Data dan Informasi

G. Data dan Informasi

1. Data

a. Definisi Data Data adalah bahan baku informasi sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, tindakan, benda dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter yang dapat berupa alfabet, angka maupun simbol khusus. Data disusun untuk diolah dalam bentuk struktur data, struktur file dan database. Data yang merupakan bentuk jamak dari datum atau item adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian- kejadian dan kesatuan nyata. Kesatuan nyata tersebut berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. xxiii

Data merujuk kepada fakta-fakta baik berupa angka-angka, teks, dokumen, gambar, bagan, suara yang mewakili deskripsi verbal atau kode tertentu dan semacamnya. xxiv

b. Sistem Manajemen Data Sistem manajemen data merupakan suatu perluasan konsep sebelumnya mengenai perangkat lunak. Suatu sistem manajemen data memungkinkan seorang pemakai untuk mencipta dan meremajakan file, memilih/mencari kembali dan menyortir data dan menyediakan laporan.

Aplikasi pemrosesan data diklasifikasikan menjadi 3 kelompok

berdasarkan peranan pengelolaannya, yaitu 23 :

i. Capture: mengumpulkan data dan membuat database.

Idealnya setiap data dikumpulkan sekali dan di tes sepenuhnya untuk kecermatan dan kelengkapannya. Aplikasi pengumpulan data yang dilokalisir dikembangkan untuk data yang digunakan secara terisolasi atau yang tidak membutuhkan koordinasi dari unit-unit, meskipun demikian data tersebut perlu dipelihara dengan benar dalam database.

ii. Transfer: aplikasi yang memindahkan data dari database ke database yang lain disebut bridges atau interface, karena aplikasi tersebut menghubungkan database terkait.

iii. Data Analysis and Presentation Application: aplikasi yang digunakan untuk mendistribusikan data ke individu yang berwenang dalam bentuk grafik atau teks. Kesalahan pada entry data akan menimbulkan kesalahan data dan bila data tersebut diolah menjadi informasi, maka kesalahan tersebut akan terjadi pula pada hasil informasinya. Informasi yang salah akan menyebabkan kesalahan pada pekerjaan manajemen, dan selanjutnya kesalahan manajemen akan merugikan organisasi dalam pencapaian tujuan.

2. Informasi

a. Definisi Informasi Informasi didefinisikan sebagai data yang telah diolah menjadi suatu bentu yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini dan saat mendatang. Informasi merupakan data yang sudah diolah, dibentuk atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu. yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data yang diolah menjadi informasi tersebut menggunakan suatu model proses tertentu 23,24,xxv a. Definisi Informasi Informasi didefinisikan sebagai data yang telah diolah menjadi suatu bentu yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini dan saat mendatang. Informasi merupakan data yang sudah diolah, dibentuk atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu. yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data yang diolah menjadi informasi tersebut menggunakan suatu model proses tertentu 23,24,xxv

c. Kualitas Informasi Kualitas informasi tergantung pada hal-hal sebagai berikut 23,24 :

i. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai pada penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merusak atau merubah informasi tersebut.

ii. Tepat waktu, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.

iii. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap individu berbeda-beda. iv. Keandalan, informasi harus diperoleh dari sumber-sumber yang dapat diandalkan kebenarannya. Pengolah data atau pemberi informasi harus dapat menjamin tingkat kepercayaan yang tinggi atas informasi yang disediakannya.

v. Konsisten, informasi tidak boleh mengandung kontradiksi dalam

penyajiannya karena merupakan dasar penting bagi pengambilan keputusan.