3.1.2.1. Prosedur pemesanan material ke supplier
Prosedur pemesanan barang pada sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:
a. Melihat sistem yang diterapkan di perusahaan. Pemesanan material dilakukan oleh perusahaan dengan acuan stok minimum yang terdapat pada
kartu stok, staff lapangan warehouse gudang menginformasikan kepada staff pencatatan administrasi warehouse gudang bahwa stok material
mendekati minimum. b. Staff pencatatan administrasi warehouse gudang membuat pengajuan
permohonan pembelian purchase requisition material. Dalam form tersebut tercantum daftar nama-nama material yang dipesan. Form dicetak 3
rangkap. c. Form Purchase Requisition kemudian diserahkan ke bagian purchasing.
d. Bagian purchasing akan memproses pengajuan permohonan pembelian purchase requisition tersebut ke bagian accounting untuk mendapatkan
persetujuan untuk pembelian. e. Bila purchase requisition disetujui maka pengajuan permohonan pembelian
purchase requisition akan dikembalikan ke bagian purchasing dan bagian purchasing akan membuat purchase order PO. Apabila bagian accounting
tidak menyetujui permohonan tersebut maka purchase requisition akan dikembalikan untuk diperiksa lagi ke bagian purchasing. Sementara itu,
Purchase Order yang sudah ditandatangani dikirim ke supplier melalui facsimile atau email.
Warehouse Purchasing
Accounting Supplier
Kartu stok yang mencatat stok
minimum Membuat
Purchase Requisition
Purchase Requisition
Purchase Requisition
Verifikasi Purchase
Requisition
Purchase Requisition Yang
Sudah Di verifikasi Purchase
Requisition Yang Sudah Di verifikasi
Disetujui?
Laporan Keuangan
Purchase Requisition Yang
Sudah Di Setujui Purchase
Requisition Yang Sudah Di Setujui
A3
A2 Membuat
Purchase Order
Stok Minimum Pada Kartu Stok
Purchase Order
Buat Laporan pemesanan
material
Laporan pemesanan
material Purchase order
ya tidak
A4 Purchase Order
Purchase order A5
A6 Kartu stok
Cek Stok Dalam
kartu stok
Kartu stok yang mencatat stok
minimum Stok mencapai
minimum? ya
tidak
A1 Cek laporan
keuangan Laporan keuangan
Purchase Requisition
Sesuai? ya
tidak Purchase
Requisition yang tidak sesuai
Purchase Requisition Yang
tidak disetujui
Menyalin purchase
requisition yang disetujui
Purchase Requisition Yang
Sudah Di Setujui Purchase
Requisition Yang Sudah Di Setujui
Purchase Requisition Yang
Sudah Di Setujui
Purchase Order Purchase
Requisition yang tidak sesuai
Memperbai ki purchase
requisition
Purchase Requisition
yang telah diperbaiki
Purchase Requisition
yang telah diperbaiki
Purchase Requisition Yang
tidak disetujui
Laporan Keuangan
Gambar 3.1 Flowmap Pemesanan Material Ke Supplier