansi lain pada umumnya dibagi menjadi beberapa bagian, antara lain adalah :
1. Kepala Surat
Kepala surat sering disebut dengan Kop Surat. Surat yang memiliki Kop Surat biasanya surat yang berasal dari instansi atau lembaga baik
pemerintah atau swasta. Tujuannya adalah memberi informasi tentang identitas perusahaannama dan alamat perusahaan.
Contoh : PT. ALFIRA PRESSINDO
Jl. Margo Mulyo No.36 Surabaya Tlp. 031- 687785 Fax. 031- 777667
2. Nomor Surat
Setiap surat resmi, baik itu surat masuk atau surat keluar pasti memiliki nomor surat. Sebab nomor dalam surat resmi sangat berguna, diantaranya
adalah : 1.
memudahkan mencari arsip surat itu kembali, 2.
memudahkan penyimpanannya, 3.
mengetahui berapa banyak surat yang ada. Contoh :
No.450PD-GK02 450 adalah nomor surat, PD adalah singkatan dari Pengajuan
Dana, GK adalah Gunung Kerinci nama instansi, 02 adalah tahun pembuatan surat
3. Tanggal Surat
Setiap surat resmi, baik itu surat masuk atau surat keluar pasti memiliki tanggal surat. Tanggal tersebut dapat memberikan informasi kapan surat
itu dibuat. Apabila penulisan surat memakai Kop Surat, maka penulisan tanggal tidak perlu didahului dengan nama tempat. Tetapi jika tidak ada
Kop Suratnya maka penulisan tanggal dapat ditambahkan nama tempat.
20 Contoh :
12 Agustus 2002 jika memakai Kop Surat
Surakarta, 12 Agustus 2002 jika tidak memakai Kop Surat
4. Lampiran
Lampiran yang dimaksud disini adalah lembaran selain surat utama yang disertakan, misalnya daftar riwayat hidup, daftar harga, brosur, pengumuman,
dsb. Lampiran harus diterangkan pada awal surat. Penulisan lampiran biasa disingkat “Lamp”. Kemudian diikuti titik dua dan diisi dengan berapa banyak
lampiran yang disertakan. Contoh :
Lamp. : 5 lima lembar. 5.
Hal atau Perihal Dalam setiap surat dinas atau resmi sebaiknya dicantumkan pokok surat
atau sering disebut “Hal atau Perihal”, penulisanya sangat berguna bagi penerima surat tersebut. Karena penerima akan dengan cepat mengetahui inti
tujuan dari surat tersebut. Penulisan hal atau perihal biasanya terletak dibawah lampiran.
Contoh : Lamp :
Hal. : Permohonan Magang
6. Alamat Surat
Setiap surat yang ditulis pasti mencantumkan nama alamat tujuan. Biasanya alamat tujuan ini ditulis pada dua tempat, yaitu pada amplop dan
didalam surat itu sendiri. Dalam penulisan alamat surat, antara penulisan yang ada pada amplop dengan yang ada pada surat itu ditulis sama, agar tidak
membingungkan penerima. Dalam menulis alamat hendaknya menjaga kesopanan dan memperhatikan jabatan seseorang yang dituju. Selain itu
dalam penulisan alamat yang dituju harus ditulis dengan selengkap- lengkapnya, karena apabila tidak lengkap maka surat tersebut dapat
dikembalikan oleh petugas pos dan giro. Di Indonesia biasanya dalam menulis
21 alamat surat pasti diawali dengan “Kepada atau Kepada Yth.“. Namun ada
pula yang hanya menggunakan “Yth” saja.
Contoh : Kepada Yth.
Kepala Direktorat Jendral Pajak Jln. Manggarai 98 Jakarta Pusat
Atau Kepada
Yth. Bapak Mentri Pendidikan Nasional Jln. WR. Supratman 10 Jakarta Pusat
7. Salam Pembuka
Dalam penulisan surat jangan lupa diawali dengan salam pembuka. Hal itu berguna menekankan kesan sopan.
Contoh : -
Dengan hormat, -
Assalamualaikum, Wr, Wb. 8.
Paragraf Pembuka Paragraf pembuka disebut juga dengan kata pendahuluan. Kalimat ini
ditulis setelah salam pembuka. Tujuannya adalah sebagai pengantar isi surat. Oleh karena itu perlu digunakan kalimat yang bisa menumbuhkan minat dan
perhatian bagi pembaca untuk mengetahui dengan segera maksud dari surat yang dikirim.
Contoh : Dengan ini kami membaritahukan bahwa ……..
Paragraf pembuka yang dibuat sebagai jawaban atau balasan surat yang telah diterima adalah
Contoh : Berhubung dengan surat bapak tanggal … No. ..
9. Paragraf Isi
22 Paragraf ini memuat tentang sesuatu yang diberitahukan, ditanyakan,
dikemukakan, diminta, dsb. Isi surat harus singkat, jelas, dan sopan. Hindari kata-kata yang tidak umum dan sulit dipahami isi dan maksud surat tersebut.
Sebab jika menggunakan kalimat atau kata yang asing, dikhawatirkan tidak akan dapat dimengerti oleh pembaca atau penerima.
10. Paragraf Penutup
Dalam penulisan surat, jika teedapat peragraf pembuka, lalu disambung dengan paragraph isi, maka haruslah diikuti pula dengan paragraph penutup.
Tanpa paragraph penutup, maka surat tidaklah lengkap. Karena paragraf penutup merupakan kunci dari isi surat. Dengan adanya paragraph penutup
berarti pembicaraan atau maksud dari surat tersebut telah selasai. Contoh :
- Sekian surat dari saya, terima kasih atas kebijaksanaan bapak.
- Kami harap hal ini mendapat perhatian saudara sepenuhnya, dan
untuk ini tidak lupa kami ucapkan terima kasih. 11.
Tanda Tangan Pengirim Dalam pembuatan surat haruslah ditandatangani oleh pembuatnya. Surat
baru dianggap sah apabila telah diberi tandatangan oleh seseorang yang berwenang untuk itu. Surat menjadi tidak sah apabila tandatangan itu diisi
oleh orang lain yang tidak memiliki kewenangan. Tandatangan dibubuhkan tepat dibawah salam penutup pada kalimat “Hormat Saya“. Pada bagian
bawah dari tandatangan ditulis nama lengkap pengirim surat. Dalam penulisan nama lengkap dibagian bawah tandatangan tidak perlu diberi tanda kurung.
Begitu pula dengan huruf kapital atau diberi garis bawah, karena semuanya itu menyalahi aturan yang berlaku.
Contoh : Budi Hartomo
= Salah BUDI HARTOMO
= Salah Budi Hartomo
= Benar 12.
Tembusan
23 Dalam pembuatan surat seringkali disertai dengan tembusan. Hal ini
dilakukan jika surat yang dibuat tersebut ditujukan selain kepada satu alamat atau kepada beberapa alamat. Biasanya tembusan surat diberikan kepada
beberapa kantor atau beberapa bagian, disamping sebagai arsip. Jika memang menggunakan tembusan, maka perlu ditambahkan tembusan.
Contoh : Tembusan :
1. Kepala Dinas Tenaga Kerja Provinsi Jawa Tengah
2. Ketua SPSI Wilayah Jawa Tengah
3. Arsip. Nanang Kustiawan ; 2003 ;
F. Prosedur Pengurusan Surat Masuk
