BAB 1 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi IPTEK dewasa ini sangatlah pesat sehingga berpengaruh terhadap kemajuan bisnis di sektor
pemerintah maupun sektor swasta. Untuk memajukan usaha bisnis tersebut diperlukan dukungan manajemen yang tepat dan untuk mengelolanya diperlukan
komunikasi yang dapat menghasilkan informasi yang cepat dan tepat. Seiring dengan kemajuan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, alat komunikasi
semakin canggih, seperti Internet, Komputer, Mesin Fax, Telex, Telepon, Handphone, dan lain sebagainya memungkinkan kita dapat berkomunikasi lebih
cepat dan dapat menjangkau seluruh belahan dunia. Hal ini tentu saja sangat populer khususnya bagi kalangan yang membutuhkannya. Namun demikian,
tidaklah semua alat komunikasi tersebut di atas efektif dan efisien dipakai dalam setiap keadaan karena dipandang dari segi waktu dan biaya yang tentu saja cukup
mahal. Martono 1979:43 menyatakan surat merupakan alat komunikasi tertulis
yang efektif, sebagai bahan dokumen penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bukti tertulis. Melalui surat kita dapat melihat citra, cerminan dan jiwa
serta penunjuk keadaan dari suatu perusahaan, karena itu diperlukan ketelitian dalam menangani surat menyurat sehingga citra, cerminan dan jiwa perusahaan
dapat terlihat baik.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Sumarto dan Lukas 2000:68 surat merupakan arsip yang paling banyak dikelola dalam suatu organisasi karena keberadaan organisasi tidak bisa
lepas dari hubungan dengan orang atau lembaga lain. Hubungan tersebut sering diwujudkan dalam bentuk surat.
Kita dapat menemukan berbagai informasi penting dari surat yang dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, pemikiran,
sanggahan dan lain sebagainya. Penyampain secara tertulis itu menggunakan bahasa yang disebut bahasa surat. Bahasa surat adalah bahasa yang dilahirkan
secara tertulis, baik, indah, rapi, sopan dan ramah Ali dan Tanzili 2006:1. Bratawidjaja 1992:167 menyatakan bahwa perusahaan bisnis, organisasi
nonperusahaan dan instansi pemerintah, hampir setiap hari mengirim bermacam- macan surat keluar. Sebaliknya organisasi-organisasi itu juga kebanjiran surat,
yang diterima dari organisasi, perusahaan ataupun dari perorangan. Perusahaan tanpa surat merupakan perusahaan yang lumpuh, sebaliknya perusahaan yang
cukup banyak melaksanakan lalu lintas surat menyurat dan melaksanakannya dengan sebaik-baiknya, pertanda bahwa perusahaan tersebut adalah perusahaan
yang subur. Penanganan surat menyurat terbagi atas penanganan surat masuk dan
penganan surat keluar. Penganan surat masuk memerlukan ketelitian mulai dari penerimaan surat, pembukaan surat, pengagendaan surat, penyortiran surat hingga
pendistribusian surat. Begitu juga dengan penanganan surat keluar mulai dari pembuatan surat hingga pengiriman surat. Ratnawati dan Sunarto 2006:54
menyatakan bahwa pengurusan pengiriman surat mencakup segala kerjaan yang
Universitas Sumatera Utara
berkaitan dengan pengiriman surat: memasukkan ke dalam amplop, memberi perangko dan mengeposkan atau menyerahkan surat yang sudah diamplopi kepada
petugas pengirim surat untuk diberi perangko dan diposkan. Surat keluar merupakan data perusahaan yang dapat memberikan reputasi yang baik bagi
perusahaan bila surat sampai ketujuan tepat pada waktunya. Melihat peranan surat yang sangat penting maka sudah selayaknya suatu
perusahaan mengadakan penanganan khusus terhadap kegiatan surat menyurat. Sistem penanganan surat menyurat dalam situasi perusahaan meliputi berbagai
pekerjaan kantor yang dilakukan oleh seseorang atau lebih karyawan yang perlu disusun atau diatur secara benar.
Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian
mengenai pengelolaan surat menyurat dengan judul “ PROSEDUR PELAKSANAAN SURAT MENYURAT PADA PT PLN PERSERO
PROYEK INDUK PEMBANGKIT DAN JARINGAN SUMATERA UTARA, ACEH DAN RIAU ”.
B. Perumusan Masalah
Kategori