commit to user
B. Analisis Data dan Pembahasan
1. Sistem dan Prosedur Persediaan Kusuma Sahid Prince Hotel
Setiap sistem terdiri dari prosedur-prosedur. Prosedur-prosedur yang terjadi dalam sistem akuntansi persediaan barang Kusuma Sahid Prince
Hotel. a. Prosedur penerimaan barang.
b. Prosedur pengeluaran barang. c. Prosedur perhitungan fisik
2. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Persediaan
Kusuma Sahid Prince Hotel
Kusuma Sahid Prince Hotel mempunyai rincian prosedur penerimaan barang, prosedur pengeluaran barang dan prosedur perhitungan fisik,
berikut ini adalah penjelasan tentang jaringan prosedur yang terjadi:
a. Prosedur Penerimaan Barang
1 Pembelian
a Deskripsi Prosedur
1. Departemen yang memerlukan barang membuat purchase requestion berdasarkan kebutuhan yang diperlukan dan
pilihan pemasok yang telah melakukan penawaran harga. Purchase requestion yang digunakan harus bercetak nomor
urut. Dibuat 3 rangkap yang didistribusikan sebagai berikut:
commit to user - Asli
: untuk fungsi
pembelian sebagai dasar pembuatan
purchase order. - 1 tindasan lembar ke-2 : untuk fungsi pengendalian
biaya Cost
Controller sebagai pengendalian biaya.
- 1 tindasan lembar ke-3 : untuk departemen
yang membutuhkangudang
sebagai dasar pencocokan penerimaan barang nantinya.
2. Barang yang menjadi stock, dilakukan pembuatan purchase requestion oleh Store Keeper dan disimpan di gudang,
sedangkan barang direct barang yang langsung digunakan dilakukan permintaan oleh departemen yang membutuhkan
dan barang langsung digunakan atau disimpan di departemen
yang membutuhkan.
3. Purchase requestion yang telah dilengkapi dengan harga penawaran diajukan ke General Manager sebagai tanda
persetujuan atas transaksi pembelian dan Chief Accounting untuk memverifikasi harga, credit term, tambahan biaya,
penjumlahan dan perkalian dan persyaratan akuntansi lainya serta penyediaan dana lalu dikembalikan ke fungsi
pembelian untuk diproses lebih lanjut yaitu pembuatan
commit to user purchase order. Purchase order dikirim ke pemasok yang
sudah ditentukan. Dibuat 4 rangkap yang didistribusikan
sebagai berikut:
- Asli : untuk pemasok sebagai surat
pemesanan resmi
yang dikeluarkan perusahaan.
- 1 tindasan lembar ke-2 : untuk fungsi pengendalian biaya
Cost Controller
sebagai dasar memberikan persetujuan untuk melakukan
pembelian. - 1 tindasan lembar ke-3 : untuk
fungsi penerimaan
sebagai dasar
pencocokan barang yang dipesan datang.
- 1 tindasan lembar ke-4 : untuk
fungsi pembelian
sebagai dasar pembelian telah disetujui.
4. Barang yang diterima dari pemasok harus diperiksa terlebih dahulu kuantitas, berat, kualitas spesifikasinya lainya sesuai
dengan catatan dari fungsi pembelian. Barang-barang yang memerlukan pemeriksaan lebih terinci daging, ikan, dan
barang lainya masuk dalam katagori ini, pemeriksaan dilakukan bersama dengan petugas lainya dari departemen
commit to user yang membutuhkan barang tersebut. Selanjutnya diperiksa
apakah invoice telah sesuai dengan fisik barang yang diterima, nomor referensi purchase order serta kebenaran
penjumlahan, perkalian, dan potongan harga
5. Invoice dari pemasok yang telah diperiksa dibubuhi stempel tanda terima. Invoice berisi keterangan mengenai tanggal
terima, nomor bukti penerimaan, diterima oleh, nomor purchase
order, disetujui
oleh departemen
yang bersangkutan dan selanjutnya menandatangani kolom tanda
terima. Selanjutnya menginput barang yang telah dicocokan, outputnya berupa tanda terima barang receiving yang
terdiri dari 4 rangkap yang di distribusikan sebagai berikut:
- Asli : untuk fungsi utang sebagai
dasar perhitungan utang
yang harus dibayar.
- 1 tindasan lembar ke-2 : diserahkan kepada rekanan
sebagai tanda terima dari perusahaan.
- 1 tindasan lembar ke-3 : ditahan gudangdepartemen
yang memerlukan, sebagai dasar untuk mengisi kartu
persediaan.
commit to user - 1 tindasan lembar ke-4
: untuk fungsi pembelian dokumen ini sebagai dasar
penutupan transaksi
tersebut. 6. Masing-masing invoice diberi nomor urut yang berkelanjutan
dari hari kehari dan sekaligus akan menjadi nomor invoice
dan referensi dalam proses selanjutnya.
7. Petugas penerima barang selanjutnya membuat laporan harian untuk masing-masing katagori barang yaitu daily
receiving report. Dibuat 3 rangkap yang didistribusikan
sebagai berikut:
- Asli : untuk fungsi utang sebagai
dasar perhitungan utang yang harus dibayar.
- 1 Lembar tindasan ke-2: laporan untuk
Chief Accounting
sebagai dasar
pengambilan kebijakan dan pengukuran
budget selanjutnya.
- 1 Lembar tindasan ke-3: laporan ke
fungsi pengendalian Cost sebagai
dasar perhitungan
pengendalian biaya.
commit to user 8. Tanda terima tagihan. Setelah menagihkan faktur penjualan
mendapat tanda terima tagihan yang nantinya digunakan
untuk menagih utang dagang.
b Dokumen yang digunakan
1. Purchase requestion. Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok supplier yang telah
dipilih, setelah diisi oleh petugas gudang atau departemen yang membutuhkan barang selain stock gudang. Ditorisasi
oleh pejabat departemen pemohon, Cost Controller, Chief Accounting dan General Manager.
2. Purchase order. Dokumen ini berisi rincian barang yang dipesan¸ dikirim ke pemasok untuk memesan barang.
Diotorisasi oleh fungsi pembelian, Chief Accounting dan General Manager.
3. Receiving. Dokumen ini sebagai dasar penerimaan barang¸ dibuat oleh fungsi penerimaan sebagai tanda barang yang
dipesan telah diterima dan siap disimpan atau digunakan. Diotorisasi oleh fungsi penerimaan dan diberi cap.
4. Daily receiving report. Dokumen ini tentang kegiatan selama satu hari yang dilaporkan kepada Chief Accounting
commit to user agar biaya dapat dikontrol langsung dan menjadi dasar
pengambilan kebijakan selanjutnya.
c Catatan akuntansi yang digunakan
Sistem pembukuanya sudah computerized, jadi transaksi yang ada langsung diinput dan secara otomatis masuk ke head office.
1. Jurnal pembelian. Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat transaksi pembelian.
2. Account payable. Catatan ini digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok.
3. Kartu persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian kartu ini digunakan untuk mencatat persediaan barang yang ada
di gudang. 4. Register bukti kas keluar. Catatan ini menyatakan bahwa
pemasok sudah dilunasi pada waktu tertentu.
d Fungsi yang terkait
1. Fungsi pembelian. Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan purchase order pembelian kepada
pemasok yang telah ditentukan. 2. Fungsi penerimaan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk
melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, kuantitas barang yang diterima oleh pemasok, dan mencocokan apakah barang
sudah sesuai dengan purchase order. Selain itu juga menginput
commit to user barang yang sudah diterima untuk melaporkan kepada head
office. 3. Fungsi pengendalian biaya Cost Controller. Fungsi ini
menerima purchase requestion lembar pertama dari kepala fungsi gudang kemudian memverifikasi dengan budget yang
telah ditentukan.
Lalu memberikan
persetujuan untuk
mengadakan pembelian dengan purchase requestion ke fungsi pembelian dan menahan 1 lembar tindasan.
4. Fungsi gudang. Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dan keadaan barang di gudang.
5. Fungsi akuntansi. Fungsi ini bertanggung jawab melakukan pembayaran atas dasar tanda terima yang ditagihkan oleh
pemasok supplier.
2 Retur Pembelian
Barang-barang yang tidak sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat purchase order yaitu barang yang diterima tidak
cocok dengan spesifikasi yang tercantum dalam purchase order, barang mengalami kerusakan atau mendekati tanggal kadaluarsa
akan dikembalikan kepada pemasok oleh fungsi penerimaan.
a Deskripsi Prosedur
1. Jika terjadi perbedaan fisik antara barang yang diterima dengan jumlah yang tercantum di invoice maka petugas
commit to user penerimaan barang akan membuat perbaikan pada
invoice. Perubahan ini selanjutnya diikuti dengan pembuatan debetcredit yang ditandatangani oleh Cost Controller dan
dikirim ke rekanan dengan tembusan fungsi pembayaran. 2. Jika barang sudah di gudang dan karena satu hal harus
dikembalikan ke rekanan maka pengembalian tersebut harus disertai dengan dokumen goods return without credit note
dokumen retur. Dokumen ini dikirim ke rekanan dengan tembusan dari fungsi akuntansi untuk mengurangi tagihan
dalam invoice. 3. Fungsi gudang melakukan pencatatan mutasi utang dan
persediaan berdasarkan tanda terima retur dari pemasok. 4. Komputer menginput kuantitas barang yang berkurang
karena adanya retur. Hasil inputan akan masuk ke head office.
b Dokumen yang digunakan
1. Retur pembelian. Dokumen ini diisi oleh fungsi penerimaan, ditandatangani oleh fungsi penerimaan dan pemasok. Form
tersebut terdiri dari 4 rangkap diberi cap nomor urut dan diarsip oleh fungsi penerimaan.
commit to user - Asli : untuk fungsi penerimaan sebagai
dasar perbaikan
fungsi penerimaan.
- 1 lembar tindasan ke-2 : untuk pemasok sebagai dasar penggantian atau pengembalian
barang. - 1 lembar tindasan ke-3 : untuk fungsi akuntansi sebagai
dasar pengurangan jumlah persediaan karena
dikembalikanya barang yang telah dibeli kepada pemasok.
- 1 lembar tindasanke-4 : untuk petugas gudangdepartemen
yang memerlukan,
sebagai dasar
untuk mengisi kartu persediaan.
c Catatan akuntansi yang digunakan
KSPH menggunakan sistem komputerisasi maka akan menginput retur secara otomatis transaksi tersebut mengurangi
pesediaan kepada head office. 1. Jurnal retur pembelian. Jurnal ini berisi transaksi retur
pembelian yang mengurangi utang dagang.
commit to user 2. Kartu persediaan. Kartu persediaan digunakan untuk
mencatat berkurangnya
jumlah persediaan
karena dikembalikanya barang yang telah dibeli kepada pemasok.
3. Kartu utang. Kartu utang digunakan untuk mencatat berkurangnya utang akibat adanya retur.
d Fungsi yang terkait
1. Fungsi pembelian. Dalam prosedur retur pembelian fungsi gudang bertanggung jawab melaporkan adanya barang
dagangan yang harus diretur ke pemasok. Setelah pemasok menerima barang yang diretur, pemasok menyerahkan tanda
terima retur barang ini nantinya yang menjadi dokumen sumber untuk mencatat berkurangnya kuantitas persediaan
barang. 2. Fungsi pengendalian biaya Cost Controller. Fungsi
pengendalian biaya mengetahui dan meyetujui terjadinya retur serta melakukan pengawasan agar retur yang terjadi
tetap pada biaya yang telah ditentukan. 3. Fungsi gudang. Fungsi ini bertanggung jawab terhadap
terjadinya mutasi persediaan di dalam gudang pada kartu persediaan.
commit to user 4. Fungsi penerimaan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk
mengirimkan form retur kepada pemasok untuk mengambil barang retur.
5. Fungsi akuntansi. Fungsi ini bertanggung jawab mencatat terjadinya transaksi retur pembelian dalam jurnal umum,
serta mencatat berkurangnya prsediaan dan utang usaha karena adanya retur pembelian.
b. Prosedur Pengeluaran Barang