c. Penagamanan Informasi
1. Sangat rahasia yaitu surat yang informasinya membutuhkan
pengamanan yang tertinggi dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya.
2. Rahasia yaitu surat yang informasinya berhubungan dengan kedinasan
dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.
3. Terbatas yaitu surat yang informasinya berhubungan dengan tugas
khusus kedinasan dan hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang. 4.
Biasa yaitu surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus.
d. Penyampaian Surat
1. Sangat segera yaitu surat yang penyampaiannya harus segera
dilakukan pada hari yang sama dengan waktu penandatanganan surat. 2.
Segera yaitu surat yang penyampaiannya dilakukan secepat mungkin setelah surat ditandatangani.
3. Biasa yaitu surat yang penyampaiannya sesuai dengan jadwal
pengiriman yang ada.
3. Pengamanan Surat
Pengamanan surat mencakup kegiatan pengamananmenjaga kerahasiaan baik dari segi fisik maupun informasinya. Pada prinsipnya pengamanan surat
mulai dari pembuatan rancangankonsep, penentuan format, penggunaan kertas, pengetikan, pembubuhan paraf dan pengesahan serta penyampaian kepada alamat
yang dituju.
Universitas Sumatera Utara
4. Wewenang Penandatanganan Surat
Wewenang penandatanganan surat adalah wewenang yang dimiliki oleh pejabat untuk menandatangani surat sesuai dengan ruang lingkup, batas
wewenang dan tanggung jawab jabatannya. a. Wewenang Langsung
a.1. Penandatanganan Surat Produk Hukum 1.
Keputusan
a. Pusat organisasi ditandatangani oleh Direksi.
b. Unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan.
c. Sub unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan.
2. Instruksi
a. Instruksi hanya diterbitkan oleh pusat organisasi dan
ditandatangani oleh Direksi.
3. Edaran
a. Pusat organisasi ditandatangani oleh Direksi.
b. Unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan.
4. Pengumuman
a. Pusat organisasi ditandatangani oleh Direksi atau Pejabat
Struktural satu tingkat di bawah Direksi. b.
Unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan atau Pejabat Struktural satu tingkat di bawah Pimpinan.
c. Sub unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan.
d. Sub-sub unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan.
Universitas Sumatera Utara
5. Pemberitahuan
a. Pusat organisasi ditandatangani oleh Direksi atau Pejabat
Struktural sampai dengan dua tingkat di bawah Direksi. b.
Unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan atau Pejabat Stuktural satu tingkat di bawah Pimpinan.
c. Sub unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan.
d. Sub-sub unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan.
a.2. Penandatanganan Surat Ekstern dan Intern 1. Surat
Ekstern
a. Pusat organisasi ditandatangani oleh Direksi, Pejabat Struktural
sampai dengan dua tingkat di bawah Direksi dan Pejabat Fungsional Ahli Utamasetara.
b. Sub organisasi ditandatangani oleh Pimpinan dan Pejabat
Struktural sampai dengan satu tingkat di bawah Pimpinan. c.
Sub unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan. d.
Sub-sub unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan.
2. Surat Intern
a. Surat dari pusat organisasi, unit organisasi, sub unit organisasi dan
sub-sub unit organisasi ditandatangani oleh Pejabat Struktural dan Pejabat Fungsional Ahli.
Universitas Sumatera Utara
a.3. Surat Bentuk Khusus
Surat bentuk khusus, wewenang penerbitnnya dan penandatanganannya diatur sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab jabatannya atau sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.
b. Wewenang Pelimpahan
Wewenang pelimpahan adalah wewenang penadatanganan surat yang dimiliki oleh pejabat untuk menandatangani surat, karena mendapat pelimpahan
wewenang dari pejabat atasannya atau pejabat setingkat, untuk seluruh atau sebagian kewenangan dengan maksud untuk kelancaran dan ketertiban alur
komunikasi administrasi.
b.1. Pejabat Pelaksana Tugas Harian PH
PH adalah pejabat yang diberi wewenang sementara untuk menandatangani suratdokumen yang ditujukan antar satuan organisasi kepada
pihak ketiga atau untuk penggunaan intern satuan organisasi yang bersangkutan dari pejabat yang berwewenang.
b.2. Atas Nama
Atas nama adalah pelimpahan wewenang dari pejabat yang berwewenang kepada pejabat di bawahnya, atas sebagian hak dan kewajibannya untuk
menandatangani suratdokuman yang ditujukan antar satuan organisasi, kepada pihak ketiiga atau untuk penggunaan intern satuan organisasi yang bersangkutan
b.3. Kuasa
Kuasa adalah pelimpahan wewenang khusus dari seseorang pejabat kepada pejabat lain, baik setingkat maupun pejabat di bawahnya atau kepada pihak lain
Universitas Sumatera Utara
untuk menandatangani suratdokumen lain yang materi suratnya mengenai sengketa di Pengadilan.
5. Standarisasi a. LambangLogo
Lambanglogo PT PLN Persero PIKITRING SUAR yang dicantumkan pada blanko surat, amplop atau sarana komunikasi kedinasan lainnya tetap
berpedoman pada ketentuan yang berlaku dan tidak dibenarkan menambahkan lambanglogo lain.
b. Penggunaan Kertas
Pengadaan kertas dan sarana pendukung lainnya yang dikenal secara umum sebagai Alat Tulis Kantor ATK merupakan faktor yang tidak dapat
dipisahkan dalam prosedur surat menyurat. Dengan demikian penggunaan bahan- bahan tersebut perlu diatur dalam prosedur pelaksanaan surat menyurat untuk
pengendalian pengadaan ATK baik dari segi biaya maupun kualitasnya.
b.1. Ukuran dan Jenis Kertas
Untuk keseragaman pelaksanaan prosedur surat menyurat maka standar dan ukuran kertas perlu ditentukan. Hal ini selain dikaitkan dengan standarisasi
peralatan kantor, juga didasarkan pada materi muatan informasi masing-masing jenis surat dan daya tampung masing-masing ukuran kertas yang berbeda.
b.2. Tingkat Keasaman Kertas
Untuk jenis surat yang dirancang berjangka simpan panjangpermanen, digunakan kertas yang bebas asam dan bebas legnin. Apabila kemungkinan ini
Universitas Sumatera Utara
tidak dapat dipenuhi atau dilaksanakan, maka sebaiknya kertas yang dipergunakan memiliki tingkat keasaman pH 6,5–8,5.
c. Bentuk Surat
Bentuk surat baik yang memiliki ruang ekstern maupun intern, menyangkut tata letak atau posisi susunan bagian-bagian surat. Dilihat dari teknik
pengetikan dengan mempertimbangkan prinsip daya guna dan hasil guna yang didasarkan pada keterpaduan faktor kemudahan, kehematan dan keserasian, PT
PLN Persero PIKITRING SUAR menggunakan bentuk setengah lurus semi block style, dengan jenis huruf Arial atau Times New Roman atau Univers ukuran
1011.
d. Cap Dinas
Cap dinas stempel adalah cap yang digunakan sebagai unsur sahnya surat dinas. Cap dinas terdiri dari :
1. Cap Dinas Direksi.
2. Cap Dinas Kantor Pusat.
3. Cap Dinas Unit OrganisasiSub OrganisasiSub-sub Unit Organisasi.
Untuk menjaga hal-hal yang tidak diinginkan, maka cap dinas dipegang oleh unit Tata Usaha atau pejabat lainnya yang ditunjuk.
Cap dinas dibubuhkan di atas tanda tangan sebelah kiri. Apabila surat ditandatangani di atas materai maka cap harus dibubuhkan kira-kira seperempat di
atas materai sebelah kiri bawah. Tanda tangan yang berhak dibubuhi cap dinas adalah tanda tangan pejabat
yang mempunyai wewenang langsung dan atau pejabat yang menerima
Universitas Sumatera Utara
pelimpahan wewenang menandatangani surat. Warna tinta cap dinas yang dipakai adalah warna ungu.
e. Amplop
Untuk amplop yang dapat digunakan sesuai standar ukuran sampul surat dengan bahan kertas “ Casing “ berwarna coklat. Kepala amplop adalah sama
dengan kepala surat ekstern dan logo tidak berwarna.
6. Pengolahan Surat Keluar a. Tata Cara Penerbitan Surat Keluar
Surat keluar yaitu surat yang ditujukan kepada satuan administrasi Instansi Pemerintah, swasta maupun perorangan. Penyelesaian surat keluar pada PT PLN
Persero PIKITRING SUAR meliputi surat Produk Hukum, Surat Ekstern dan Intern, dan Surat Bentuk Khusus.
1. Alur Penerbitan
a. Rancangan
Rancangan dibuat oleh konseptor menggunakan formulir pengendalian konsep. Perumusan rancangan dikoordinasikan oleh konseptor.
b. Penetapan Penetapan hasil perumusan rancangan tersebut diparaf oleh konseptor
untuk mendapatkan penetapan dari pejabat yang berwenang, kemudian rancangan tersebut diketik rangkap dua dalam bentuk asli oleh
konseptor.
Universitas Sumatera Utara
c. Pengesahan 1.
Rancangan yang telah mendapat penetapan, ditandatangani oleh pejabat yang berwenang setelah lembar asli kedua diparaf pada
setiap halaman sebelah kanan bawah oleh konseptor dan pejabat bidang hukum.
2. Pemberian nomor berpedoman pada tata cara seperti yang telah
ditentukan dan dilakukan oleh Unit Tata Usaha, setelah ditandatangani.
3. Pemberian cap dinas dilakukan oleh Unit Tata Usaha hanya pada
lembar asli kedua dan pada hasil penggandaan. 4.
Lembar asli pertama tidak diberi cap dinas, dengan maksud untuk keperluan penggandaan ulang jika sewaktu-waktu diperlukan.
5. Lembar asli pertama disimpan oleh Unit Tata Usahas sedangkan
lembar asli kedua disimpan oleh konseptor. d. Penggandaan dan pengiriman surat dipusatkan pada Unit Tata Usaha.
e. Penyimpanan lembar asli pertama berikut rancangannya disimpan oleh Unit Tata Usaha dan lembar kedua disimpan oleh konseptor.
2. Format
Kategori