Tabel. 4. Transkip Hasil Wawancara Terkait dengan Penataan dan Penyimpanan Surat
Informan Hasil Wawancara
Bapak SHR Surat masuk yang sudah diproses kemudian
dimasukkan ke dalam map kemudian disimpan ke dalam almari. Jadi kalau dibutuhkan sewaktu waktu
bisa ditemukan. Surat disimpan berdasarkan sistem kronologi penyelesaiannya. Azas penyimpanan surat
sentralisasi karena dipusatkan di bagian Sekretariat.
Ibu SW Surat yang sudah diproses disimpan di bagian
Sekretariat dan dikelompokkan sesuai dengan jenis surat. Berdasarkan kronologi penyelesaiaannya tetapi
juga sesuai dengan jenis surat. Alasannya biar lebih mudah
dalam menemukannya.
Untuk azas
penyimpanan surat
kami menggunakan
azas sentralisasi karena surat yang ada disimpan di bagian
Sekretariat mbak. Bapak MLD
Surat masuk yang sudah selesai diproses diberi nomor berdasarkan kode klasifikasi, disimpan di box. Lembar
disposisi disimpan
dengan sistem
tanggal penyelesaiannya,
sedangkan kartu
kendali menggunakan nomor berdasarkan kode klasifikasi.
Sistem kronologi
berdasarkan tanggal
penyelesaiannya. Azas penyimpanannya dipusatkan sentralisasi di bagian sekretariat mbak.
Berdasarkan tabel hasil wawancara dengan informan penelitian bahwa di Sekretariat Kantor Kecamatan Piyungan Bantul, Daerah
Istimewa Yogyakarta penyimpanan surat dilakukan di bagian Sekretariat dengan sistem penyimpanan berdasarkan kronologi
penyelesainnya.
d. Penemuan Kembali Arsip di Bagian Sekretariat Kantor
Kecamatan Piyungan Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta
Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan di Kantor Kecamatan Piyungan Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta dapat diperoleh
informasi bahwa dalam menemukan arsip berupa surat pegawai memerlukan waktu lebih dari lima menit.
Tabel. 5. Transkip Hasil Wawancara Terkait dengan Penemuan Kembali Arsip
Informan Hasil Wawancara
Bapak SHR Di sini tidak ada prosedur khusus untuk peminjaman,
biasanya peminjaman dilakukan dengan meminta izin pegawai bagian Sekretariat. Menemukan kembali
arsip dengan cara mencari dengan kartu kendali. Kalau surat atau arsip dipinjam oleh pegawai lain
maka di tanyakan kepada pegawai yang bersangkutan. Seharusnya Kurang dari 5 menit mbak, tetapi kadang-
kadang lebih dari 5 menit. Ibu SW
Tidak ada prosedur yang ditentukan yang penting meminta izin kepada pegawai Sekretariat mbak biar
kalau mencari mudah. Dengan cara melihat kartu kendali. Kalau surat dipinjam dicari kepihak yang
meminjam tapi kalau surat sudah di tempat penyimpanan dicari berdasarkan klasifikasinya. 5-10
menit mbak soalnya kadang ada surat yang dipinjam dan belum dikembalikan jadi kami bingung dimana
arsip tersebut berada. Bapak MLD
Meminta izin dengan bapak SHR. Dicari di filling cabinet. 5-10 menit mbak.
Berdasarkan tabel tersebut dapat diketahui bahwa dalam menemukan arsip bapak SHR memerlukan waktu lebih dari lima menit,
ibu SW 5-10 menit dan Bapak MLD 5-10 menit. Penemuan kembali arsip seharusnya diperlukan waktu kurang dari satu menit.
e. Pemeliharaan dan pengamanan surat di Bagian Sekretariat Kantor
Kecamatan Piyungan Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta
Pentingnya arsip sebagai suatu sumber informasi mengharuskan dilakukannya pemeliharaan dan perawatan arsip. Tujuan dari
pemeliharaan arsip yang dimiliki oleh suatu kantorinstansi yakni supaya keamanan dari arsip tersebut tetap terjaga. Dalam hal ini bukan
hanya aman secara fisiknya saja melainkan juga informasi yang terkandung di dalamnya. Arsip juga harus aman dari serangga, bencana
alam yang mungkin terjadi misal banjir, tanah longsor, kebakaran dan kehilangan arsip itu sendiri.
Tabel. 6. Transkip Hasil Wawancara Terkait dengan Pemeliharaan dan Pengamanan Surat
Informan Hasil Wawancara
Bapak SHR Arsip dipelihara dengan cara dibersihkan dari debu.
Pengamanan surat disini dengan cara disimpan surat dalam almari atau filling cabinet agar terhindar dari
debu. Ibu SW
Dibersihkan secara rutin. Diamankan dari serangan serangga, kemudian api dan air.
Bapak MLD Surat dimasukkan ke dalam map terlebih dahulu,
kemudian dimasukkan ke almari arsip. Dimasukkan ke dalam filling cabinet.
