Prosedur Pelaksanaan Surat Menyurat Pada PT. PLN (PERSERO) Proyek Induk Pembangkit Dan Jaringan Sumatera Utara, Aceh Dan Riau

TUGAS AKHIR

PROSEDUR PELAKSANAAN SURAT MENYURAT PADA PT.

PLN (PERSERO) PROYEK INDUK PEMBANGKIT DAN

JARINGAN

SUMATERA UTARA, ACEH DAN RIAU

Oleh:

YUNITA SARAGIH 062103059

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur Penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yesus Kristus yang telah memberikan berkat dan karunia-Nya kepada Penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. Adapun maksud dari penyusunan Tugas Akhir ini adalah merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan studi Program Diploma III Kesekretariatan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini tidak luput dari kekurangan baik dari segi penyusunan, tata bahasa maupun dari segi ilmiah, mengingat keterbatasan yang dimiliki oleh Penulis, untuk itu Penulis mengharapkan kritik dan saran yang dapat menyempurnakan Tugas Akhir ini.

Selama dalam melaksanakan perkuliahan dan tahap penulisan Tugas Akhir ini, Penulis telah banyak mendapat dukungan moral, spiritual, nasehat serta dorongan dan bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu dengan segala hormat dan kerendahan hati Penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE. MBA selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan juga sebagai Dosen Pembimbing Tugas Akhir.

4. Bapak Dr. Lic. Rer.Reg. Sirojuzilam, SE selaku Dosen Wali Penulis. 5. Seluruh Dosen Pengajar dan Staf Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara.

6. Seluruh Pegawai PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR, terkhusus buat Ibu Suyatma dan Rosma Marpaung beserta Pegawai di Bagian Umum yang telah banyak memberikan informasi dan bimbingannya bagi Penulis dalam penyusunan Tugas Akhir ini.

7. Teristimewa kepada orang tua saya tercinta Jatiaman Saragih dan Rospitauli Situmeang, terima kasih yang sebesar-besarnya atas semua yang telah Bapak dan Mama berikan buat saya. Semoga saya dapat membalasnya suatu hari nanti. Amin. Dan buat abang saya Jonta E. Saragih dan adik saya Devita Saragih serta keluarga besar saya dimanapun berada terima kasih buat doa dan dukungannya I Love You All.

8. Buat POC (Priencess Of Christ) Naomi N’tik, Murni, Ndank Caem, Beta dan Tina, You are my best friends and I love you so much. Juga buat teman-teman di Program Studi DIII Kesekretariatan stambuk 2006 serta teman-teman saya dimanapun berada yang tak dapat disebutkan satu per satu terima kasih buat doa dan dukungannya.

Akhirnya Penulis mengucapkan terima kasih banyak, semoga Tugas Akhir ini memberikan manfaat bagi kita semua dan kiranya Tuhan Yesus Kristus selalu melindungi kita semua.

Medan, Juni 2009 Penulis

Yunita Saragih

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR... i

DAFTAR ISI... iv

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR... vi

DAFTAR LAMPIRAN ... vii

BAB I PENDAHULUAN... 1

A. Latar Belakang Masalah... 1

B. Perumusan Masalah... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian... 4

D. Jadwal Kegiatan ... 5

E. Sistematika Penulisan ... 6

BAB II FROFIL PERUSAHAAN ... 7

A. Sejarah Ringkas... 7

B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 9

C. Struktur Organisasi ... 10

D. Uraian Tugas ... 12

E. Kinerja Terkini ... 17

F. Rencana Kegiatan Perusahaan ... 20

BAB III PEMBAHASAN ... 22

A. Prosedur Surat Keluar ... 23

B. Prosedur Surat Masuk... 34

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 38

A. Kesimpulan ... 38

B. Saran... 39

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1.1.Jadwal Kegiatan ... 5 Tabel 2.1 Kinerja Terkini ... 17

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR ... 11

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Permohonan Izin Riset 2. Surat Balasan Izin Riset 3. Surat Keterangan Selesai Riset 4. Contoh Buku Agenda Surat Masuk 5. Contoh Buku Agenda Surat Keluar

BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) dewasa ini sangatlah pesat sehingga berpengaruh terhadap kemajuan bisnis di sektor pemerintah maupun sektor swasta. Untuk memajukan usaha bisnis tersebut diperlukan dukungan manajemen yang tepat dan untuk mengelolanya diperlukan komunikasi yang dapat menghasilkan informasi yang cepat dan tepat.

Seiring dengan kemajuan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, alat komunikasi semakin canggih, seperti Internet, Komputer, Mesin Fax, Telex, Telepon, Handphone, dan lain sebagainya memungkinkan kita dapat berkomunikasi lebih cepat dan dapat menjangkau seluruh belahan dunia. Hal ini tentu saja sangat populer khususnya bagi kalangan yang membutuhkannya. Namun demikian, tidaklah semua alat komunikasi tersebut di atas efektif dan efisien dipakai dalam setiap keadaan karena dipandang dari segi waktu dan biaya yang tentu saja cukup mahal.

Martono (1979:43) menyatakan surat merupakan alat komunikasi tertulis yang efektif, sebagai bahan dokumen penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bukti tertulis. Melalui surat kita dapat melihat citra, cerminan dan jiwa serta penunjuk keadaan dari suatu perusahaan, karena itu diperlukan ketelitian dalam menangani surat menyurat sehingga citra, cerminan dan jiwa perusahaan dapat terlihat baik.

Menurut Sumarto dan Lukas (2000:68) surat merupakan arsip yang paling banyak dikelola dalam suatu organisasi karena keberadaan organisasi tidak bisa lepas dari hubungan dengan orang atau lembaga lain. Hubungan tersebut sering diwujudkan dalam bentuk surat.

Kita dapat menemukan berbagai informasi penting dari surat yang dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan dan lain sebagainya. Penyampain secara tertulis itu menggunakan bahasa yang disebut bahasa surat. Bahasa surat adalah bahasa yang dilahirkan secara tertulis, baik, indah, rapi, sopan dan ramah (Ali dan Tanzili (2006:1).

Bratawidjaja (1992:167) menyatakan bahwa perusahaan bisnis, organisasi nonperusahaan dan instansi pemerintah, hampir setiap hari mengirim bermacam-macan surat keluar. Sebaliknya organisasi-organisasi itu juga kebanjiran surat, yang diterima dari organisasi, perusahaan ataupun dari perorangan. Perusahaan tanpa surat merupakan perusahaan yang lumpuh, sebaliknya perusahaan yang cukup banyak melaksanakan lalu lintas surat menyurat dan melaksanakannya dengan sebaik-baiknya, pertanda bahwa perusahaan tersebut adalah perusahaan yang subur.

Penanganan surat menyurat terbagi atas penanganan surat masuk dan penganan surat keluar. Penganan surat masuk memerlukan ketelitian mulai dari penerimaan surat, pembukaan surat, pengagendaan surat, penyortiran surat hingga pendistribusian surat. Begitu juga dengan penanganan surat keluar mulai dari pembuatan surat hingga pengiriman surat. Ratnawati dan Sunarto (2006:54) menyatakan bahwa pengurusan pengiriman surat mencakup segala kerjaan yang

berkaitan dengan pengiriman surat: memasukkan ke dalam amplop, memberi perangko dan mengeposkan atau menyerahkan surat yang sudah diamplopi kepada petugas pengirim surat untuk diberi perangko dan diposkan. Surat keluar merupakan data perusahaan yang dapat memberikan reputasi yang baik bagi perusahaan bila surat sampai ketujuan tepat pada waktunya.

Melihat peranan surat yang sangat penting maka sudah selayaknya suatu perusahaan mengadakan penanganan khusus terhadap kegiatan surat menyurat. Sistem penanganan surat menyurat dalam situasi perusahaan meliputi berbagai pekerjaan kantor yang dilakukan oleh seseorang atau lebih karyawan yang perlu disusun atau diatur secara benar.

Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian mengenai pengelolaan surat menyurat dengan judul “ PROSEDUR PELAKSANAAN SURAT MENYURAT PADA PT PLN (PERSERO) PROYEK INDUK PEMBANGKIT DAN JARINGAN SUMATERA UTARA, ACEH DAN RIAU ”.

B. Perumusan Masalah

Untuk mempermudah pembahasan agar tidak menyimpang dari materi, maka penulis membuat suatu rumusan masalah. Adapun perumusan masalah tersebut adalah :

1. Bagaimana Prosedur Pelaksanaan Surat Menyurat pada PT PLN (Persero) Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara, Aceh dan Riau.

2. Bagaimana permasalahan yang dihadapi oleh PT PLN (Persero) Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara, Aceh dan Riau.

3. Bagaimana peran surat menyurat sebagai jalur komunikasi pada PT PLN (Persero) Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara, Aceh dan Riau.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk :

a. Mengetahui prosedur pelaksanaan surat menyurat pada PT PLN (Persero) Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara, Aceh dan Riau. b. Mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh PT PLN (Persero) Proyek

Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara, Aceh dan Riau dalam penanganan surat menyurat.

c. Mengetahui sejauh mana peranan pelaksanaan surat menyurat sebagai jalur komunikasi bagi kelancaran operasional kantor pada PT PLN (Persero) Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara, Aceh dan Riau.

2. Manfaat Penelitian

a. Sebagai masukan bagi PT PLN (Persro) Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumater Utara, Aceh dan Riau dalam meningkatkan penanganan terhadap surat menyurat.

b. Menambah wawasan bagi penulis dalam penanganan surat menyurat pada PT PLN (Persero) Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara, Aceh dan Riau.

c. Sebagai referensi bagi peneliti selanjutnya yang bertemakan sama dengan Tugas Akhir ini.

D. Jadwal Kegiatan

Penulis membuat jadwal riset dengan maksud agar setiap rencana kegiatan penelitian dapat teratur dan selesai tepat pada waktu yang telah ditentukan. Adapun tempat penulis melakukan riset adalah di PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR Jl. Dr. Cipto No 12 Medan pada tanggal 20 April 2009 sampai dengan tanggal 04 Mei 2009. Adapun jadwal kegiatan lebih rinci dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini:

Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan

Minggu ke:

No Kegiatan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Pengajuan judul

2. Riset ke PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR Medan

3. Pengumpulan data

4. Analisis data

5. Pembuatan Tugas Akhir

6. Penyempurnaan Tugas Akhir

6

E. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan Tugas Akhir ini adalah : 1. BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini akan dibahas latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian dan jadwal penelitian yang merupakan pendahuluan dari Tugas Akhir ini.

2. BAB II PROFIL PERUSAHAAN

Pada bab ini akan dibahas tentang sejarah ringkas perusahaan, jenis usaha/kegiatan, struktur organisasi, uraian tugas, kinerja terkini perusahaan dan rencana kegiatan perusahaan.

3. BAB III PEMBAHASAN

Pada bab ini akan dibahas pembahasan yang berisikan prosedur surat keluar dan prosedur surat masuk.

4. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran berdasarkan pada topik atau tema penulisa Tugas Akhir ini.

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

A. Sejarah Ringkas

Listrik mulai dikenal di Indonesia pada akhir abad ke-19. Pada saat perusahaan Belanda mendirikan Pembangkit Tenaga Listrik untuk keperluan sendiri. Pada saat itu penyediaan tenaga listrik di negara kita dikelola oleh beberapa perusahaan, salah satunya adalah NV OGEM (Overzese Gase dan

Electrities Maathappy) yang berpusat di negara Belanda, sedangkan di Indonesia berpusat di Jakarta.

Setelah Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia, para karyawan listrik bertekad untuk mengambil alih perusahaan listrik dari kekuasaan Jepang, dan semua personil dalam perusahaan listrik yang telah diambil alih oleh orang -orang Jepang. Dengan jatuhnya Jepang ke tangan Sekutu maka kesempatan yang baik itu dimanfaatkan oleh pemuda dan buruh listrik dan gas untuk mengambil alih perusahaan listrik dan gas yang dikuasai Jepang.

Akhirnya berdasarkan Penetapan Pemerintah No.1 tanggal 27 Oktober 1945 dibentuklah Jawatan Listrik dan Gas. Tujuannya untuk mengkoordinir dan merebut perusahaan listrik dan gas dari tangan Jepang yang pada waktu itu berpusat di Yogyakarta. Maka pada tahun 1958 Perusahaan Listrik NV OGEM dinasionalisasikan menjadi Perusahaan Negara dengan nama PGLN (Perusahaan Gas dan Listrik Negara). Begitu juga dengan NV OGEM yang berada di Sumatera

Utara yang kemudian diubah lagi menjadi Eksploitasi II. Pada tahun 1966 dibentuklah Pembangkit Listrik Negara Pembangunan di Sumatera Utara.

Pembangkit Listirik Negara Eksplitasi II diubah menjadi Pembangkit Listrik Negara Wilayah II SUMUT pada tahun 1975, begitu juga dengan Pembangkit Listrik Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara yang berfungsi sebagai pelaksana pembangunan proyek–proyek besar sebagai pusat pembangkit dan jaringan transmisi, sedangkan Pembangkit Listrik Negara Wilayah II berfungsi untuk mendistribusikan arus listrik pada komsumen.

Selanjutnya pada tahun 1994 Pembangkit Listrik Negara Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan diubah menjadi PT Pembangkit Listrik Negara (Persero) Proyek Induk dan Jaringan Sumatera Utara, Aceh dan Riau (PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR). Dengan adanya perubahan nama ini maka ruang lingkup kerja PT PLN (Persero) Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan tidak hanya terbatas di Sumatera Utara saja tetapi juga meliputi daerah Aceh dan Riau.

PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR dalam kegiatannya berusaha untuk menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum dan mengusahakan tenaga listrik dalam jumlah dan mutu yang memadai sesuai dengan undang–undang yang berlaku, dengan tujuan untuk mencari keuntungan atau laba yang berdasarkan peraturan pembangunan guna mendukung program pemerintah, selain itun juga bertujuan untuk meningkatkan kesejahteraan dan kemakmuran rakyat secara adil dan merata serta mendorong peningkatan kegiatan ekonomi baik di kota maupun di pedesaan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Pada PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR merupakan perusahaan yang memiliki jenis usaha di bidang pelistrikan, yaitu menyediakan listrik untuk kepentingan konsumen di daerah Sumatera Utara, Aceh dan Riau.

PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR memiliki maksud dan tujuan dalam kegiatan usahanya, yaitu :

1. Menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum dan sekaligus menumpuk keuntungan berdasarkan prinsip pengelolaan perusahaan. 2. Mengusahakan penyediaan tenaga tenaga listrik dalam jumlah dan

mutu yang memadai dengan tujuan untuk :

a) Meningkatkan kesejahteraan dan kemakmuran rakyat secara adil dan merata serta mendorong peningkatan ekonomi.

b) Mengusahakan keuntungan agar dapat membiayai pengembangan penyediaan tenaga listrik untuk melayani kebutuhan masyarakat. c) Merintis kegiatan-kegiatan usaha penyediaan tenaga listrik.

d) Menyelenggarakan usaha lain yang menunjang usaha penyediaan tenaga listrik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Adapun visi dan misi dari PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR adalah : VISI :

1. Mempertahankan posisi sebagai Market Leader Listrik. 2. Mewujudkan perusahan setara kelas dunia.

4. Aktivitas usaha akrab dengan lingkungan. MISI :

1. Memberikan kontribusi dalam pembangunan nasional. 2. Melakukan usaha sesuai dengan kaedah ekonomi yang sehat.

3. Memperhatikan kepentingan Stake Holder.

4. Menjaga kualitas produk. 5. Memuaskan pelanggan.

Motto PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR adalah “ Listrik untuk kehidupan yang lebih baik (Electricity for a better life) ”.

C. Struktur Organisasi

Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antar setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR memiliki struktur organisasi yang ditetapkan sesuai dengan SK Direktur PT PLN No.154.K/010/DIR/2004 yang menganut struktur organisasi garis dan staf (line and staf organization) yang sesuai dengan kondisi perusahaan. Bagan struktur organisasi dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini.

GENE RAL MAN AGER M. REN. UMU M M.BID ANG OPER ASI M. SDM, ADM & KEU BEND AHA-RAW AN AUDI T INTE RNAL MAN. PROR ING DM. ADM. KONT RAK DM. PENG ENDA LIAN ASS. M.PEN GEN& PERT AHAN ASS. M.TE KNIK ASS.M .SDM, ADM & KEU DM. REN. UMU M DM.R EN. ELEK TROM EKAN DM. REN. SIPIL DM. LOGIS TIK DM. SDM DM. UMU M DM. KEUA NGAN DM. AKUN TANSI

D. Uraian Tugas

Uraian fungsi dan tugas pokok PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR adalah sebagai berikut :

1. General Manager

Bertanggung jawab atas pengelolaan kegiatan proyek pembangunan pembangkit dan jaringan tenaga listrik sesuai yang tercantum dalam Daftar Isian Proyek (DIP), Petunjuk Opersional (PO) dan Anggaran Investasi (AI) serta bertanggung jawab terhadap biaya. Jadwal dan mutu sesuai target kinerja Proyek Induk dengan rincian tugas pokok sebagai berikut :

1. Menetapkan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) Proyek Induk.

2. Mengelola kegiatan proyek dan berindak sebagai wakil pemilik (Owner).

3. Menetapkan sistem manajemen kinerja dan sistem manajemen mutu Proyek Induk serta pengendaliannya.

4. Mengembangkan hubungan kerja sama dengan pihak lain untuk kelancaran dan keberhasilan penyelesaian proyek.

5. Mengembangkan dan memelihara kompetensi organisasi dalam bidang Proyek Induk.

6. Mengembankan strategi dan kebijakan pokok untuk meningkatkan kerja Proyek Induk.

7. Memastikan kelancaran koordinasi dan Service Level Agreement

(SLA) dengan PT PLN (Persero) Jasa Manajemen Kontruksi.

2. Bidang Perencanaan

Bertanggung jawab atas tersedianya perencanaan kerja atas pelaksanaan kegiatan perencanaan umum dan lingkungan hidup, dengan rincian tugas pokok sebagai berikut :

1. Menyusun Rencan Kerja dan Anggaran (RKA) Proyek Induk tahunan. 2. Melaksanakan evaluasi kinerja, serta sosialisasi penerapannya kepada

organisasi proyek.

3. Merencanakan dan mengelola kegiatan pembebasan tanah dan mengelola kegiatan Soil Investigation.

4. Menyiapkan AMDAL, UPL dan RKL serta perijinan. 5. Mengelola dan membina sistem manajemen mutu.

6. Merumuskan standar produk/materi serta membina penerapannya. 7. Melaksanakan perencanaan proyek yang sinergi dengan koordinasi

bersama Jasa Manajemen Konstruksi.

8. Menetapkan Laporan Manajemen Proyek Induk. 3. Bidang Operasi

Bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan kontruksi pembangunan proyek pembangkit dan, dengan rincian tugas pokok adalah sebagai berikut :

1. Menyusun rencana kerja staf operasi sesuai rencana kerja Proyek Induk.

2. Merumuskan dan mengevaluasi kinerja bidang serta sosialisasi penerapannya.

3. Mengkoordinasikan kegiatan pengadaan dan pengendalian sarana kerja proyek sesuai dengan kontrak agar tepat waktu dan sesuai kualitas dan kuantitas.

4. Mengkoordinasikan kegiatan pelaksanaan administrasi teknik, meliputi administrasi tenaga asing, kontrak-kontarak dan berita acara pembayaran.

5. Membina hubungan kerja dengan instansi terkait untuk kelancaran tugas.

6. Melaksanakan pemantauan kemajuan proyek secara berkala untuk menghindari keterlambatan.

7. Mengelola penerimaan dan pengeluaran barang serta tata usaha gudang.

8. Membuat Laporan Manajemen sesuai bidangnya. 4. Bidang SDM, Administrasi dan Keuangan

Bertanggung jawab atas pengelolaan SDM, Administrasi dan Keuangan dalam mencapai target kineja Proyek Induk, dengan rincian tugas pokok sebagai berikut :

1. Merencanakan jenjang karir dan siklus karir untuk sumber daya manusia tingkat pelaksana di Proyek Induk.

2. Melaksanakan manajemen SDM berbasis kompetensi dalam hal penempatan posisi SDM, penilaian untuk kinerja pegawai serta pendidikan dan pelatihan.

3. Melaksanakan tata usaha kepegawaian dalam hal remunerasi dan mutasi data kepegawaian.

4. Melaksanakan pekerjaan kesekretariatan dan pengelolaan keluar masuk surat serta menjamin kerahasiaannya.

5. Mengelola sistem informasi dan memelihara peralatan perangkat kerasnya.

6. Melaksanakan penyediaan dan pemeliharaan peralatan sarana kantor. 7. Melaksanakan pengendalian aliran kas penerimaan dan pengeluaran

serta membuat laporan rekonsiliasi keuangan.

8. Melakukan pengelolaan keuangan berdasarkan kegitan Proyek Induk. 9. Melaksanakan kegiatan akuntansi biaya, PDP dan aktiva tetap.

10.Melaksanakan pembayaran sesuai penyelesaian pekerjaan Proyek Induk.

11.Menetapkan Laporan Manajemen di bidangnya. 5. Audit Internal

Bertanggung jawab atas penyelenggaraan audit manajemen untuk menjamin pencapaian target kinerja unit Proyek Induk sesuai penetapan Direksi, , dengan rincian tugas pokok sebagai berikut :

1. Merumuskan program kerja pemeriksaan tahunan sesuai program kerja Proyek Induk.

2. Melaksanakan audit internal, meliputi pelaksanaan keiatan Proyek Induk, keuangan, sistem sumber daya manusia dan administrasi.

3. Merumuskan masukan dan rekomendasi yang menyangkut proses manajemen dan operasional.

4. Memantau tindak lanjut temuan hasil audit internal. 5. Menetapkan laporan hasil audit internal.

6. Proyek Pembangkit

Bertanggung jawab atas pengelolaan kegiatan Proyek Pembangkit sesuai kontrak dengan menggunakan Jasa Manajemen Konstruksi sebagai bagian pencapaian target kinerja proyek dengan rincian tugas pokok sebagai berikut :

1. Koordinasi pengawasan dan pengendalian teknik dan administrasi dengan unit jasa manajemen konstruksi.

2. Melaksanakan kegiatan proyek dengan fungsi sebagai pendelegasian wakil pemilik (Owner) dari Proyek Induk.

3. Menyusun basic communication dengan pihak pengguna jasa dan setiap pihak terkait.

4. Mengevaluasi rekomendasi penyempurnaan pekerjaan proyek dari pihak jasa manajemen konstruksi untuk proses amandemen dengan pihak konstruksi.

5. Menetapkan laporan manajemen Proyek Pembangkit. 7. Proyek Jaringan

Bertanggung jawab atas pengelolaan Proyek Jaringan sesuai kontrak dengan menggunakan jasa manajemen konstruksi sebagai bagian pencapaian target kinerja proyek, dengan rincian tugas pokok sebagai berikut :

1. Koordinasi pengawasan dan pengendalian teknik dan administrasi dengan unit jasa manajemen konstruksi.

2. Melaksanakan kegiatan proyek dengan fungsi sebagai pendelegasian wakil pemilik (Owner) dari Proyek Induk.

3. Menyusun basic communication dengan pihak pengguna jasa dan setiap pihak terkait.

4. Mengevaluasi rekomendasi penyempurnaan pekerjaan proyek dari pihak jasa manajemen konstruksi untuk proses amandemen dengan pihak konstruksi.

5. Menugaskan pengawasan mutu, tertib biaya dan ketetapan waktu pelaksanaan proyek terhadap setiap pihak pelaksana konstruksi dan pihak jasa manajemen konstruksi.

E. Kinerja Terkini

Adapun daftar kinerja terkini dari PT PLN PIKITRING SUAR seara rinci dapat dilihat pada Tabel 2.1 berikut ini:

Tabel 2.1. Kinerja Terkini

Strategi KPI DiIRKON Kegiatan Target Keterangan Pengen

dalian Volume BBM

Maksimum 7,9 juta kilo liter

R Penyelesian Proyek PLTU Labuhan Angin

# II COD April 09 # I COD

Juni 09 Sesuai Kontrak (Amandeme n 9) Terlambat karena kerusakan pada LP Turbin

Pek T/L275kV Asahan I- Simangkuk, Progres 100% Energize Desember 09 Mengurangi penggunaan BBM di Sistem Sumatera dengan masuknya PLTA Asahan Pek T/L 150kV Simangkuk- Porsea Progres 100% Menyalurka n daya dari PLTA

Asahan I ke Sistem 150kV Sumatera Ekstention GI Porsea Progres 80% Menyalurka n daya dari PLTA Asahan I ke Sistem 150kV Sumatera GI 275/150kV Simangkuk Progres 80% Menyalurka n daya dari PLTA

Asahan I ke Sistem 150kV Sumatera IBT 275/150kV Progres fisik 20% Menyalurka n daya dari PLTA

Asahan I ke Sistem 150kV Sumatera Pek T/L 275kV Meulaboh-Sigli Progres 85% Mengurangi pemakaian BBM untuk sistem Sumatera yang disalurkan ke NAD

Pek T/L 275kV Binjai-Galang Progres 60% Memperkua t Sistem back bone Sumatera dan meningkatk an keandalan Pek T/L 275kV Galang-Simangkuk Progres 60% Memperkua t Sistem back bone Sumatera dan meningkatk an keandalan Pek T/L 275kV Simangkuk-Sarulla Progres 65% Memperkua t Sistem back bone Sumatera dan meningkatk an keandalan Pek T/L 275kV Sarulla-Padang Sidempuan Progres 70% Memperkua t Sistem back bone Sumatera dan meningkatk an keandalan Efisiens i Biaya Admini strasi Penghemata n 14% (Rp.600M) terhadap realisasi 2008 A Mengendalika n biaya rutin(Adm & Pem) selama tahun anggaran 2009 Maksimu m Rp. 29.869.31 5.000,- Tidak termasuk biaya SDM (Penghemat an sebesar Rp. 2,99 M) APBN : tidak

ada kerja tambahan Efisiens i Biaya Proyek (APBN/ APLN/ LOAN Penyelesaia n proyek tepat waktu dan tidak melebihi anggaran A/R

APLN : kerja tambah <10%

F. Rencana Kegiatan Perusahaan 1. Penanganan Surat Masuk

Prosedur penanganan surat masuk pada PT. Kereta Api terdiri dari beberapa tahap, yaitu :

a. Menyeleksi surat masuk yang dialamatkan atau ditujukan kepada pimpinan. Surat masuk diseleksi berdasarkan jenis surat tersebut. Langkah pertama memisahkan surat-surat bisnis yang penting dengan surat-surat pribadi. untuk pemprosesan secepatnya.

b. Mencatat surat masuk kedalam buku agenda surat masuk dengan mencatat nomor agenda, nomor surat, tanggal surat, perihal, dari, tembusan dan keterangan.

c. Memasukkan surat yang telah dicatat ke dalam agenda surat masuk (buku yang berisi surat-surat yang akan didisposisikan) untuk diserahkan kepada pimpinan untuk ditandatangani.

d. Surat masuk yang telah diberi disposisi oleh pimpinan dicopy untuk didistribusikan kepada unit kerja yang tercantum dalam disposisi tersebut. Surat yang didistribusikan harus dicatat dan ditandatangani ke dalam buku oleh penerima surat.

e. Kemudian surat masuk yang asli segera disimpan ke dalam file sebagai arsip.

2. Penanganan Surat Keluar

Prosedur penanganan surat keluar pada PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR surat sebagai berikut :

21

a. Mencatat nomor surat masuk kedalam buku agenda surat keluar, dengan mencatat nomor agenda, nomor surat, tanggal surat, kepada, perihal surat, tembusan dan keterangan.

b. Surat yang telah diberi nomor dan dikonsep dimasukkan kedalam agenda surat keluar (buku yang berisi surat-surat yang akan ditandatangani oleh pimpinan) kemudian diserahkan kepada pimpinan untuk ditandatangani.

c. Setelah surat ditanda tangani oleh pimpinan, surat tersebut dicopy untuk

file divisi dan yang asli dikirim kepada penerima surat. Pengirim surat antar divisi harus dicatat dan di tandatanggani kedalam buku ekspedisi oleh penerima.

d. Pengirim surat melalui pos dikonfirmasikan kepada penerima melalui telopon atau e-mail untuk mengetahui surat tersebut sudah dikirim atau belum dikirim.

e. Setelah dikonfirmasi kepada penerima, surat tersebut disimpan ke dalam

file sebagai arsip.

Melalui penanganan surat masuk dan keluar yang baik dapat mendukung untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah direncanakan PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR memberikan penanganan khusus dalam hal penanganan surat masuk dan keluar agar komunikasi dan kegiatan perusahaan tidak mengalami hambatan. Keseriusan ini ditunjukkan dengan adanya buku Tata Laksana Surat dan Kearsipan.

BAB III

PEMBAHASAN

Surat merupakan sarana komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pelaksanaan tugas-tugas umum di lingkungan PT PLN (Persero) khususnya PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR. Seorang Deputi Manajer di masing-masing dapat memberikan tugas ataupun perintah kepada bawahannya melalui surat, keluhan pelanggan yang dapat disampaikan melalui surat, informasi promosi jabatan, kenaikan gaji dan informasi penting lainnya yang disampaikan melalui surat. Informasi surat berawal dari tahap penciptaan, berlanjut dengan tahap penggunaan dan berakhir dengan tahap pelestarian.

Surat dapat memperlancar kegiatan operasional PT PLN (Persero) Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara, Aceh dan Riau. Penanganan surat menyurat ini juga sering mengalami berbagai masalah seperti terlambatnya penyampaian surat yang akan dikirim dari konseptor ke Bagian Umum, sehingga proses pengiriman surat terhambat dan penomoran surat yang terkadang tidak berurutan dan tidak sesuai dengan tanggal penerbitan surat. Untuk itu PT PLN (Persero) membuat suatu buku yang mengatur tata laksana surat menyurat di lingkungan PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR. Buku tersebut dibuat sejak tahun 1966 dengan judul Pedoman dan Petunjuk Surat Dinas No.A1/1966, yang kemudian diganti menjadi Keputusan Direksi PLN No.026/DIR/1989, kemudian disempurnakan dengan Keputusan Direksi PT PLN (Persero) No.045.K/041/DIR/1998 tentang Tata Laksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero).

A. Prosedur Surat Keluar 1. Jenis Surat

Surat sebagai sarana komunikasi kedinasan pada PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR, berdasarkan jenisnya dibedakan atas :

a. Surat

1. Surat Ekstern yaitu surat yang ditujukan satu (tunggal) atau lebih (kolektif) kepada satuan organisasi, instansi pemerintah, swasta atau.

2. Nota Dinas yaitu surat yang diperuntukkan sebagai sarana komunikasi di dalam lingkungan satuan organisasi dan dipergunakan sesuai dengan hirarki yang berlaku.

3. Surat khusus. b. Produk Hukum

Surat yang memiliki ruang lingkup sebagai dasar hukum dalam pelaksanaan tugas di PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR, berisi ketentuan-ketentuan yang bersifat pengaturan atau penetapan tentang sesuatu hal yang mengikat dan wajib dilaksanakan baik seluruh maupun sebagian satuan organisasi, swasta maupun perorangan yang terdiri dari :

1) Keputusan (K). 2) Instruksi (I). 3) Edaran (E).

4) Pengumuman (Pm). 5) Pembritahuan (Pt).

c. Produk Media Baru

Produk media baru merupakan tata cara komunikasi baik formal maupun informal faxilmile, dan file transfer protocol (FTP).

Seiring dengan perkembangan teknologi, fasilitas media baru seperti telex, telegram dan radiogram tidak digunakan lagi pada PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR.

2. Sifat Surat a.Tingkat Keaslian

1. Asli yaitu lembaran yang ditujukan kepada pejabat/instansi sebagaimana tercantum pada alamat yang dituju atau lembaran yang dinyatakan asli.

2. Tembusan yaitu lembaran yang terkena karbon atau alat copy lainnya atau tembusan serupa yang dinyatakan sebagai tembusan.

3. Salinan yaitu lembaran hasil penggandaan yang dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang.

4. Petikan yaitu lembaran berisi beberapa bagian/kalimat/hal yang diambil dari surat asli dan dilegalisasi oleh pihak yang berwenang. b. Bobot Informasi

1. Surat penting yang berisikan hal-hal strategis, kebijakan dan operasional.

2. Surat biasa yang berisikan hal-hal yang bersifat rutin.

c. Penagamanan Informasi

1. Sangat rahasia yaitu surat yang informasinya membutuhkan pengamanan yang tertinggi dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya.

2. Rahasia yaitu surat yang informasinya berhubungan dengan kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

3. Terbatas yaitu surat yang informasinya berhubungan dengan tugas khusus kedinasan dan hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang. 4. Biasa yaitu surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus. d. Penyampaian Surat

1. Sangat segera yaitu surat yang penyampaiannya harus segera dilakukan pada hari yang sama dengan waktu penandatanganan surat. 2. Segera yaitu surat yang penyampaiannya dilakukan secepat mungkin

setelah surat ditandatangani.

3. Biasa yaitu surat yang penyampaiannya sesuai dengan jadwal pengiriman yang ada.

3. Pengamanan Surat

Pengamanan surat mencakup kegiatan pengamanan/menjaga kerahasiaan baik dari segi fisik maupun informasinya. Pada prinsipnya pengamanan surat mulai dari pembuatan rancangan/konsep, penentuan format, penggunaan kertas, pengetikan, pembubuhan paraf dan pengesahan serta penyampaian kepada alamat yang dituju.

4. Wewenang Penandatanganan Surat

Wewenang penandatanganan surat adalah wewenang yang dimiliki oleh pejabat untuk menandatangani surat sesuai dengan ruang lingkup, batas wewenang dan tanggung jawab jabatannya.

a. Wewenang Langsung

a.1. Penandatanganan Surat Produk Hukum 1. Keputusan

a. Pusat organisasi ditandatangani oleh Direksi. b. Unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan. c. Sub unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan. 2. Instruksi

a. Instruksi hanya diterbitkan oleh pusat organisasi dan ditandatangani oleh Direksi.

3. Edaran

a. Pusat organisasi ditandatangani oleh Direksi. b. Unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan. 4. Pengumuman

a. Pusat organisasi ditandatangani oleh Direksi atau Pejabat Struktural satu tingkat di bawah Direksi.

b. Unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan atau Pejabat Struktural satu tingkat di bawah Pimpinan.

c. Sub unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan. d. Sub-sub unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan.

5. Pemberitahuan

a. Pusat organisasi ditandatangani oleh Direksi atau Pejabat Struktural sampai dengan dua tingkat di bawah Direksi.

b. Unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan atau Pejabat Stuktural satu tingkat di bawah Pimpinan.

c. Sub unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan. d. Sub-sub unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan. a.2. Penandatanganan Surat Ekstern dan Intern

1. Surat Ekstern

a. Pusat organisasi ditandatangani oleh Direksi, Pejabat Struktural sampai dengan dua tingkat di bawah Direksi dan Pejabat Fungsional Ahli Utama/setara.

b. Sub organisasi ditandatangani oleh Pimpinan dan Pejabat Struktural sampai dengan satu tingkat di bawah Pimpinan.

c. Sub unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan. d. Sub-sub unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan. 2. Surat Intern

a. Surat dari pusat organisasi, unit organisasi, sub unit organisasi dan sub-sub unit organisasi ditandatangani oleh Pejabat Struktural dan Pejabat Fungsional Ahli.

a.3. Surat Bentuk Khusus

Surat bentuk khusus, wewenang penerbitnnya dan penandatanganannya diatur sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab jabatannya atau sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

b. Wewenang Pelimpahan

Wewenang pelimpahan adalah wewenang penadatanganan surat yang dimiliki oleh pejabat untuk menandatangani surat, karena mendapat pelimpahan wewenang dari pejabat atasannya atau pejabat setingkat, untuk seluruh atau sebagian kewenangan dengan maksud untuk kelancaran dan ketertiban alur komunikasi administrasi.

b.1. Pejabat Pelaksana Tugas Harian ( PH )

PH adalah pejabat yang diberi wewenang sementara untuk menandatangani surat/dokumen yang ditujukan antar satuan organisasi kepada pihak ketiga atau untuk penggunaan intern satuan organisasi yang bersangkutan dari pejabat yang berwewenang.

b.2. Atas Nama

Atas nama adalah pelimpahan wewenang dari pejabat yang berwewenang kepada pejabat di bawahnya, atas sebagian hak dan kewajibannya untuk menandatangani surat/dokuman yang ditujukan antar satuan organisasi, kepada pihak ketiiga atau untuk penggunaan intern satuan organisasi yang bersangkutan b.3. Kuasa

Kuasa adalah pelimpahan wewenang khusus dari seseorang pejabat kepada pejabat lain, baik setingkat maupun pejabat di bawahnya atau kepada pihak lain

untuk menandatangani surat/dokumen lain yang materi suratnya mengenai sengketa di Pengadilan.

5. Standarisasi a. Lambang/Logo

Lambang/logo PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR yang dicantumkan pada blanko surat, amplop atau sarana komunikasi kedinasan lainnya tetap berpedoman pada ketentuan yang berlaku dan tidak dibenarkan menambahkan lambang/logo lain.

b. Penggunaan Kertas

Pengadaan kertas dan sarana pendukung lainnya yang dikenal secara umum sebagai Alat Tulis Kantor (ATK) merupakan faktor yang tidak dapat dipisahkan dalam prosedur surat menyurat. Dengan demikian penggunaan bahan-bahan tersebut perlu diatur dalam prosedur pelaksanaan surat menyurat untuk pengendalian pengadaan ATK baik dari segi biaya maupun kualitasnya.

b.1. Ukuran dan Jenis Kertas

Untuk keseragaman pelaksanaan prosedur surat menyurat maka standar dan ukuran kertas perlu ditentukan. Hal ini selain dikaitkan dengan standarisasi peralatan kantor, juga didasarkan pada materi muatan informasi masing-masing jenis surat dan daya tampung masing-masing ukuran kertas yang berbeda.

b.2. Tingkat Keasaman Kertas

Untuk jenis surat yang dirancang berjangka simpan panjang/permanen, digunakan kertas yang bebas asam dan bebas legnin. Apabila kemungkinan ini

tidak dapat dipenuhi atau dilaksanakan, maka sebaiknya kertas yang dipergunakan memiliki tingkat keasaman ( pH ) 6,5–8,5.

c. Bentuk Surat

Bentuk surat baik yang memiliki ruang ekstern maupun intern, menyangkut tata letak atau posisi susunan bagian-bagian surat. Dilihat dari teknik pengetikan dengan mempertimbangkan prinsip daya guna dan hasil guna yang didasarkan pada keterpaduan faktor kemudahan, kehematan dan keserasian, PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR menggunakan bentuk setengah lurus (semi block style), dengan jenis huruf Arial atau Times New Roman atau Univers ukuran 10/11.

d. Cap Dinas

Cap dinas (stempel) adalah cap yang digunakan sebagai unsur sahnya surat dinas. Cap dinas terdiri dari :

1. Cap Dinas Direksi. 2. Cap Dinas Kantor Pusat.

3. Cap Dinas Unit Organisasi/Sub Organisasi/Sub-sub Unit Organisasi. Untuk menjaga hal-hal yang tidak diinginkan, maka cap dinas dipegang oleh unit Tata Usaha atau pejabat lainnya yang ditunjuk.

Cap dinas dibubuhkan di atas tanda tangan sebelah kiri. Apabila surat ditandatangani di atas materai maka cap harus dibubuhkan kira-kira seperempat di atas materai sebelah kiri bawah.

Tanda tangan yang berhak dibubuhi cap dinas adalah tanda tangan pejabat yang mempunyai wewenang langsung dan atau pejabat yang menerima

pelimpahan wewenang menandatangani surat. Warna tinta cap dinas yang dipakai adalah warna ungu.

e. Amplop

Untuk amplop yang dapat digunakan sesuai standar ukuran sampul surat dengan bahan kertas “ Casing “ berwarna coklat. Kepala amplop adalah sama dengan kepala surat ekstern dan logo tidak berwarna.

6. Pengolahan Surat Keluar

a. Tata Cara Penerbitan Surat Keluar

Surat keluar yaitu surat yang ditujukan kepada satuan administrasi Instansi

Pemerintah, swasta maupun perorangan. Penyelesaian surat keluar pada PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR meliputi surat Produk Hukum, Surat Ekstern dan

Intern, dan Surat Bentuk Khusus. 1. Alur Penerbitan

a. Rancangan

Rancangan dibuat oleh konseptor menggunakan formulir pengendalian konsep. Perumusan rancangan dikoordinasikan oleh konseptor.

b. Penetapan

Penetapan hasil perumusan rancangan tersebut diparaf oleh konseptor untuk mendapatkan penetapan dari pejabat yang berwenang, kemudian rancangan tersebut diketik rangkap dua dalam bentuk asli oleh konseptor.

c. Pengesahan

1. Rancangan yang telah mendapat penetapan, ditandatangani oleh pejabat yang berwenang setelah lembar asli kedua diparaf pada setiap halaman sebelah kanan bawah oleh konseptor dan pejabat bidang hukum.

2. Pemberian nomor berpedoman pada tata cara seperti yang telah ditentukan dan dilakukan oleh Unit Tata Usaha, setelah ditandatangani.

3. Pemberian cap dinas dilakukan oleh Unit Tata Usaha hanya pada lembar asli kedua dan pada hasil penggandaan.

4. Lembar asli pertama tidak diberi cap dinas, dengan maksud untuk keperluan penggandaan ulang jika sewaktu-waktu diperlukan. 5. Lembar asli pertama disimpan oleh Unit Tata Usahas sedangkan

lembar asli kedua disimpan oleh konseptor.

d. Penggandaan dan pengiriman surat dipusatkan pada Unit Tata Usaha. e. Penyimpanan lembar asli pertama berikut rancangannya disimpan oleh

Unit Tata Usaha dan lembar kedua disimpan oleh konseptor. 2. Format

a. Judul/Kepala meliputi 1. Kepala surat.

2. Bentuk penuangan diikuti dengan sebutan jabatan dan nama organisasi pejabat penandatangan.

3. Nomor urut dan tahun.

4. Tentang. b. Isi

c. Penutup

1. Nama tempat.

2. Tanggal, bulan dan tahun. 3. Sebutan jabatan.

4. Tanda tangan pejabat dan nama pejabat penandatangan. 5. Cap dinas dan tembusan (bila diperlukan).

3. Pengetikan b. Kode Masalah

Pemberian kode masalah bertujuan untuk mempermudah identifikasi atau pengenalan surat.

Kode 0 = Manajemen Kode 1 = Ketenagalistrikan

Kode 2 = Penelitian dan Pengembangan Kode 3 = Pendidikan dan Pelatihan Kode 4 = SDM dan Organisasi Kode 5 = Keuangan

Kode 6 = Logistik

Adapun pemberian kode masalah untuk surat keluar adalah sebagai berikut:

Keterangan : 1 = Nomor Urut

2 = Bentuk penuangan berupa huruf 3 = Kode jabatan berupa huruf 4 = Tahun penbuatan (empat angka) c. Nomor Surat

Pemberian nomor surat dipusatkan pada Unit Tata Usaha.

B. Prosedur Surat Masuk

Setiap surat atau dokumen-dokumen lain yang diterima oleh perusahaan mempunyai nilai yang sangat berharga baik sebagai bukti dalam kantor, alat komunikasi ataupun alat pembuktian lainnya yang menunjukkan adanya kegiatan yang hidup dalam kantor dikarenakan adanya pengurusan surat-surat masuk yang hanya dilakukan di tempat masing-masing dan dapat mengikuti perkembangannya.

1. Tahap Pengolahan Surat Masuk

Untuk menangani surat masuk pada PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR, para petugas wajib mengikuti tahap-tahap berikut :

a. Penerimaan Surat

Dalam menerima surat sekretaris harus menandatangani tanda terima, setelah surat diperiksa terlebih dahulu.

b. Pembukaan Sampul

Bagian administrasi dapat membuka semua surat-surat kecuali surat yang pada sampul surat bertuliskan ”rahasia”.

c. Pencatatan Surat

Surat masuk diberi nomor agenda, tanggal surat masuk, kode masalah dan kemudian dicatat dalam buku agenda surat masuk. Surat masuk diberi lembar pengendalian surat masuk untuk mempermudah identifikasi surat.

d. Menyortir Surat

Menyortir surat meliputi tugas-tugas sebagai berikut :

1) Memisahkan surat untuk pimpinan, sekretaris dan untuk karyawan lainnya.

2) Menyortir surat menurut tanggal penerimaannya. 3) Menggolongkan surat menurut jenisnya.

4) Menggolonkan surat yang memerlukan penanganan khusus dan mencatatnya agar dapat diterima oleh yang berhak.

e. Pendistribusian

Setiap surat yang telah dibaca, surat harus didistribusikan ke setiap bagian dengan buku ekspedisi sebagai bukti bahwa surat telah diterima.

f. Penyimpanan Arsip

Menyimpan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1) Menyusun arsip ke dalam folder menurut kode atau sub masalah.

2) Tanggal surat masuk dan keluar beserta masalah yang tertera dalam surat tersebut dicatat di buku petunjuk.

2. Formulir Pengendalian Surat Masuk

Formulir pengendalian surta masuk digunakan untuk mencatat data yang ada pada surat masuk yang dipergunakan untuk mengendalikan dan atau mengarahkan surat masuk.

3. Buku Agenda Surat Masuk

Buku agenda surat masuk adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat data surat masuk.

4. Buku Ekspedisi

Buku ekspedisi dipergunakan untuk menyampaikan dan sebagai bukti penerusan serta penerimaan surta dari Unit Tata Usaha ke Unit Pengolah, maupun antar Unit Pengolah.

Kolom-kolom buku ekspedisi berisikan nomor urut, tanggal, Unit Pengolah yang dituju, nomor agenda/nomor surat/masalah dan tanda terima.

5. Kode Masalah a. Produk Hukum

1.2/3/4

Keterangan : 1 = Nomor urut.

2 = Kode bentuk penuangan berupa huruf. 3 = Kode organisasi berupa huruf.

4 = Tahun pembuatan (empat angka). b. Surat Ekstern

1/2/3/4

Keterangan : 1 = Nomor urut.

37

2 = Kode masalah berupa angka. 3 = Kode organisasi berupa huruf. 4 = Tahun pembuatan (empat angka). c. Nota Dinas (intern)

1/2/3/4

Keterangan : 1 = Nomor urut.

2 = Kode masalah berupa angka.

3 = Kode jabatan pengirim berupa huruf. 4 = Tahun pembuatan (empat angka). d. Surat Bentuk Khusus

1.2/3/4/5

Keterangan : 1 = Nomor urut. 2 = Kode penuangan.

3 = Kode masalah berupa angka. 4 = Kode organisasi pengirim berupa huruf. 5 = Tahun pembuatan (empat angka).

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang diambil dari pembahasan adalah sebagai berikut : 1. Prosedur pelaksanaan surat menyurat pada PT PLN (Persero) Proyek

Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara, Aceh dan Riau telah diatur dalam buku Pedoman Tata Laksana Surat dan Kearsipan.

2. Surat yang masuk dari berbagai pihak dimasukkan ke bagian administrasi Bagian Umum. Bagian umum mengolah surat masuk tersebut dengan memberikan formulir pengendalian surat masuk, dicatat ke buku agenda dan ke buku ekspedisi kemudian diekspedisi kepada pihak yang berkepentingan. Setelah diproses, pihak yang berkepentingan tersebut memberikan balasan surat yang disebut surat keluar. Surat keluar tersebut diekspedisi di administrasi Bagian Umum, setelah diproses di Bagian Umum kemudian dikirim kepada yang pihak bersangkutan.

3. Tidak adanya tanda bukti tertulis untuk peminjaman surat dari arsip pada bagian Tata Usaha, sehingga tidak ada pertanggungjawaban dikemudian hari bila surat tersebut tidak ditemukan lagi atau hilang.

4. Peran surat sangat penting sebagai jalur komunikasi kedinasan pelaksanaan tugas-tugas umum di lingkungan PT PLN (Persero) Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara, Aceh dan Riau.

39

B. Saran

Adapun saran–saran tersebut antara lain :

1. Penerapan dan pelaksanaan surat menyurat pada PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR pada dasarnya telah berjalan secara efektif dan efisien dengan adanya buku Pedoman Tata Laksana Surat Menyurat, hal ini perlu dipertahankan untuk kelancaran proses surat menyurat.

2. Perlu memberikan pelatihan kepada para pegawai agar meningkatkan keterampilan maupun kemampuan pegawai di bidang surat menyurat sehingga mampu mengikuti perkembangan di bidang surat menyurat. 3. Perlu adanya tanda bukti tertulis apabila dari unit lain ada yang

meminjam surat dari bagian Tata Usaha sebagai pertanggungjawaban dikemudian hari.

4. Jika ingin mencari surat yang sudah lama dari arsip, hendaknya unit yang mencari surat tersebut mengetahui tanggal, nomor agenda dan perihal surat sehingga memudahkan pencarian oleh bagian Tata Usaha.

DAFTAR PUSTAKA

Ali, Adlan dan Tanzili, 2006. Pedoman Lengkap Menulis Surat. Cetakan Pertama. Depok: Kawan Pustaka.

Bratawidjaja, Thomas Wijaya, 1992. Sekretaris Profesional. Cetakan Pertama. Jakarta: Intermasa.

Martono, E, 1979. Dasar-Dasar Keskretariatan dan Kearsipan. Cetakan I. Yogyakarta: Karya Utama.

Ratnawati, Eti dan Sunarto, 2006. Sekretaris Profesional. Edisi 3. Yogyakarta: Amus

Sumarto, Rumsari Hadi dan Lukas Dwiantara, 2000. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Kanisius.

43

Contoh Agenda Surat Masuk

Penerimaan Identitas Surat Pengirim Kode Penyimpanan

No. urut

Kode Masalah

Kode Instansi Pengirim

Tanggal Nomor Tanggal Perihal Asal Surat Ditujukan

Kepada

Diteruskan Kepada

Arsip Lokasi Keterangan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

2

Contoh Agenda Surat Keluar

Kode Keterangan

No. Urut Tanggal Masalah Unit

Pengolah

Perihal

Ditujukan

Kepada Arsip Lokasi Keterangan

DAFTAR PUSTAKA

Ali, Adlan dan Tanzili, 2006.

Pedoman Lengkap Menulis Surat

. Cetakan Pertama.

Depok: Kawan Pustaka.

Bratawidjaja, Thomas Wijaya, 1992.

Sekretaris Profesional

. Cetakan Pertama.

Jakarta: Intermasa.

Martono, E, 1979.

Dasar-Dasar Keskretariatan dan Kearsipan

. Cetakan I.

Yogyakarta: Karya Utama.

Ratnawati, Eti dan Sunarto, 2006.

Sekretaris Profesional

. Edisi 3. Yogyakarta:

Amus

Sumarto, Rumsari Hadi dan Lukas Dwiantara, 2000.

Sekretaris Profesional

.

Yogyakarta: Kanisius.

43

Contoh Agenda Surat Masuk

Penerimaan Identitas Surat Pengirim Kode Penyimpanan No. urut Kode Masalah Kode Instansi Pengirim

Tanggal Nomor Tanggal Perihal Asal Surat Ditujukan Kepada

Diteruskan Kepada

Arsip Lokasi Keterangan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

2

Contoh Agenda Surat Keluar

Kode Keterangan No. Urut Tanggal Masalah Unit

Pengolah

Perihal

Ditujukan

Kepada Arsip Lokasi Keterangan