Berdasarkan tabel tersebut dapat diketahui bahwa dalam menemukan arsip bapak SHR memerlukan waktu lebih dari lima menit,
ibu SW 5-10 menit dan Bapak MLD 5-10 menit. Penemuan kembali arsip seharusnya diperlukan waktu kurang dari satu menit.
e. Pemeliharaan dan pengamanan surat di Bagian Sekretariat Kantor
Kecamatan Piyungan Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta
Pentingnya arsip sebagai suatu sumber informasi mengharuskan dilakukannya pemeliharaan dan perawatan arsip. Tujuan dari
pemeliharaan arsip yang dimiliki oleh suatu kantorinstansi yakni supaya keamanan dari arsip tersebut tetap terjaga. Dalam hal ini bukan
hanya aman secara fisiknya saja melainkan juga informasi yang terkandung di dalamnya. Arsip juga harus aman dari serangga, bencana
alam yang mungkin terjadi misal banjir, tanah longsor, kebakaran dan kehilangan arsip itu sendiri.
Tabel. 6. Transkip Hasil Wawancara Terkait dengan Pemeliharaan dan Pengamanan Surat
Informan Hasil Wawancara
Bapak SHR Arsip dipelihara dengan cara dibersihkan dari debu.
Pengamanan surat disini dengan cara disimpan surat dalam almari atau filling cabinet agar terhindar dari
debu. Ibu SW
Dibersihkan secara rutin. Diamankan dari serangan serangga, kemudian api dan air.
Bapak MLD Surat dimasukkan ke dalam map terlebih dahulu,
kemudian dimasukkan ke almari arsip. Dimasukkan ke dalam filling cabinet.
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan penelitian bahwa pemeliharaan dan pengamanan di Sekretariat Kantor Kecamatan
Piyungan Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta dilakukan dengan cara menyimpan surat dalam almari arsip dan filling cabinet agar terhindar
dari debu, serangga, api dan air.
f. Pegawai Kearsipan di Bagian Sekretariat Kantor Kecamatan
Piyungan Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta
Petugas kearsipan adalah faktor pengelolaan arsip yang penting pada suatu kantorinstansi. Tanpa didukung oleh petugas kearsipan
yang professional maka pengelolaan arsip akan mengalami banyak hambatan. Berdasarkan hasil pengamatan pegawai kearsipan di
Sekretariat dalam pengelolaan surat memiliki sikap tekun, ramah, sopan santun, dan sabar. Segi kerapian masih kurang karena masih terdapat
map surat dan tumpukan warkat yang belum disusun rapi. Surat yang belum diproses dibiarkan berada di atas meja pegawai, hal ini membuat
meja menjadi penuh dan tidak rapi.
