Kerangka Teori Sistem Otomasi Perpustakaan

8 |

2.1 Sistem Otomasi Perpustakaan

2.1.1 Hakikat Sistem Otomasi Perpustakaan Sebelum memahami pengertian sistem otomasi perpustakaan secara utuh, ada baiknya kita memahami masing-masing istilah dari pengertian tersebut. Istilah sistem dapat diartikan sebagai sekumpulan elemen, komponen, atau subsistem yang saling berintegrasi dan berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu Aji, 2005:238. Sedangkan istilah otomasi berimplikasi pada tingkat tingginya mekanisasi pekerjaan-pekerjaan atau operasi-operasi yang sifatnya pengulangan dan rutinitas yang dilakukan dengan mesin dengan sedikit bantuan atau tanpa bantuan manusia. Lebih sedikit campur tangan manusia dalam kegiatan tersebut, maka lebih banyak tingkat otomasinya. Namun hal ini, bukan berarti otomasi sama sekali tidak melibatkan campur tangan manusia Mishra, 2008:36. Dalam kaitannya dengan otomasi perpustakaan, sistem terotomasi dapat digambarkan melalui pendekatan fungsi, antarmuka, dan platform. Istilah sistem terotomasi melalui pendekatan fungsi dapat berupa sistem yang berdiri sendiri stand-alone system atau sistem terintegrasi integrated system. Kemudian istilah sistem dengan pendekatan antarmuka dapat berupa sistem berbasis karakter, Windows, dan Web. Sedangkan istilah sistem terotomasi dengan pendekatan platform, sistem dapat mendukung perangkat PC danatau Macintosh. Sebuah sistem yang berdiri sendiri atau terintegrasi dapat berbasis Windows danatau Web dan kemungkinan dapat beroperasi pada sebuah PC danatau Macintosh Bilal, 2001:3. Selanjutnya Bilal 2001 menjelaskan bahwa sistem yang berdiri sendiri biasanya terdiri dari satu atau beberapa modul untuk melakukan kegiatan fungsi perpustakaan seperti: sirkulasi, pengatalogan, dan OPAC, namun tidak menggunakan basis data tunggal. Sedangkan, sebuah sistem terintegrasi terdiri

Bab 2 Kerangka Teori

9 | dari beberapa modul yang saling berhubungan seperti: sirkulasi, pengatalogan, OPAC, pengadaan, dan kontrol serial dengan menggunakan basis data tunggal. Masing-masing modul dalam sistem terintegrasi ini merupakan bagian dan bekerja secara berbarengan dengan modul lainnya yang tersedia dalam sistem terotomasi. Schultz-Jones 2006 menjelaskan bahwa istilah sistem otomasi merujuk pada berbagai perangkat lunak dan teknologi perangkat keras yang tersedia untuk mendukung dan memberikan spektrum layanan sumber daya informasi kepada pihak pengguna dan pengelola perpustakaan. Secara sederhana otomasi perpustakaan dapat didefinisikan sebagai penerapan komputer untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan yang sebelumnya dilakukan secara tradisional, kegiatan tersebut meliputi pengadaan, sirkulasi, pengatalogan, referensi dan kontrol serial Faisal, 2014. Dalam hal ini Neelakandan dkk. 2010 mempertegas pernyataan di atas bahwa: “library automation refers to mechanization of library housekeeping operations predominantly by computerization. The most commonly known housekeeping operations are acquisition control, serials control, cataloguing, and classification and circulation control”. Istilah otomasi perpustakaan ini pada awalnya secara umum digunakan untuk kerumahtanggaan perpustakaan seperti digambarkan dalam pernyataan di atas. Namun, pada masa sekarang cakupan istilah tersebut menjadi lebih luas lagi yaitu mencakup semua teknologi yang digunakan perpustakaan dan pusat informasi untuk pengadaan, pengolahan, penyimpanan, temu kembali, penyebaran, dan penyaluran semua jenis informasi secara lokal, regional, nasional, dan internasional Dhanavandan, 2012:667. Dengan demikian fokus dalam otomasi perpustakaan dewasa ini adalah sistem, sumber informasi, dan pengguna yang terkoneksi dengan memanfaatkan hasil pengembangan komputer dan internet. Sistem manajemen perpustakaan dilakukan secara terintegrasi dengan menerapkan modul-modul standar seperti pengadaan, pengkatalogan, sirkulasi, akses katalog online dan jaringan kerjasama melalui fasilitas internet. Hal ini menunjukan bahwa sistem yang berkembang saat ini adalah bagaimana perpustakaan dapat mengatur sumber dayanya agar dapat diakses dalam jangkauan yang lebih luas lagi. Sistem perpustakaan 10 | terintegrasi mempengaruhi setiap aspek kegiatan sehari-hari perpustakaan, mulai dari sirkulasi dan pengatalogan sampai kepada kemampuan perpustakaan memberikan sumber dan layanannya melalui situs WEB dan katalog online Webber, 2010:xi. Sistem perpustakaan terintegrasi ini menjadi sistem kritis yang mendukung banyak operasi perpustakaan Vaughan, 2011:62. Sistem terpadu yang dapat mengkombinasikan semua kegiatan perpustakaan dan mendukung kinerja perpustakaan. Sistem manajemen perpustakaan atau sistem perpustakaan terintegrasi telah dikembangkan sebagai ungkapan dalam kemajuan kegiatan teknis perpustakaan dan kebutuhan pengguna, terutama dalam mengembangkan antarmuka elektronik, standar dalam penyaringan informasi dan akses protokol data, pembelian dan proses akuisisi serta sistem katalogisasi Adamson, 2008:7. Istilah “otomasi perpustakaan” dan “sistem perpustakaan terintegrasi” ini mempunyai arti yang sama dan dapat digunakan untuk menggambarkan perangkat lunak yang mengoperasikan sirkulasi, pengatalogan, katalog online, dan modul- modul lainnya yang mengoperasikan fungsi kegiatan perpustakaan. Sehubungan dengan penggunaan istilah ini Schultz-Jones 2006:19 menjelaskan bahwa: “An alternate term sometimes used is integrated library system ILS. The concept behind the term ILS is that a set of functional components integrated in a system software package provides the delivery of services. As technology has advanced our capability to support the delivery of library functions, the concept of integrated systems remains as a primary option for automating library functions...” Dalam hal ini, Kochtanek 2002:3 menjelaskan bahwa pada awalnya memang istilah otomasi perpustakaan yang digunakan oleh para profesional untuk mewadahi kegiatan-kegiatan internal perpustakaan yang sifatnya prosedural. Namun pada perkembangan selanjutnya sekitar tahun 1980an istilah tersebut telah bergeser menjadi sistem perpustakaan terintegrasi. Istilah ini meliputi fungsi- fungsi otomasi perpustakaan sebagai pendukung pengadaan, pengatalogan, kontrol sirkulasi, pemesanan bahan, kontrol serial, dan katalog online yang selanjutnya istilah tersebut sepertinya tidak dapat dipisahkan lagi atau menjadi satu kesatuan dengan akses basis data terpasang. 11 | Lebih jauh lagi dalam hal ini Cohn 2001:xv menjelaskan bahwa perkembangan istilah tersebut berlangsung sampai akhir tahun 1990an. Selama periode tersebut, dengan adanya perkembangan bidang teknologi informasi, para pengguna perpustakaan telah memasuki dunia cyber dengan tuntutan bahwa perpustakaan atau lembaga penyedia informasi diharapkan dapat menyediakan akses yang lebih luas terhadap berbagai macam format informasi. Sumber-sumber tersebut dapat berupa akses yang dilakukan melalui fasilitas perpustakaan dan jaringan perpustakaan terhadap sistem vendors, far-flung networks, full-content database, dan internet. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem otomasi perpustakaan merupakan serangkaian kegiatan perpustakaan yang saling terintegrasi satu sama lainnya melalui jaringan komputer dengan menggunakan perangkat lunak tertentu untuk membantu pustakawan dalam melakukan tugasnya dan juga membantu pemustaka untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkannya. 2.1.2 Cakupan Sistem Otomasi Perpustakaan Pada dasarnya cakupan sistem otomasi perpustakaan terdiri dari tiga modul, yaitu: katalog online OPAC, pengatalogan, dan sirkulasi. OPAC merupakan fasilitas temu kembali informasi yang dapat digunakan melalui pendekatan pengarang, judul, subyek, dan kata kunci dengan menggunakan operator BOOLEAN AND, OR, NOT; penelusuran hyperlink untuk menemukan cantuman dengan kata atau subyek yang muncul pada cantuman tersebut; penelusuran karakter bebas seperti word truncation; dan pilihan kombinasi strategi penelususran seperti pengarang-judul; pengarang-subyek. Modul pengatalogan merupakan fasilitas yang mempunyai beberapa tugas, seperti pengatalogan menggunakan protokol MARC, pengeditan, penyalinan, perekaman, dan temu kambali cantuman katalog sebelumnya. Kemudian, modul sirkulasi adalah modul untuk melakukan fungsi sirkulasi, seperti peminjaman, pengembalian, inventarisasi, peringatan keterlambatan, data koleksi yang masih tersedia dan masih dipinjam, denda, dan laporan statistik. Dan, untuk selanjutnya cakupan sistem ini dapat ditambah dengan beberapa modul lainnya, seperti modul pengadaan, serial, dan peminjaman antar perpustakaan Bilal, 2001:2. 12 | Dalam hal ini Mishra 2008:36 menjelaskan bahwa perangkat lunak manajemen perpustakaan pada dasarnya dirancang untuk memenuhi beberapa pekerjaan perpustakaan yang meliputi: 1. Pemesanan dan Pengadaan – untuk mengontrol pemesanan dan pengadaan persediaan barang baru. 2. Pengatalogan – untuk menjaga basis data katalog. 3. Kontrol Sirkulasi – untuk mengontrol sirkulasi, seperti persediaan koleksi yang ada, koleksi yang sedang dipinjam, pengembalian, catatan peminjam, pemesanan dan denda. 4. Katalog Terpasang OPAC – menyediakan antar muka ke basis data katalog sehingga pengguna dapat menelusur basis data tersebut. 5. Kontrol Serial – untuk mengontrol semua proses yang berhubungan dengan serial seperti pemesanan, pengadaan, pengatalogan, penjilidan dan sirkulasi. 6. Modul-modul tambahan – sarana tambahan untuk mendukung pinjam antar perpustakaan, informasi pihak manajemen dan masyarakat. Namun, pada perkembangan selanjutnya Grant 2012:5 menjelaskan bahwa saat ini telah banyak perpustakaan yang memulai memikirkan kembali efektivitas perangkat otomasi untuk memberikan layanan perpustakaan baik dari dalam maupun luar gedung dengan sebuah sistem yang diberi istilah “library services platforms ”. Pengembangan sistem ini dilakukan dengan beberapa alasan karena produk sistem perpustakaan terintegrasi sebelumnya belum dapat dikonfigurasi ulang dengan baik dan efesien dalam menangani integritas alur kerja yang berbeda untuk koleksi tercetak dan digitalnya. Kemudian sistem yang lama juga belum dapat mengambil beberapa kelebihan yang ditawarkan dari hasil perkembangan teknologi bidang komputer, khususnya dalam masalah cloud computing. Untuk itu dalam kesempatan ini Grant 2012:13 memberikan gambaran bahwa cakupan sistem otomasi perpustakaan ke depan meliputi: 1. Ciri-ciri: multi-tenancy, mendukung SaaSCloud, kemungkinan installasi secara lokal, bersertifikat SAS 70 atau ISO 27001, mendukung DaaS shared data service; 13 | 2. Target jenis pelanggan: perpustakaan umum, akademik, khusus, nasional, dan konsorsium; 3. Fungsi: seleksipengadaan, sirkulasi, pengatalogan, temukembali, Environmental Resources Management ERM, ILL, pendaftaran, analitis, pelaporan, interface tunggal, knowledgebase, dukungan data terkoneksi, Open APIs danatau SOA, manajemen kegiatan, mobile support, dukungan video, multi-lingual subject heading, dukungan Functional Requirements for Bibliographic Records FRBR, dukungan Resource Description and Access RDA, kemampuan pemeliharaan, dukungan buku elektronik. 2.1.3 Manfaat dan Kekurangan Sistem Otomasi Perpustakaan Beberapa manfaat penerapan sistem otomasi perpustakaan yang sudah terbukti selama ini antara lain dapat mengembangkan layanan perpustakaan dan meningkatkan produktivitas, efesiensi, dan akurasi dalam melaksanakan berbagai macam operasional perpustakaan. Selain itu sistem terotomasi juga dapat memberikan manfaat lainnya, yaitu: a. Memungkinkan pengguna untuk menggunakan strategi pencarian yang lebih bervariasi dari pada mereka yang menggunakan katalog kartu. b. OPAC berbasis Windows memungkinkan untuk hyperlink pencarian, yaitu fitur baru yang tidak mungkin dilakukan pada sistem berbasis karakter seperti, DOS. c. Memungkinkan pengguna untuk menelusur koleksi perpustakaan dari tanpa harus datang ke perpustakaan secara fisik. d. Menyediakan pengguna dengan akses yang tepat terhadap bahan pustaka. e. Mendukung sarana baru pencarian informasi dengan memperkenalkan pengguna untuk informasi global. f. Mengurangi tugas-tugas rutin atau mengerjakan tugaas tersebut lebih efisien. g. Mempercepat dan menyederhanakan proses inventarisasi bahan pustaka. h. Mendorong kerjasama pengembangan koleksi dan berbagi sumber daya misalnya, pinjaman antar perpustakaan. 14 | i. Memungkinkan pusat-pusat media dan perpustakaan untuk mengimpor dan mengekspor cantuman MARC. j. Memotivasi pengguna, dengan cara melengkapi mereka dengan keterampilan pemecahan masalah dan penelusuran informasi, dan menyediakan mereka dengan pengalaman belajar seumur hidup. k. Memungkinkan untuk katalogisasi sumber daya Internet dan untuk mengimpornya ke dalam sistem lokal. l. Dapat digunakan dalam pemetaan koleksi Bilal, 2001:4. Dalam hal ini Bilal 2001:6 juga menjelaskan bahwa selain beberapa manfaat yang bisa didapatkan dari penerapan sistem terotomasi ini, ternyata ada beberapa kekurangan yang biasa muncul, di antaranya: a. Pelaksanaan sistem terotomasi perpustakaan memerlukan waktu yang tidak sedikit. Perencanaan, pemilihan, dan penerapan sistem otomasi membutuhkan komitmen jangka panjang yang signifikan dari pengelola. Setelah dipilih dan dilaksanakan, sistem otomasi harus dipelihara secara teratur. Dengan memiliki sistem otomasi yang tergabung dalam jaringan menambahkan tuntutan lebih lanjut tentang waktu untuk ahli media atau profesional informasi. b. Penerapan sistem terotomasi memerlukan dana yang cukup banyak. Biaya permulaan, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan, kabel, dan perangkat lunak; furniture; beban keberlangsungan seperti persediaan untuk printer dan label barcode; pemeliharaan tahunan dan dukungan teknis; dan konversi dari daftar kalalog manual perpustakaan menjadi sebuah format terbacakan mesin seperti MARC mungkin lebih banyak dibandingkan dengan pusat- pusat media dan perpustakaan kecil. c. Tuntutan sistem terotomasi mungkin tidak memberikan waktu yang memadai bagi staf untuk memberikan layanan baru atau untuk bekerja dengan siswa, guru, dan klien lain. Pada satu sisi otomasi mengurangi beberapa tugas, tetapi pada sisi lain menghasilkan tugas yang baru. Pelatihan bagi pengguna akhir, keberlangsungan pemecahan masalah hardware dan software, dan pemeliharaan database menempatkan tuntutan bagi ahli media atau profesional informasi. 15 | d. Akses ke sistem terotomasi tidak tersedia ketika sistem bermasalah. Hal ini akan menghambat akses pengguna ke koleksi, terutama jika katalog kartu atau shelflist tidak lagi ada di pusat media atau perpustakaan. 2.1.4 Platform Sistem Otomasi Perpustakaan Senayan SLiMS Salah satu langkah yang sangat penting dalam perencanaan sistem otomasi perpustakaan adalah menentukan perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan fungsi kegiatan perpustakaan. Dari beberapa platform perangkat lunak yang sudah dikenal di kalangan pustakakwan atau perpustakaan di Indonesia di antaranya: SIP-ISIS, Athenium, Ibra, dan Senayan. “Senayan” atau dikenal juga dengan sebutan SLiMS merupakan salah satu perangkat lunak yang disediakan oleh Kemendiknas RI yang dapat diunduh secara gratis di situs http:slims.web.idweb karena software ini bersifat freeware. Selain itu perangkat lunak ini adalah sebuah open source software yang tentunya bisa dikembangkan dan didalami oleh si pemakai, tetapi tetap dengan harus memperhatikan kaidah dalam memakai karya orang lain dengan tidak mengubah developer ataupun tidak merubah nama yang sudah menjadi hak cipta dari si pemilik software itu sendiri. SLiMS merupakan perangkat lunak sistem manajemen perpustakaan berbasis web untuk memenuhi kebutuhan otomasi perpustakaan untuk skala kecil hingga skala besar. Perangkat lunak ini cukup lengkap dan masih terus aktif dikembangkan, sehingga sangat cocok digunakan bagi perpustakaan yang memiliki koleksi, anggota dan staf banyak di lingkungan jaringan, baik itu jaringan lokal intranet maupun internet. Keunggulan SLiMS lainnya adalah multi-platform, yang artinya bisa berjalan secara native hampir di semua sistem operasi yang bisa menjalankan bahasa pemograman PHP dan RDBMS MySQL Ridha, 2014. Dalam dokumen SLIM 2014 dijelaskan bahwa SLiMS sendiri dikembangkan di atas platform GNULinux dan berjalan dengan baik di atas platform lainnya seperti Unix BSD dan Windows. SLiMS merupakan aplikasi berbasis web dengan pertimbangan cross-platform. Sepenuhnya dikembangkan menggunakan software open source yaitu: PHP Web Scripting Language, 16 | www.php.net dan MySQL Database Server www.mysql.com. Untuk meningkatkan interaktifitas agar bisa tampil seperti aplikasi desktop, juga digunakan teknologi AJAX Asynchronous Java Script And XML. SLiMS juga menggunakan open source software untuk menambah fitur seperti PhpThumb dan Simbio development platform yang dikembangkan dari proyek Igloo. Untuk itu Senayan dilisensikan dibawah GPLv3 yang menjamin kebebasan dalam mendapatkan, memodifikasi dan mendistribusikan kembali rights to use, study, copy, modify, and redistribute computer programs. Beberapa fitur yang terdapat dalam SLiMS antara lain: 1. Online Public Access Catalog OPAC dengan pembuatan thumbnail yang di- generate on-the-fly. Thumbnail berguna untuk menampilkan sampul buku. Mode penelusuran tersedia untuk yang sederhana Simple Search dan tingkat lanjut Advanced Search. Mendukung Boolean Logic, pencarian menggunakan suara dan keyword suggestions. 2. Detail record juga tersedia format XML Extensible Markup Language standar MODS untuk kebutuhan web service. 3. Fitur OAI-PMH sebagai pertukaran data standar. 4. Realy Simple Syndication 5. Fitur Z39.50, p2p service dan SRU untuk copy cataloging dari berbagai Perpustakaan 6. Manajemen data bibliografi yang efisien meminimalisasi pengulangan data. 7. Manajemen master file untuk data referensial seperti GMD General Material Designation, 8. Tipe Koleksi, Penerbit, Pengarang, Lokasi, Supplier, dan lain-lain. 9. Sirkulasi dengan fitur: a. Transaksi peminjaman dan pengembalian; b. Reservasi koleksi; c. Aturan peminjaman yang fleksibel; d. Informasi keterlambatan dan denda. 10. Manajemen keanggotaan, termasuk capture foto anggota langsung di sistem. 11. Inventarisasi koleksi stocktaking 17 | 12. Laporan dan Statistik 13. Pengelolaan terbitan berkala 14. Dukungan pengelolaan dokumen multimedia .flv, .mp3 dan dokumen digital. Khusus untuk pdf dalam bentuk streaming. 15. SLiMS mendukung beragam format bahasa termasuk bahasa yang tidak menggunakan penulisan selain latin. 16. Menyediakan berbagai bahasa pengantar Indonesia, Inggris, Spanyol, Arab, Jerman, Bengali, Thailand dan lainnya. Pengguna dapat secara mandiri mengembangkan bahasa pengantar yang diinginkan. 17. Dukungan untuk membentuk katalog induk dan federated search dengan aplikasi UCS dan Nayanes. 18. Counter pengunjung perpustakaan 19. Member Area untuk menuliskan komentar pada koleksi, melihat dan mengunduh koleksi sedang dan pernah dipinjam. 20. Notifikasi keterlambatan dan pemesanan anggota 21. LDAP server 22. Modul sistem dengan fitur: a. Konfigurasi sistem global; b. Manajemen modul; c. Manajemen User Staf Perpustakaan dan grup; d. Pengaturan hari libur; e. Pembuatan barcode otomatis; f. Utilitas untuk backup.

2.2 Model Penerimaan Teknologi TAM