Prosedur Penerimaan Barang Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Persediaan

commit to user

B. Analisis Data dan Pembahasan

1. Sistem dan Prosedur Persediaan Kusuma Sahid Prince Hotel

Setiap sistem terdiri dari prosedur-prosedur. Prosedur-prosedur yang terjadi dalam sistem akuntansi persediaan barang Kusuma Sahid Prince Hotel. a. Prosedur penerimaan barang. b. Prosedur pengeluaran barang. c. Prosedur perhitungan fisik

2. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Persediaan

Kusuma Sahid Prince Hotel Kusuma Sahid Prince Hotel mempunyai rincian prosedur penerimaan barang, prosedur pengeluaran barang dan prosedur perhitungan fisik, berikut ini adalah penjelasan tentang jaringan prosedur yang terjadi:

a. Prosedur Penerimaan Barang

1 Pembelian a Deskripsi Prosedur 1. Departemen yang memerlukan barang membuat purchase requestion berdasarkan kebutuhan yang diperlukan dan pilihan pemasok yang telah melakukan penawaran harga. Purchase requestion yang digunakan harus bercetak nomor urut. Dibuat 3 rangkap yang didistribusikan sebagai berikut: commit to user - Asli : untuk fungsi pembelian sebagai dasar pembuatan purchase order. - 1 tindasan lembar ke-2 : untuk fungsi pengendalian biaya Cost Controller sebagai pengendalian biaya. - 1 tindasan lembar ke-3 : untuk departemen yang membutuhkangudang sebagai dasar pencocokan penerimaan barang nantinya. 2. Barang yang menjadi stock, dilakukan pembuatan purchase requestion oleh Store Keeper dan disimpan di gudang, sedangkan barang direct barang yang langsung digunakan dilakukan permintaan oleh departemen yang membutuhkan dan barang langsung digunakan atau disimpan di departemen yang membutuhkan. 3. Purchase requestion yang telah dilengkapi dengan harga penawaran diajukan ke General Manager sebagai tanda persetujuan atas transaksi pembelian dan Chief Accounting untuk memverifikasi harga, credit term, tambahan biaya, penjumlahan dan perkalian dan persyaratan akuntansi lainya serta penyediaan dana lalu dikembalikan ke fungsi pembelian untuk diproses lebih lanjut yaitu pembuatan commit to user purchase order. Purchase order dikirim ke pemasok yang sudah ditentukan. Dibuat 4 rangkap yang didistribusikan sebagai berikut: - Asli : untuk pemasok sebagai surat pemesanan resmi yang dikeluarkan perusahaan. - 1 tindasan lembar ke-2 : untuk fungsi pengendalian biaya Cost Controller sebagai dasar memberikan persetujuan untuk melakukan pembelian. - 1 tindasan lembar ke-3 : untuk fungsi penerimaan sebagai dasar pencocokan barang yang dipesan datang. - 1 tindasan lembar ke-4 : untuk fungsi pembelian sebagai dasar pembelian telah disetujui. 4. Barang yang diterima dari pemasok harus diperiksa terlebih dahulu kuantitas, berat, kualitas spesifikasinya lainya sesuai dengan catatan dari fungsi pembelian. Barang-barang yang memerlukan pemeriksaan lebih terinci daging, ikan, dan barang lainya masuk dalam katagori ini, pemeriksaan dilakukan bersama dengan petugas lainya dari departemen commit to user yang membutuhkan barang tersebut. Selanjutnya diperiksa apakah invoice telah sesuai dengan fisik barang yang diterima, nomor referensi purchase order serta kebenaran penjumlahan, perkalian, dan potongan harga 5. Invoice dari pemasok yang telah diperiksa dibubuhi stempel tanda terima. Invoice berisi keterangan mengenai tanggal terima, nomor bukti penerimaan, diterima oleh, nomor purchase order, disetujui oleh departemen yang bersangkutan dan selanjutnya menandatangani kolom tanda terima. Selanjutnya menginput barang yang telah dicocokan, outputnya berupa tanda terima barang receiving yang terdiri dari 4 rangkap yang di distribusikan sebagai berikut: - Asli : untuk fungsi utang sebagai dasar perhitungan utang yang harus dibayar. - 1 tindasan lembar ke-2 : diserahkan kepada rekanan sebagai tanda terima dari perusahaan. - 1 tindasan lembar ke-3 : ditahan gudangdepartemen yang memerlukan, sebagai dasar untuk mengisi kartu persediaan. commit to user - 1 tindasan lembar ke-4 : untuk fungsi pembelian dokumen ini sebagai dasar penutupan transaksi tersebut. 6. Masing-masing invoice diberi nomor urut yang berkelanjutan dari hari kehari dan sekaligus akan menjadi nomor invoice dan referensi dalam proses selanjutnya. 7. Petugas penerima barang selanjutnya membuat laporan harian untuk masing-masing katagori barang yaitu daily receiving report. Dibuat 3 rangkap yang didistribusikan sebagai berikut: - Asli : untuk fungsi utang sebagai dasar perhitungan utang yang harus dibayar. - 1 Lembar tindasan ke-2: laporan untuk Chief Accounting sebagai dasar pengambilan kebijakan dan pengukuran budget selanjutnya. - 1 Lembar tindasan ke-3: laporan ke fungsi pengendalian Cost sebagai dasar perhitungan pengendalian biaya. commit to user 8. Tanda terima tagihan. Setelah menagihkan faktur penjualan mendapat tanda terima tagihan yang nantinya digunakan untuk menagih utang dagang. b Dokumen yang digunakan 1. Purchase requestion. Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok supplier yang telah dipilih, setelah diisi oleh petugas gudang atau departemen yang membutuhkan barang selain stock gudang. Ditorisasi oleh pejabat departemen pemohon, Cost Controller, Chief Accounting dan General Manager. 2. Purchase order. Dokumen ini berisi rincian barang yang dipesan¸ dikirim ke pemasok untuk memesan barang. Diotorisasi oleh fungsi pembelian, Chief Accounting dan General Manager. 3. Receiving. Dokumen ini sebagai dasar penerimaan barang¸ dibuat oleh fungsi penerimaan sebagai tanda barang yang dipesan telah diterima dan siap disimpan atau digunakan. Diotorisasi oleh fungsi penerimaan dan diberi cap. 4. Daily receiving report. Dokumen ini tentang kegiatan selama satu hari yang dilaporkan kepada Chief Accounting commit to user agar biaya dapat dikontrol langsung dan menjadi dasar pengambilan kebijakan selanjutnya. c Catatan akuntansi yang digunakan Sistem pembukuanya sudah computerized, jadi transaksi yang ada langsung diinput dan secara otomatis masuk ke head office. 1. Jurnal pembelian. Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat transaksi pembelian. 2. Account payable. Catatan ini digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok. 3. Kartu persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian kartu ini digunakan untuk mencatat persediaan barang yang ada di gudang. 4. Register bukti kas keluar. Catatan ini menyatakan bahwa pemasok sudah dilunasi pada waktu tertentu. d Fungsi yang terkait 1. Fungsi pembelian. Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan purchase order pembelian kepada pemasok yang telah ditentukan. 2. Fungsi penerimaan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, kuantitas barang yang diterima oleh pemasok, dan mencocokan apakah barang sudah sesuai dengan purchase order. Selain itu juga menginput commit to user barang yang sudah diterima untuk melaporkan kepada head office. 3. Fungsi pengendalian biaya Cost Controller. Fungsi ini menerima purchase requestion lembar pertama dari kepala fungsi gudang kemudian memverifikasi dengan budget yang telah ditentukan. Lalu memberikan persetujuan untuk mengadakan pembelian dengan purchase requestion ke fungsi pembelian dan menahan 1 lembar tindasan. 4. Fungsi gudang. Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dan keadaan barang di gudang. 5. Fungsi akuntansi. Fungsi ini bertanggung jawab melakukan pembayaran atas dasar tanda terima yang ditagihkan oleh pemasok supplier. 2 Retur Pembelian Barang-barang yang tidak sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat purchase order yaitu barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum dalam purchase order, barang mengalami kerusakan atau mendekati tanggal kadaluarsa akan dikembalikan kepada pemasok oleh fungsi penerimaan. a Deskripsi Prosedur 1. Jika terjadi perbedaan fisik antara barang yang diterima dengan jumlah yang tercantum di invoice maka petugas commit to user penerimaan barang akan membuat perbaikan pada invoice. Perubahan ini selanjutnya diikuti dengan pembuatan debetcredit yang ditandatangani oleh Cost Controller dan dikirim ke rekanan dengan tembusan fungsi pembayaran. 2. Jika barang sudah di gudang dan karena satu hal harus dikembalikan ke rekanan maka pengembalian tersebut harus disertai dengan dokumen goods return without credit note dokumen retur. Dokumen ini dikirim ke rekanan dengan tembusan dari fungsi akuntansi untuk mengurangi tagihan dalam invoice. 3. Fungsi gudang melakukan pencatatan mutasi utang dan persediaan berdasarkan tanda terima retur dari pemasok. 4. Komputer menginput kuantitas barang yang berkurang karena adanya retur. Hasil inputan akan masuk ke head office. b Dokumen yang digunakan 1. Retur pembelian. Dokumen ini diisi oleh fungsi penerimaan, ditandatangani oleh fungsi penerimaan dan pemasok. Form tersebut terdiri dari 4 rangkap diberi cap nomor urut dan diarsip oleh fungsi penerimaan. commit to user - Asli : untuk fungsi penerimaan sebagai dasar perbaikan fungsi penerimaan. - 1 lembar tindasan ke-2 : untuk pemasok sebagai dasar penggantian atau pengembalian barang. - 1 lembar tindasan ke-3 : untuk fungsi akuntansi sebagai dasar pengurangan jumlah persediaan karena dikembalikanya barang yang telah dibeli kepada pemasok. - 1 lembar tindasanke-4 : untuk petugas gudangdepartemen yang memerlukan, sebagai dasar untuk mengisi kartu persediaan. c Catatan akuntansi yang digunakan KSPH menggunakan sistem komputerisasi maka akan menginput retur secara otomatis transaksi tersebut mengurangi pesediaan kepada head office. 1. Jurnal retur pembelian. Jurnal ini berisi transaksi retur pembelian yang mengurangi utang dagang. commit to user 2. Kartu persediaan. Kartu persediaan digunakan untuk mencatat berkurangnya jumlah persediaan karena dikembalikanya barang yang telah dibeli kepada pemasok. 3. Kartu utang. Kartu utang digunakan untuk mencatat berkurangnya utang akibat adanya retur. d Fungsi yang terkait 1. Fungsi pembelian. Dalam prosedur retur pembelian fungsi gudang bertanggung jawab melaporkan adanya barang dagangan yang harus diretur ke pemasok. Setelah pemasok menerima barang yang diretur, pemasok menyerahkan tanda terima retur barang ini nantinya yang menjadi dokumen sumber untuk mencatat berkurangnya kuantitas persediaan barang. 2. Fungsi pengendalian biaya Cost Controller. Fungsi pengendalian biaya mengetahui dan meyetujui terjadinya retur serta melakukan pengawasan agar retur yang terjadi tetap pada biaya yang telah ditentukan. 3. Fungsi gudang. Fungsi ini bertanggung jawab terhadap terjadinya mutasi persediaan di dalam gudang pada kartu persediaan. commit to user 4. Fungsi penerimaan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengirimkan form retur kepada pemasok untuk mengambil barang retur. 5. Fungsi akuntansi. Fungsi ini bertanggung jawab mencatat terjadinya transaksi retur pembelian dalam jurnal umum, serta mencatat berkurangnya prsediaan dan utang usaha karena adanya retur pembelian.

b. Prosedur Pengeluaran Barang