Hambatan dalam Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar di Bagian

100

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan pada bab sebelumnya dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Pengelolaan surat masuk dan keluar di Kantor Kecamatan Piyungan Bantul Daerah Istimewa Yogyakarta belum maksimal khususnya pada aspek penataan arsip, peminjaman dan penemuan kembali arsip, pemeliharaan dan pengamanan. Pengelolaan surat masuk dan keluar di bidang Sekretariat antara lain: a. Penggunaan peralatan pengelolaan surat belum optimal. b. Penyimpanan dan penataan surat menggunakan azas penyimpanan Sentralisasi. c. Penemuan kembali arsip kurang optimal. d. Belum ada tindakan khusus yang dilakukan untuk melakukan perawatan arsip yang ada. 2. Hambatan dalam Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar di Kantor Kecamatan Piyungan Bantul Daerah Istimewa Yogyakarta a. Peralatan pengelolaan surat dalam penggunaan belum optimal. b. Memerlukan waktu 5-10 menit untuk menemukan arsip. c. Belum adanya petugas yang menangani arsip di Kantor Kecamatan Piyungan Bantul Daerah Istimewa Yogyakarta. d. Belum ada AC dan pengukur suhu udara di ruang pengelolaan. e. Belum adanya kesadaran dari pegawai di Kantor Kecamatan Piyungan Bantul Daerah Istimewa Yogyakarta tentang pengelolaan arsip.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas, demi lebih optimalnya pengelolaan surat masuk dan keluar di kantor kecamatan piyungan bantul daerah istimewa Yogyakarta, maka dapat diberikan saran-saran sebagai berikut: a. Menunjuk atau merekrut pegawai khusus untuk melaksanakan pengelolaan arsip agar pengelolaan arsip lebih baik. b. Pegawai yang ada diberikan pelatihan khusus tentang mengelola surat yang baik dan benar, serta diberikan pelatihan mengenai pemakaian peralatan yang ada sehingga peralatan yang ada dapat digunakan secara maksimal. c. Perlu adanya perencanaan ruang khusus untuk ruang kerja dan untuk menyimpan surat, agar pegawai yang menangani surat dapat leluasa dalam bekerja dan surat yang disimpan lebih aman, tidak hilang atau rusak. d. Menambah peralatan yang dibutuhkan antara lain AC, alat pengukur suhu udara, alat pemadam kebakaran dan mengganti peralatan yang sudah tidak layak digunakan agar surat yang disimpan tidak mudah rusak. Menata surat dengan rapi dan sesuai jenis surat sehingga memudahkan dalam menemukan kembali surat.