Berdasarkan tabel 5 dapat diketahui bahwa Bapak SH membutuhkan waktu kurang lebih 5 menit untuk menemukan kembali arsip yang
dibutuhkan. Sedangkan Ibu SW dan Bapak MLD memerlukan waktu sebanyak 5-10 menit. Dalam teori kearsipan penemuan kembali arsip
seharusnya diperlukan waktu maksimal satu menit. Dari data di atas dapat dilihat bahwa waktu yang dibutuhkan untuk melakukan penemuan kembali
arsip masih jauh dari optimal. Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menemukan kembali arsip disebabkan oleh penyimpanan arsip yang belum
optimal. Belum berlakunya kartu pinjam arsip dan lembar petunjuk silang juga menjadi salah satu faktor penghambat dalam penemuan kembali arsip,
Hal ini memungkinkan arsip akan hilang maupun terselip atau lupa dikembalikan lagi, sehingga saat diperlukan kembali arsip tersebut tidak
dapat ditemukan kembali.
5. Pemeliharaan dan Pengamanan Surat di Bagian Sekretariat Kantor
Kecamatan Piyungan Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta
Berdasarkan hasil penngamatan dan penelitian di kantor Kecamatan Piyungan Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta dalam rangka memelihara
dan mengamankan surat pegawai melakukan cara membersihkan surat- surat dari debu, biasanya dilakukan sebulan sekali. Seharusnya pegawai
membersihkan ruangan penyimpanan tidak harus menunggu sebulan, jika tempat penyimpanan terlihat kotor segera dibersihkan agar arsipsurat yang
disimpan terhindar dari debu.
Belum ada tindakan khusus yang dilakukan untuk melakukan perawatan arsip yang ada. Fumigasi secara berkala juga belum dilakukan
untuk menjaga terpeliharanya fisik arsip. Pemeliharaan yang telah dilakukan di kantor kecamatan hanya sebatas membersihkan debu yang
menempel pada boks arsip, juga pemberian kamper atau kapur barus yang dimasukkan ke dalam box-box arsip. Penyemprotan juga hanya dilakukan
sesekali saja itupun tidak pada semua bagian yang ada. Fasilitas kearsipan seperti vacuum cleaner untuk membersihkan arsip dan fire detector serta
tabung pemadam api yang digunakan untuk penyelamatan arsip juga belum tersedia.
6. Hambatan dalam Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar di Bagian
Sekretarian Kantor Kecamatan Piyungan Bantul Daerah Istimewa Yogyakarta
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan di Kantor Kecamatan Piyungan Bantul Daerah Istimewa Yogyakarta, masih terdapat
beberapa hambatan antara lain: a.
Belum adanya petugas yang menangani arsip di Kantor Kecamatan Piyungan Bantul Daerah Istimewa Yogyakarta.
b. Ruangan pengelolaan dan penyimpanan belum terpasang AC dan
pengukur suhu udara. c.
Belum adanya kesadaran dari pegawai di Kantor Kecamatan Piyungan Bantul Daerah Istimewa Yogyakarta tentang pengelolaan arsip.
