terhadap umur dan fisik arsip serta dapat menganggu kerja pegawai karena suhu yang terlalu panas akan mengakibatkan rasa gerah.
c Kelembaban
Penyelenggaraan manajemen kearsipan yang baik haruslah memperhatikan banyak faktor, salah satu faktornya yakni
kelembaban. Kelembaban akan berpengaruh terhadap kondisi fisik arsip. Kelembaban juga dapat mempengaruhi jangka waktu umur
arsip. Kelembaban di bagian Sekretariat Kantor Kecamatan Piyungan Bantul Daerah Istimewa Yogyakarta adalah 49 -92.
d Warna ruangan
Pewarnaan ruangan hendaknya menggunakan warna-warna yang netral agar tidak menggangu pemandangan di kantor. Cat dinding
ruangan kerja pegawai yang ada di kantor Kecamatan Piyungan Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta berwarna putih kekuningan
cream. Kondisi cat dinding juga masih baik. Warna putih pada dinding akan memantulkan cahaya sehingga menimbulkan efek
terang, juga memberikan kesan bersih pada ruangan. e
Kebersihan lingkungan kerja Ruangan kerja pegawai dibersihkan setiap pagi dan sore hari setelah
jam kerja selesai oleh petugas kebersihan cleaning service, sehingga ruangan selalu dalam keadaan bersih. Namun untuk tempat
penyimpanan masih terdapat debu.
f Kerapian ruangan
Kerapian ruangan di atas meja kerja pegawai masih terdapat tumpukkan dokumen dan alat-alat tulis serta barang pegawai. Hal
ini terjadi karena belum tersedia lemari pegawai atau loker pegawai yang dapat digunakan sebagai tempat untuk menyimpan barang.
B. Pembahasan Hasil Penelitian
Berdasarkan perolehan data dari hasil observasi, wawancara dan dokumentasi yang dilakukan secara langsung bahwa pengelolaan surat masuk
dan keluar di Kantor Kecamatan Piyungan Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar di Bagian Sekretariat kantor
Kecamatan Piyungan Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta
Pengelolaaan arsip dalam suatu organisasi atau instansi merupakan hal yang penting dan pasti ada. Pengelolaan arsip disuatu organisai atau
instansi biasanya berupa surat masuk dan keluar seperti surat undangan, surat tugas, surat edaran, surat permohonan dan lain-lain. Seperti halnya
yang dilakukan di bagian Sekretariat Kantor Kecamatan Piyungan Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta.
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan di kantor
Kecamatan Piyungan Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta, surat masuk diterima oleh pegawai Sekretariat, surat yang masuk di agenda, diberi
lembar disposisi setelah itu surat naik kepada pimpinan untuk diberikan
disposisi surat, diberi lembar kendali untuk kemudian diteruskan ke unit pengolah. Selanjutnya surat akan disimpan di Sekretariat setelah selesai
digunakan. Sedangkan prosedur pengurusan surat keluar di kantor Kecamatan
Piyungan Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta antara lain surat dikonsep dan diketik, kemudian kalau sudah benar konsep diserahkan kepada
pimpinan untuk dimintakan tandatangan. Sebelum surat dikirim surat dicatat dalam buku kendali surat keluar dan dimintakan nomor surat.
Untuk pengurusan surat masih dilakukan secara manual dengan dicatat pada buku agenda dan kartu kendali. Penggunaan kartu kendali
dan buku agenda secara bersamaan dalam pengurusan surat dirasa kurang efisien untuk dilakukan. Hendaknya digunakan kartu kendali sesuai
dengan prosedur pengurusan surat pola baru. Teori kearsipan khususnya pengelolaan surat pada prinsipnya
memerlukan tahapan- tahapan. Tahapan surat masuk seperti penerimaaan surat, penyortiran surat berdasarkan jenis surat, pencatatan surat di buku
agenda surat masuk, pengarahan surat kepada unit yang dituju, dan penyimpanan surat. Sedangkan pengelolaan surat keluar melalui tahapan
seperti mengonsep surat, mencatat pada buku agenda atau kartu kendali, mengetik konsep surat, meminta tanda tangan kepada pimpinan, mengecek
surat yang akan dikirim dan mendistribusikan surat. Kegiatan pengelolaan surat masuk dan keluar di Kantor Kecamatan
Piyungan Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta kurang maksimal.
