76
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1. Analisis Sistem
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan- kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat dilakukan perbaikan.
3.1.1. Analisis Masalah
Analisis permasalahan sistem yang terjadi di PT. Sanoh Indonesia adalah sebagai berikut:
1. Proses transaksi dan informasi antara supplier, customer dan perusahaan yang masih menggunakan sistem manual. Setiap permintaan barang dari
perusahaan dan atau penawaran barang dari supplier, pengiriman form permintaan atau penawaran harus dikirimkan melalui facsimile atau email.
Hal ini sangat tidak efektif dalam pengelolaan transaksi. 2. Sedangkan informasi mengenai pemesanan material pada komputer masih
menggunakan pencatatan dengan menggunakan program aplikasi yang sudah ada, yaitu dengan menggunakan aplikasi MS Excel.
3. Sementara itu, hal yang sama juga terjadi pada transaksi dan data penjualan kepada customer dimana penawaran dan permintaan masih dilakukan melalui
facsimile atau email. 4. Pemesanan bahan baku yang dilakukan kepada supplier memiliki jeda waktu
tunggu yang cukup lama bisa mencapai satu minggu, antara pemesanan sampai bahan baku diterima perusahaan. Untuk itu, seringkali terjadi
kekurangan bahan baku atau bahan baku terlambat datang karena jumlah bahan baku yang dipesan tidak bisa diperkirakan secara pasti saat terjadi
kehabisan stock atau sebaliknya. 5. Kehabisan atau kelebihan stock ini muncul karena proses produksi yang
dilakukan untuk memenuhi permintaan customer tidak bisa diperkirakan dengan pasti karena customer terkadang memesan produk yang lebih dari
biasanya ataupun sebaliknya, sehingga perusahaan sulit menentukan berapa banyak bahan baku yang harus disiapkan untuk memenuhi kebutuhan
pasokan produk.
3.1.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Analisis prosedur yang berjalan dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui proses kerja yang sedang dilakukan atau berjalan. Pokok-pokok yang
dianalisis meliputi: aliran dokumen, diagram konteks dan aliran data data flow diagram.
3.1.2.1. Prosedur pemesanan material ke supplier
Prosedur pemesanan barang pada sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:
a. Melihat sistem yang diterapkan di perusahaan. Pemesanan material dilakukan oleh perusahaan dengan acuan stok minimum yang terdapat pada
kartu stok, staff lapangan warehouse gudang menginformasikan kepada staff pencatatan administrasi warehouse gudang bahwa stok material
mendekati minimum. b. Staff pencatatan administrasi warehouse gudang membuat pengajuan
permohonan pembelian purchase requisition material. Dalam form tersebut tercantum daftar nama-nama material yang dipesan. Form dicetak 3
rangkap. c. Form Purchase Requisition kemudian diserahkan ke bagian purchasing.
d. Bagian purchasing akan memproses pengajuan permohonan pembelian purchase requisition tersebut ke bagian accounting untuk mendapatkan
persetujuan untuk pembelian. e. Bila purchase requisition disetujui maka pengajuan permohonan pembelian
purchase requisition akan dikembalikan ke bagian purchasing dan bagian purchasing akan membuat purchase order PO. Apabila bagian accounting
tidak menyetujui permohonan tersebut maka purchase requisition akan dikembalikan untuk diperiksa lagi ke bagian purchasing. Sementara itu,
Purchase Order yang sudah ditandatangani dikirim ke supplier melalui facsimile atau email.
Kategori