F. Rencana Kegiatan Perusahaan 1. Penanganan Surat Masuk
Prosedur penanganan surat masuk pada PT. Kereta Api terdiri dari beberapa tahap, yaitu :
a. Menyeleksi surat masuk yang dialamatkan atau ditujukan kepada
pimpinan. Surat masuk diseleksi berdasarkan jenis surat tersebut. Langkah pertama memisahkan surat-surat bisnis yang penting dengan surat-surat
pribadi. untuk pemprosesan secepatnya. b.
Mencatat surat masuk kedalam buku agenda surat masuk dengan mencatat nomor agenda, nomor surat, tanggal surat, perihal, dari,
tembusan dan keterangan. c. Memasukkan surat yang telah dicatat ke dalam agenda surat masuk buku
yang berisi surat-surat yang akan didisposisikan untuk diserahkan kepada pimpinan untuk ditandatangani.
d. Surat masuk yang telah diberi disposisi oleh pimpinan dicopy untuk didistribusikan kepada unit kerja yang tercantum dalam disposisi tersebut.
Surat yang didistribusikan harus dicatat dan ditandatangani ke dalam buku oleh penerima surat.
e. Kemudian surat masuk yang asli segera disimpan ke dalam file sebagai arsip.
2. Penanganan Surat Keluar Prosedur penanganan surat keluar pada PT PLN Persero PIKITRING SUAR
surat sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
a. Mencatat nomor surat masuk kedalam buku agenda surat keluar, dengan mencatat nomor agenda, nomor surat, tanggal surat, kepada, perihal
surat, tembusan dan keterangan. b. Surat yang telah diberi nomor dan dikonsep dimasukkan kedalam
agenda surat keluar buku yang berisi surat-surat yang akan ditandatangani oleh pimpinan kemudian diserahkan kepada pimpinan
untuk ditandatangani. c. Setelah surat ditanda tangani oleh pimpinan, surat tersebut dicopy untuk
file divisi dan yang asli dikirim kepada penerima surat. Pengirim surat antar divisi harus dicatat dan di tandatanggani kedalam buku ekspedisi
oleh penerima. d. Pengirim surat melalui pos dikonfirmasikan kepada penerima melalui
telopon atau e-mail untuk mengetahui surat tersebut sudah dikirim atau belum dikirim.
e. Setelah dikonfirmasi kepada penerima, surat tersebut disimpan ke dalam file sebagai arsip.
Melalui penanganan surat masuk dan keluar yang baik dapat mendukung untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah direncanakan PT PLN Persero
PIKITRING SUAR memberikan penanganan khusus dalam hal penanganan surat masuk dan keluar agar komunikasi dan kegiatan perusahaan tidak mengalami
hambatan. Keseriusan ini ditunjukkan dengan adanya buku Tata Laksana Surat dan Kearsipan.
Universitas Sumatera Utara
BAB III PEMBAHASAN
Surat merupakan sarana komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pelaksanaan tugas-tugas umum di lingkungan PT PLN Persero khususnya PT
PLN Persero PIKITRING SUAR. Seorang Deputi Manajer di masing-masing dapat memberikan tugas ataupun perintah kepada bawahannya melalui surat,
keluhan pelanggan yang dapat disampaikan melalui surat, informasi promosi jabatan, kenaikan gaji dan informasi penting lainnya yang disampaikan melalui
surat. Informasi surat berawal dari tahap penciptaan, berlanjut dengan tahap penggunaan dan berakhir dengan tahap pelestarian.
Surat dapat memperlancar kegiatan operasional PT PLN Persero Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara, Aceh dan Riau. Penanganan
surat menyurat ini juga sering mengalami berbagai masalah seperti terlambatnya penyampaian surat yang akan dikirim dari konseptor ke Bagian Umum, sehingga
proses pengiriman surat terhambat dan penomoran surat yang terkadang tidak berurutan dan tidak sesuai dengan tanggal penerbitan surat. Untuk itu PT PLN
Persero membuat suatu buku yang mengatur tata laksana surat menyurat di lingkungan PT PLN Persero PIKITRING SUAR. Buku tersebut dibuat sejak
tahun 1966 dengan judul Pedoman dan Petunjuk Surat Dinas No.A11966, yang kemudian diganti menjadi Keputusan Direksi PLN No.026DIR1989, kemudian
disempurnakan dengan Keputusan Direksi PT PLN Persero No.045.K041DIR1998 tentang Tata Laksana Surat dan Kearsipan PT PLN
Persero.
Universitas Sumatera Utara
A. Prosedur Surat Keluar 1. Jenis Surat
Kategori