Komunikasi Antar Organisasi dan Penguatan Aktivitas

d. Komunikasi Antar Organisasi dan Penguatan Aktivitas

Setelah ditetapkan kegiatan-kegiatan dari kebijakan administrasi kepndudukan, sebagai langkah awal dari kegiatan implementasi kebijakan tentunya perlu adanya pross komunikasi baik komunikasi antar aparat pelaksana dengan aparat pelaksana juga aparat pelaksana dengan masyarakat. Proses komunikasi dengan masyarakat biasan disebut sosialisasi sedangkan komunikasi dengan sesama aparat pelaksana disebut koordinasi. Tahap sosialisasi dan koordinasi merupakan proses yang sangat penting sebelum Pemerintah Kota mengimplementasikan kebijakan administrasi kependudukan, karena melalui sosialisasi dan koordinasi aparat pelaksana dan masyarakat mengetahui maksud dan tujuan kebijakan administrasi kependudukan, pengenalan kebijakan adminitrasi kependudukan kepada masyarakat dapat Setelah ditetapkan kegiatan-kegiatan dari kebijakan administrasi kepndudukan, sebagai langkah awal dari kegiatan implementasi kebijakan tentunya perlu adanya pross komunikasi baik komunikasi antar aparat pelaksana dengan aparat pelaksana juga aparat pelaksana dengan masyarakat. Proses komunikasi dengan masyarakat biasan disebut sosialisasi sedangkan komunikasi dengan sesama aparat pelaksana disebut koordinasi. Tahap sosialisasi dan koordinasi merupakan proses yang sangat penting sebelum Pemerintah Kota mengimplementasikan kebijakan administrasi kependudukan, karena melalui sosialisasi dan koordinasi aparat pelaksana dan masyarakat mengetahui maksud dan tujuan kebijakan administrasi kependudukan, pengenalan kebijakan adminitrasi kependudukan kepada masyarakat dapat

Pada tahap koordinasi yang dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan sipil biasanya dilakukan dengan adanya rapat untuk membahas apa yang menjadi permasalahan dan juga sharing tentang implementasi kebijakan administrasi kependudukan. Selain dengan rapat koordinasi biasanya dilakukan setiap hari ketika apel pagi, pada saat itu disampaikan mengenai beberapa hal ang menjadi catatan khususnya dalam pelaksanaan kebijakan administrasi kependudukan. Sedangkan tahap sosialisasi dilakukan oleh Dinas untuk memberikan pemahaman kepada para masyarakat tentang pentingnya administrasi kependudukan. Sosialisasi biasanya dilakukan dengan bekerjasama sama Kelurahan-Kelurahan agar nantinya Kelurahan disampaikan oleh Ketua RT/RW yang setelah itu disampaikan oleh warga. Sosialisasi ditempat-tenpat ramai atau event-event tertentu seperti di Car Free Day atau bisa di Pasar, selain itu juga bisa memakai media elektronik lewar radio atau lewat pamphlet, leaflet, dan spanduk untuk memberikan informasi kepada

Seksi Identitas Penduduk Bapak Subandi SH MH : “Kita sudah mengadakan sosialisasi dan koordinasi, kalo dengan aparat

kita koordinasi tapi kalo dengan masyarakat kita sosialisasi. Koordinasi biasana dengan rapat-rapat atau pada waktu apel pagi. Misalnya kita ingin mengadakan sosialisasi nah kita koordinasi dulu mau apa yang disosialisasikan, koordinasinya bisa dengan teman-tman disini atau bisa juga dengan teman-teman yang ada di Kelurahan-Kelurahan. Sosialisasi sudah dilakanakan, kan ada namanya regulasi dan ada namanya aturan, regulasi itu ada yang namanya Perda dan Perwali kemudian kita sosialisasi setelah disosialisasi baru kita implementasi setelah implementasi, dievaluasi di evaluasi ini nanti juga ada pross koordinasinya untuk mencari kekurangan-kekurangan selama dalam pelaksanaan kebijakan.” (Wawancara 02 Mei 2012)

Hal senada juga diutarakan oleh Ibu Widi SH MH, Kepala Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak:

“Kalo komunikasi di dalam yang kita melakukan koordinasi biasanya melalui rapat, rapat koordinasi itu kita lakukan secara rutin hampir tiap bulan itu ada. Disitulah kita bahas pesoalan-persoalan kependudukan dari Kecamatan, dari Kelurahan atau dari Stake Holder yang lain yang punya kepentingan disitu. Selain itu pada setiap pagi habis apel itu, kan semuanya kumpul setelah ada kan biasanya pas waktu apel itu ada koordinasi dari pemimpin kepada bawahan nah setelah selesai apel itu nanti kita bisa kumpul atau mengadakan rapat kecil untuk merespon kalo ada masalah atau ada hal-hal yang perlu dikoordinasikan” (Wawancara 09 Mei 2012)

Proses sosialisasi pernah diterima oleh salah satu warga Makam Brenggolo, Kecamatan Serengan, Bapak Waluyo : “Itu gini mas, kalo sosialisasi tidak langsung sama masyarakat kan dari

Dispendukcapil nanti terjun ke Kelurahan-Kelurahan terus nanti beberapa kemudian bertemu warga khususnya ketua RT.Kan kalo langsung ke warga dipanggil semua ga cukup tempatnya. Jadi salah satu antara RT/RW dipanggil untuk membicarakan masalah bikin KK, KTP atau Akta, atau ada aturan-aturan baru mengenai adminitrasi kependudukan disampaikan pada warganya. Kalo sosialisasi langsung Dispendukcapil nanti terjun ke Kelurahan-Kelurahan terus nanti beberapa kemudian bertemu warga khususnya ketua RT.Kan kalo langsung ke warga dipanggil semua ga cukup tempatnya. Jadi salah satu antara RT/RW dipanggil untuk membicarakan masalah bikin KK, KTP atau Akta, atau ada aturan-aturan baru mengenai adminitrasi kependudukan disampaikan pada warganya. Kalo sosialisasi langsung

dari Dinas dan kelurahan. Selain itu juga pernah dapat selebaran, panflet dari Dispendukcapil tentang denda.” (Wawancara 11 Mei 2012)

Sebaik-baiknya komunikasi yang dilakukan pasti ada saja kesulitan- kesulitan dari proses komunikasi, baik itu meliputi cara aparat dalam menerima kritikan, saran, dan keluhan dari masyarakat juga cara komunikasi pempin dalam memberikan petunjuk, perintah dan tuguran kepada para bawahan seperti yang dijelaskan oleh Ibu Widiastuti Pratiwiningsih SIP, MM selaku Kepala Bidang Pendaftaran Penduduk :

“Kesulitannya ya tingkat pemahaman dari aparat, yang kedua juga masyarakat itu kalo dilayani mauna cepat tapi kadang-kadang tidak mau dengan prosedur yang harus dilewati, sehingga kesannya itu petugas angel-angelne (menyulitkan) sebenarnya kan tidak. Cara menerima kritiknya kita evaluasi kritik itu, apa yang dikatakan masyarakat apa itu benar kalo itu memang kelemahan kita, kita benahi kelemahan kita, kita evaluasi kerja kita kalo memang kerja kita sudah baik ya kita sampaikan kan kita tidak boleh benci dengan kritik. Kalo pemimpin memberikan perintah ya caranya biasanya menunjukan tupoksinya kamu tugasnya ini kalo salah kita tegur kita panggil kita betulkan kalo pemeimpin yang salah dia memberikan masukan ga apa-apa kan seperti itu.” (Wawancara 28 April 2012)

Kesulitan dalam berkomunikasi juga disampaikan oleh Ibu Esti, Kepala Seksi Perkawinan dan Perceraian : “Kalo dalam artian miss komunikasi gitu ya yang namanya komunikasi

beberapa kali ya pernah juga tapi kan tidak sampai fatal gitu. Untuk kritik, segala yang memang itu untuk membangun ya diterima termasuk beberapa kali kan misalnya kalo pagi itu kan kita apel nah nanti kalo ada sesuatu yang mau disampaikan nanti disampaikan di apel itu kalo beberapa kali ya pernah juga tapi kan tidak sampai fatal gitu. Untuk kritik, segala yang memang itu untuk membangun ya diterima termasuk beberapa kali kan misalnya kalo pagi itu kan kita apel nah nanti kalo ada sesuatu yang mau disampaikan nanti disampaikan di apel itu kalo

Dari semua yang disampaikan oleh para informan diatas mengenai komunikasi seperti koordinasi dan sosialisasi, dapat disimpulkan bahwa komunikasi antar organisasi dan penguatan aktivitas antara sesama aparat pelaksana dan juga dengan masyarakat yang dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sudah berjalan dengan baik walaupun ada beberapa kendala dalam hal berkomunikasi yang masih harus diperbaiki agar tidak menjadi kelemahan Dinas dalam melaksanakan kebijakan administrasi kependudukan, selain itu supaya tidak terjadi konflik dalam pelaksanaan kebijakan administrasi kependudukan. Adanya kritikan dan keluhan dari masyarakat bisa dijadikan suatu perbaikan dalam melaksanakan kebijakan administrasi kependudukan.