Menerima Dan Memroses Reservasi Pada Hotel Danau Toba International Medan

MENERIMA DAN MEMROSES RESERVASI PADA HOTEL DANAU TOBA INTERNATIONAL MEDAN

KERTAS KARYA

DISUSUN : O L E H

IRMA YULIDA PUTRI POHAN NIM : 072204049

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS SASTRA

PROGRAM PENDIDIKAN NON GELAR DALAM PROGRAM STUDI PARIWISATA

BIDANG KEAHLIAN PERHOTELAN MEDAN

MENERIMA DAN MEMROSES RESERVASI PADA HOTEL DANAU TOBA INTERNATIONAL MEDAN

KERTAS KARYA DISUSUN :

O L E H

IRMA YULIDA PUTRI POHAN NIM : 072204049

Pembimbing

Hasrun Tanjung, SE

Kertas karya ini diajukan pada panitia ujian

Program Pendidikan Non Gelar Fakultas Sastra USU Medan Untuk melengkapi salah satu syarat ujian Diploma III dalam Program Studi Pariwisata

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS SASTRA

PROGRAM PENDIDIKAN NON GELAR BIDANG KEAHLIAN PERHOTELAN MEDAN

Disetujui oleh :

PROGRAM DIPLOMA SASTRA DAN BUDAYA FAKULTAS SASTRA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

PROGRAM STUDI PARIWISATA KETUA

NIP. 1955 0923 1982 03.1 001 Drs. Ridwan Azhar, M.Hum

PENGESAHAN

Diterima Oleh :

PANITIA UJIAN PROGRAM PENDIDIKAN NON GELAR SASTRA DAN BUDAYA FAKULTAS SASTRA USU MEDAN

UNTUK MELENGKAPI SALAH SATU SYARAT UJIAN DIPLOMA III DALAM PROGRAM STUDI PARIWISATA

Pada : Tanggal : Hari :

PROGRAM DIPLOMA SASTRA DAN BUDAYA FAKULTAS SASTRA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Dekan,

NIP. 1965 0909 1994 03.1.004 Prof. Syaifuddin MA. Ph. D

Panitia Ujian

No. Nama Tanda Tangan

1. Drs. Ridwan Azhar, M. Hum ( )

2. Drs. Muchtar Madjid S.Sos, SE.PAR, MA ( )

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim

Segala puji dan syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT, atas rahmat dan karunia-Nya sehinnga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini dengan segala kemampuan atas kekurangan yang dimiliki penulis. Merupakan suatu kebahagiaan bagi penulis karena kertas karya ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya.

Penyusunan kertas karya ini merupakan tugas akhir yang harus diselesaikan guna memenuhi syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III Program Studi Pariwisata Bidang Keahlian Perhotelan pada Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara. Adapun judul yang diangkat penulis adalah “ Menerima dan Memroses Reservasi pada Hotel Danau Toba International Medan”.

Dalam menyelesaikan kertas karya ini, penulis banyak mendapatkan bantuan serta motivasi secara moril maupun material oleh berbagai pihak. Untuk itu penulis ingin menuturkan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Syaifuddin, MA. Ph.D, selaku Dekan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Ridwan Azhar, M. Hum, selaku Ketua Program Studi Pariwisata Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Tengku Djohan Monel, HE selaku Koordinator Praktek Mahasiswa Bidang Studi Perhotelan.

4. Bapak Hasrun Tanjung, SE, sebagai Dosen Pembimbing yang telah mengarahkan dan membimbing penulis dalam penyusunan kertas karya ini.

5. Bapak Drs. Haris Sutan Lubis, M.SP. selaku dosen pembaca yang telah banyak membantu penulis dalam menyusun kertas karya ini.

6. Seluruh Staff dan Dosen Pengajar Program Studi Pariwisata Universitas Sumatera Utara.

7. Seluruh staff dan karyawan Hotel Danau Toba International Medan yang telah memberikan pengetahuan dan masukan juga memberi kesempatan pada penulis untuk mencoba menerima reservasi kamar sewaktu ditempatkan pada Front Office Department.

8. Spesial terima kasih buat Ayah dan Ibu tercinta yang telah banyak mengorbankan segala sesuatu untuk memperjuangkan masa depan penulis dalam meraih cita-cita dan harapan.

9. Kedua adikku, Kiki Pohan dan Andi Pohan yang telah memberikan motivasi kepada kakaknya untuk dapat menjadi contoh yang baik bagi mereka berdua. 10. Seluruh teman-teman seperjuangan, hotel 2007 atas bantuan motivasi dan

semangat sehingga penulis melaksanakan penyusunan kertas karya ini tanpa ada beban sedikitpun.

11. Para junior stambuk 2008 dan 2009 ( Keep On Spirit yah dek)

12. Seseorang yang jauh disana tetapi memberikan semangat yang kuat kepada penulis untuk dapat bangkit dan berdiri di atas kaki sendiri sehingga penulis dapat menjadi sosok yang mandiri.

13. Sahabat-sahabatku, Seila dan Armi ( Tanpa kalian aku gak bakal bias menjadi perempuan yang kuat dan penuh semangat seperti sekarang ini)

14. Kepada semua pihak yang telah banyak membantu penulis dalam penyelesaian kertas karya ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu, semoga budi serta amal mendapatkan balasan yang berlipat ganda.

pengalaman penulis sendiri. Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati, penulis mengharapkan sumbangan pemikiran baik berupa kritikan maupun saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan kertas karya ini.

Akhir kata, penulis berharap semoga penulisan kertas karya ini dapat bermanfaat bagi siapa saja yang membacanya. Terima Kasih.

Medan, Maret 2010 Penulis

072204049

Irma Yulida Putri Pohan

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR……….. i

DAFTAR ISI………. iv

ABSTRAKSI BAB I : PENDAHULUAN 1.1 Alasan Pemilihan Judul………... 1

1.2 Tujuan Penulisan………... 2

1.3 Batasan Masalah……… 3

1.4 Metode Penelitian………. 3

1.5 Sistematika Penulisan……… 4

BAB II : URAIAN TEORITIS TENTANG RESERVASI HOTEL 2.1 Pengertian Reservasi………. 6

2.2 Tugas dan Tanggung Jawab Reservasi………. 7

2.3 Bentuk-Bentuk Reservasi (Type of Reservation)………. 10

2.4 Sumber-Sumber Reservasi……… 11

2.5 Peralatan dan Perlengkapan Bagian Reservasi……….. 13

2.6 Manfaat dari Reservasi……….. 15

BAB III: GAMBARAN UMUM TENTANG HOTEL DANAU TOBA INTERNATIONAL MEDAN 3.1 Sejarah Berdirinya………. 17

3.2 Klasifikasi Hotel……… 20

3.3 Fasilitas yang Dimiliki……….. 23

BAB IV: MENERIMA DAN MEMPROSES RESERVASI PADA HOTEL DANAU TOBA INTERNATIONAL MEDAN

4.1 Penanganan Sistem Reservasi pada Hotel Danau Toba

International Medan..……… 37 4.2 Pengawasan Pelaksanaan Reservasi pada Hotel Danau Toba

International Medan………. 42

4.3 Penanganan Masalah-Masalah Dalam Melakukan Reservasi... 43 4.4 Perlunya Komunikasi Dalam Reservasi………. 45 4.5 Hubungan Reservasi dengan Departemen yang Lain…………. 47 4.6 Room Reservation Form & Room Rate Hotel Danau Toba

International Medan……… 49

BAB V : PENUTUP

5.1 Kesimpulan……….. 51

5.2 Saran……… 52

ABSTRAKSI

Perhotelan adalah bidang usaha yang berkembang seiring dengan kemajuan sektor pariwisata. Tuntutan para pelancong yang ingin mendapatkan layanan akomodasi sesuai permintaan mendorong usaha hotel terus meluas, baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Hal ini tidak terlepas dari mobilitas perjalanan umat manusia di seluruh dunia yang semakin meningkat dari waktu ke waktu.

Dewasa ini perhotelan tidak hanya terdiri dari bisnis tradisional melainkan telah berubah secara signifikan menjadi sebuah industri yang peranannya sangat menentukan bagi internasionalisasi usaha perjalanan, kesejahteraan ekonomi dan juga peningkatan transportasi baik darat, laut maupun udara. Oleh karena itu penurunan jumlah kunjungan wisatawan baik domestik maupun mancanegara di suatu daerah tujuan wisata akan secara langsung berimbas pada occupancy (tingkat huni kamar).

Hotel adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangunan untuk menyediakan layanan penginapan, makanan dan minuman yang dikelola secara komersial. Sebagian orang mungkin menganggap bahwa perhotelan hanya terdiri dari hotel dan restaurant. Lebih dari itu, industri perhotelan meliputi berbagai macam usaha seperti bar, gerai, fast food, laundry, rekreasi keluarga, kebugaran dan lain-lain.

Bagian yang berperan penting dalam peningkatan hunian kamar adalah

reservation section. Dimana reservation section merupakan bagian dari Front Office Department. Front Office adalah salah satu departemen yang paling banyak

melakukan kegiatan pelayanan terhadap tamu yang juga turut ambil bagian dalam memberikan kepuasan bagi tamu.

ABSTRAKSI

Perhotelan adalah bidang usaha yang berkembang seiring dengan kemajuan sektor pariwisata. Tuntutan para pelancong yang ingin mendapatkan layanan akomodasi sesuai permintaan mendorong usaha hotel terus meluas, baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Hal ini tidak terlepas dari mobilitas perjalanan umat manusia di seluruh dunia yang semakin meningkat dari waktu ke waktu.

Dewasa ini perhotelan tidak hanya terdiri dari bisnis tradisional melainkan telah berubah secara signifikan menjadi sebuah industri yang peranannya sangat menentukan bagi internasionalisasi usaha perjalanan, kesejahteraan ekonomi dan juga peningkatan transportasi baik darat, laut maupun udara. Oleh karena itu penurunan jumlah kunjungan wisatawan baik domestik maupun mancanegara di suatu daerah tujuan wisata akan secara langsung berimbas pada occupancy (tingkat huni kamar).

Hotel adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangunan untuk menyediakan layanan penginapan, makanan dan minuman yang dikelola secara komersial. Sebagian orang mungkin menganggap bahwa perhotelan hanya terdiri dari hotel dan restaurant. Lebih dari itu, industri perhotelan meliputi berbagai macam usaha seperti bar, gerai, fast food, laundry, rekreasi keluarga, kebugaran dan lain-lain.

Bagian yang berperan penting dalam peningkatan hunian kamar adalah

reservation section. Dimana reservation section merupakan bagian dari Front Office Department. Front Office adalah salah satu departemen yang paling banyak

melakukan kegiatan pelayanan terhadap tamu yang juga turut ambil bagian dalam memberikan kepuasan bagi tamu.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Alasan Pemilihan Judul

Industri perhotelan saat ini semakin berkembang pesat. Hal ini terlihat dari penyebaran hotel yang semakin meluas. Hotel merupakan salah satu unit usaha yang dikelola secara komersil, disediakan bagi setiap orang yang ingin memperoleh fasilitas penginapan dan pelayanan lainnya seperti makan dan minum.

Hotel memegang peranan penting dalam pengembangan kepariwisataan. Kepariwisataan akan sulit berkembang tanpa didukung oleh kamar hotel yang cukup, fasilitas yang memadai, serta pemberian pelayanan yang baik.

Pada hotel terdapat departemen – departemen atau bagian – bagian yang memiliki fungsi dan sistem tugas yang berbeda. Salah satu departemen utama dan merupakan jantung hotel adalah Front Office Department (kantor depan). Untuk tinggal di sebuah hotel, tamu pertama kali harus berhubungan dengan kantor depan (FO). Hal ini dimaksudkan untuk melakukan pembookingan kamar yang dilakukan melalui telepon, faximile, ataupun tamu langsung datang ke hotel untuk memesan kamar.

Bagian atau seksi dalam Front Office Department yang menangani pemesanan kamar – kamar hotel adalah bagian reservasi ( reservation section). Bagian atau seksi ini merupakan bagian yang cukup vital dalam fungsinya. Bila Front Office Department merupakan jantung, pusat dan poros pada hotel, maka reservasi adalah pusat kegiatannya.

yaitu kantor depan hotel (Front Office) dengan mengambil judul “MENERIMA

DAN MEMROSES RESERVASI PADA HOTEL DANAU TOBA INTERNATIONAL MEDAN”

1.2 Tujuan Penulisan

Suatu pembahasan harus mempunyai arah serta maksud dan tujuan yang jelas, agar segala sesuatu yang diperoleh sesuai dengan yang diinginkan. Adapun tujuan dari penulisan kertas karya ini adalah :

a. Memenuhi salah satu syarat akademik dalam menyelesaikan perkuliahan program studi D-III Pariwisata Bidang Keahlian Perhotelan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.

b. Sebagai orang yang mendalami ilmu di bidang perhotelan, penulis ingin mengetahui lebih dalam tentang cara kerja di Front Office Department, khususnya pada bagian reservasi.

c. Sebagai bahan perbandingan antara teori dan praktek yang penulis peroleh selama menjalani perkuliahan di Akademi Pariwisata.

d. Untuk mengetahui peran dan langkah – langkah reservation clerk dalam melaksanakan reservasi terhadap peningkatan jumlah tamu yang menginap di Hotel Danau Toba International Medan.

e. Untuk memberikan sumbangan pemikiran dalam bentuk tulisan tentang pelaksanaan reservasi dalam meningkatkan mutu pelayanan pada Front Office Department.

f. Memperluas cakrawala pengetahuan pembaca tentang hal – hal yang relevan dengan pembahasan

1.3 Batasan Masalah

Bidang perhotelan memiliki banyak bagian, dimana bagian yang satu dengan bagian yang lainnya saling berhubungan. Maka dari itu diperlukan adanya batasan dalam menguraikan suatu masalah yang terdapat dalam hotel.

Dalam kesempatan ini penulis mencoba untuk membatasi masalah – masalah yang ada di dalam melakukan reservasi. Hal ini dimaksudkan agar pembuatan kertas karya ini tidak menyimpang dari judul yang dimaksudkan.

Adapun yang menjadi titik tolak penulis dalam meneliti masalah yang timbul adalah :

a. Penanganan sistem reservasi

b. Pengawasan pelaksanaan sistem reservasi

c. Penanganan masalah dalam melakukan reservasi d. Perlunya komunikasi dalam reservasi

e. Hubungan reservasi dengan departemen – departemen lain.

1.4 Metode Penelitian

Dalam penyusunan kertas karya ini, data – data sangat dibutuhkan sekali dalam penulisan maupun pembahasan masalah – masalah yang dihadapi untuk memperoleh data yang dimaksud penulis. Metode penelitian yang dilakukan dalam usaha pengumpulan dan penganalisa data – data adalah :

a. Penelitian Kepustakaan ( Library Research)

Penelitian yang dilakukan melalui kepustakaan dengan cara membaca dan mempelajari buku – buku ilmiah yang ada hubungannya dengan pembahasan yang dilakukan serta mengumpulkan data – data yang bersifat

b. Penelitian Lapangan ( Field Research)

Penelitian lapangan adalah metode pengumpulan data – data pengamatan langsung dimana penulis langsung turun ke lokasi penelitian untuk mengumpulkan data – data yang objektif. Metode penelitian ini dapat diperoleh dari wawancara langsung dengan beberapa karyawan yang dianggap dapat mewakili seluruh karyawan perusahaan serta melalui pengalaman pribadi yang didapat.

1.5 Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah pembuatan kertas karya ini, penulis membuat sistematika penulisannya sebagai berikut :

BAB I : Menyajikan tentang pendahuluan yang memuat alasan pemilihan judul, tujuan penulisan, batasan masalah, metode penuliasan serta sistematika penulisan.

BAB II : Berisikan tentang uraian teoritis mengenai reservasi yang terdiri dari pengertian reservasi, tugas dan tanggung jawab reservasi, bentuk – bentuk reservasi, sumber – sumber pemesanan kamar, peralatan dan perlengkapan bagian reservasi, serta manfaat dari reservasi.

BAB III : Gambaran umum tentang Hotel Danau Toba International Medan yang mencakup sejarah hotel, lokasi hotel, klasifikasi hotel, fasilitas yang dimiliki, dan struktur organisasi hotel.

BAB IV : Uraian tentang prosedur pelaksanaan sistem reservasi yang mencakup penanganan sistem reservasi, pengawasan pelaksanaan sistem reservasi, penanganan dan kendala – kendala yang dihadapi

dalam melakukan reservasi, perlunya komunikasi dalam melakukan reservasi, serta hubungan reservasi dengan departemen yang lain

BAB V : Berisikan kesimpulan dan saran – saran yang merupakan bab penutup dalam kertas karya ini.

BAB II

URAIAN TEORITIS TENTANG RESERVASI HOTEL

2.1 Pengertian Reservasi

Berbicara mengenai reservasi (pemesanan kamar), terlebih dahulu kita perlu mengetahui defenisi dari reservasi itu sendiri. Reservasi adalah suatu permintaan untuk memperoleh sejumlah kamar yang dilakukan beberapa waktu sebelumnya melalui berbagai sumber dengan menggunakan berbagai cara pemesanan untuk memastikan bahwa tamu akan memperoleh kamar tersebut pada waktu kedatangannya atau check-in.

Bagian reservasi merupakan salah satu bagian yang terpenting pada kantor depan hotel, sebab tinggi rendahnya pemesanan kamar atas kamar-kamar hotel tergantung pada bagian ini. Hal ini disebabkan pihak hotel tidak mengharapkan jumlah tamu yang sebanyak-banyaknya dari tamu yang walk-in.

Tindakan menerima reservasi dinamakan sebagai tindakan menjual kamar, dimana sebelum tamu datang atau tiba di hotel maka tamu terlebih dahulu harus melakukan reservasi guna mendapatkan kepastian akan tersedianya kamar. Pemesanan kamar dapat dilakukan tamu beberapa hari atau beberapa minggu sebelumnya.

Di era globalisasi sekarang ini, perkembangan teknologi pun semakin pesat, sehingga pihak hotel dapat memberikan pelayanan yang lebih cepat dan tepat kepada tamu hotel. Saat ini pemesanan kamar tidak perlu dilakukan sendiri oleh tamu yang akan menginap, tetapi dapat dilakukan dengan bantuan pihak kedua ataupun pihak ketiga.

Ruang lingkup operasional bagian reservasi adalah :

1. Menerima seluruh pemesanan kamar dari berbagai sumber dan cara pemesanan. 2. Melaksanakan proses pemesanan kamar termasuk konfirmasi mengenai proses

kedatangan dan keberangkatan tamu.

3. Melaksanakan proses pengarsipan dan menyimpan arsip pesanan tamu sesuai dengan urutan abjad dan tanggal pada saat pemesanan tersebut diterima.

4. Membuat evaluasi atas pemesanan kamar yang diterima khususnya untuk pesanan yang pasti.

5. Melakukan pengecekan situasi jumlah kamar dan jenis kamar yang terjual dan yang belum terjual.

Data-data yang diperlukan pada saat menerima reservasi adalah : a. Nama lengkap dari tamu yang akan menginap di hotel.

b. Tanggal kedatangan tamu dan keberangkatan tamu. c. Nama si pemesan, alamat dan nomor telepon. d. Cara pembayaran.

e. Jumlah pemesanan kamar tersebut.

f. Ditanyakan pula apabila ada permintaan kamar oleh tamu. g. Tanggal dan jatuh tempo pada saat menerima pesanan kamar. h. Tanda tangan dari petugas reservasi yang menerima.

2.2 Tugas dan Tanggung Jawab Reservasi

Bagian reservasi berperan sebagai salah satu seksi atau bagian yang memperlancar pelayanan pemesanan kamar-kamar hotel bagi tamu, baik itu tamu perorangan, tamu rombongan ataupun tamu VIP. Lancarnya prosedur pelaksanaan

reservasi tergantug dari petugas reservasi itu sendiri. Adapun tugas dan tanggung jawab bagian reservasi adalah :

1. Membantu tamu dalam mempermudah pemesanan kamar hotel.

2. Menerima pemesanan kamar, mengisi reservation forms dan membuat reservation slip.

3. Melakukan persetujuan terhadap pemesanan kamar ataupun melakukan penolakan dikarenakan sudah fully booked (sudah penuh dipesan).

4. Melakukan penataan reservation rack dan reservation chart. 5. Melakukan dokumentasi dan korespondensi reservasi.

6. Menyiapkan bahan-bahan untuk penyusunan confirmation letter/ voucher/ notice. 7. Menyiapkan bahan-bahan untuk penyusunan room reservation forecast.

8. Menyiapkan bahan-bahan untuk penyusunan to day expected arrival and departure list.

9. Menyiapkan bahan-bahan untuk penyusunan group information form.

10. Melaksanakan koreksi-koreksi data dari setiap mutasi atau perubahan yang ada dalam kaitannya dengan kegiatan reservasi.

11. Menguasai berbagai isyarat atau kode-kode international (spelling word, telegraph code).

12. Menguasai secara pasti tentang fasilitas kamar dan penguasaan data tentang status kamar untuk periode yang akan datang.

13. Menjalin dan membina hubungan dengan tamu. 14. Menghadiri briefing secara berkala.

15. Memelihara suasana kerja yang sehat.

Petugas reservasi atau yang biasa disebut dengan reservationist juga mempunyai tugas dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan, antara lain :

1. Menjawab telepon yang masuk yang berhubungan dengan pemesanan kamar sesuai dengan standar telephone manner yang berlaku.

2. Menindak lanjuti dan menyelesaikan pemesanan kamar yang masuk, baik yang melalui telepon, faximile, surat, telegram dan secara langsung datang ke hotel untuk pemesanan.

3. Memproses pemesanan kamar secara langsung, tanpa ditunda-tunda.

4. Melakukan persetujuan terhadap pemesanan kamar ataupun melakukan penolakan dikarenakan sudah fully booked.

5. Memproses dan menyelesaikan masalah pembatalan pemesanan maupun yang no-show (tamu tidak jadi check-in tanpa pemberitahuan sebelumnya).

6. Melakukan penawaran terhadap kamar yang harganya lebih tinggi pada saat menerima pemesanan kamar melalui telepon.

7. Menjelaskan kepada si pemesan tentang fasilitas-fasilitas yang dimiliki oleh hotel. 8. Melakukan tindakan antisipasi yang baik pada saat situasi hotel sedang over

booked.

9. Mengarsipkan dengan baik serta menyimpan semua berkas pemesanan kamar. 10. Selalu waspada dan memperhatikan perkiraan kemampuan kamar yang ada. 11. Mengirim suatu persetujuan pemesanan kamar.

2.3 Bentuk-Bentuk Reservasi (Type of Reservation)

Bentuk pemesanan kamar adalah merupakan kekuatan atau bobot suatu pemesanan kamar yang berguna sebagai acuan/pegangan bagi tamu maupun pihak hotel pada saat check-in. Bentuk pemesanan kamar dapat dibagi ke dalam lima kelompok, yaitu :

2.3.1 Confirmed reservation adalah pemesanan kamar yang sudah disetujui oleh pihak hotel dengan bukti confirmation letter yang dikirimkan kepada tamu yang bersangkutan. Confirmation letter ini harus dibawa oleh tamu pada saat check-in sebagai bukti untuk memperoleh kamar, pembatalan berlaku sampai dengan EA (expacted arrival) yang sudah diberitahukan oleh tamu yang bersangkutan.

2.3.2 Guaranted reservation adalah pemesanan kamar yang sudah dijamin oleh tamu yang bersangkutan, pembatalan berlaku hingga check-in time, apabila tamu tidak datang dan tidak memberitahu, maka kepada yang bersangkutan dikenakan no-show charge selama satu malam. Yang termasuk ke dalam bentuk guaranted reservation adalah :

• Prepayment guaranted reservation

Pemesanan kamar hotel yang bisa terealisasi karena pemesan telah melakukan pembayaran penuh sebelum kedatangan.

• Credit card guaranted reservation

Pemesanan kamar melalui pembayaran kartu kredit. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa tamu tidak mengalami kesulitan pada waktu check-in.

• Advance deposit guaranted reservation

Pembayaran dengan uang muka menggunakan uang tunai. Umumnya jumlah uang minimal seharga kamar permalam termasuk tax dan service.

• Travel agent guaranted reservation

Pemesanan kamar yang dijamin oleh sebuah biro perjalanan dengan mengirimkan Travel Agent Voucher.

• Corporate guaranted reservation

Pemesanan kamar yang dijamin dari suatu perusahaan yang telah membuat contractual agreement (perjanjian dalam bentuk kontrak dengan pihak hotel)

2.3.3 Advanced payment reservation adalah pemesanan kamar yang dilakukan beberapa waktu sebelumnya, yang mana tamu sudah membayar uang muka (advance deposit), pembatalan berlaku hingga pukul 18.00 wib dengan syarat minimal tamu membayar satu malam menginap.

2.3.4 Waiting list reservation adalah pemesanan kamar yang mana hotel tidak menjamin tamu memperoleh kamar pada saat check-in. Bobot pemesanan kamar ini paling lemah di antara bentuk pemesanan kamar yang lain, sehingga tidak ada tuntutan mendapatkan kamar walaupun tamu sudah berada di meja.

2.4 Sumber-Sumber Reservasi

Pemesanan kamar-kamar hotel datang dari berbagai sumber dengan menggunakan berbagai cara pemesanan. Sumber-sumber reservasi dapat menjadi pemesan tetap apabila mendapatkan kepuasan atas pelayanan yang diberikan oleh petugas reservasi. Adapun sumber-sumber reservasi adalah :

1. Company (perusahaan)

Perusahaan yang dapat dijadikan sumber pemesanan kamar adalah perusahaan swasta, perusahaan asing, perusahaan gabungan (joint venture), perusahaan negara.

Agen perjalanan dapat dijadikan sumber pemesanan kamar, karena tamu-tamu yang dibawa oleh travel agent tersebut memerlukan tempat akomodasi. Pemesanan kamar melalui travel agent digolongkan menjadi 2 yaitu :

• FIT (Free Independent Traveller)

• GIT (Group Inclusive Tour) atau orang-orang yang mengadakan perjalanan dalam suatu kelompok.

3. Hotel Representative

Karyawan hotel yang tugasnya di pelabuhan udara ini dinamakan airport representative (airport dispatcher) yang bertugas melayanai tamu yang sudah membuat pemesanan kamar untuk hotel maupun yang belum. Bagi yang belum ditawarkan dan dibuatkan langsung pemesanan ke hotel, dan bagi yang sudah diproses untuk segera menuju ke hotel secepatnya.

4. Individu

Perorangan adalah sumber pemesanan kamar yang bersifat bebas, siapa saja dapat melakukan pemesanan.

5. Telepon

Suatu cara pembuatan pemesanan kamar yang paling banyak dipakai karena cepat dan menghemat waktu.

6. Faximile

Pemesanan kamar dengan menggunakan teknologi mutakhir yang mana sistemnya adalah foto copi jarak jauh, sehingga berita yang disampaikan sama persis dengan yang diterima..

7. E-mail

Pemesanan kamar melalui electronic mail melalui jaringan internet. Inilah yang disebut dengan reservation online.

2.5 Peralatan dan Perlengkapan Bagian Reservasi

Dalam pelaksanaan reservation banyak terdapat alat atau perlengkapan yang fungsinya untuk memperlancar prosedur pelaksanaan/pembookingan kamar. Setiap perlengkapan atau peralatan tersebut memiliki fungsi dan arti tersendiri. Adapun perlengkapan yang dipergunakan oleh bagian reservasi dalam operasionalnya adalah : 2.5.1 Reservation Form

Adalah formulir yang dipergunakan untuk mencatat pemesanan kamar, yang berisikan nama si pemesan, alamat jumlah kamar, tipe kamar yang diinginkan, harga kamar, tanggal kedatangan serta tanggal keberangkatan tamu/check-out. 2.5.2 Reservation Plan/Reservation Chart

Formulir ini merupakan dokumen yang memberikan gambaran situasi serta keadaan kamar yang ada di hotel untuk hari atau bulan mendatang.

2.5.3 Reservation Slip

Berupa lembaran-lembaran kecil yang terbuat dari kertas yang berisikan data tentang pesanan kamar (data yang di dapat dari reservation form) kemudian di slipkan pada penjepit lalu dimasukkan ke dalam reservation rack. Dalam penggunaan reservation slip terdapat beberapa warna yang gunanya untuk membedakan jenis tamu atau macam pesanan, yang terbagi atas :

• Warna putih untuk tamu individual

• Warna biru muda untuk tamu group

• Warna hijau untuk tamu yang dipesan oleh travel agent

• Warna rose untuk tamu VIP

• Warna kuning untuk crew atau airline

2.5.4 Reservation Rack

Merupakan data pesanan kamar yang terdiri dari bulan selama satu bulan yang ditempelkan pada dinding. Adapun kegunaan dari reservation rack ini adalah tempat untuk menyimpan reservation slip.

2.5.5 To day’s expected arrival list

Adalah formulir yang memuat nama-nama tamu yang tiba pada hari ini. Daftar tamu ini dibuat oleh bagian reservasi, satu hari sebelum tanggal kedatangan. Selanjutnya petugas reception akan membagikan daftar to day’s expected arrival list kepada departemen-departemen yang bersangkutan.

2.5.6 Reservation Forecast

Laporan ini merupakan perkiraan atau ramalan tentang perkiraan perhitungan jumlah kamar yang akan ditempati oleh tamu. Ramalan ini dibuat berdasarkan:

• Jumlah pesanan kamar yang telah diterima bagian reservasi.

• Dari room rack yang ada di reception, termasuk didalamnya tamu-tamu yang datang ke hotel tanpa melakukan pemesanan kamar terlebih dahulu. 2.5.7 Daily Vip List

Daily Vip List adalah tamu-tamu yang memesan kamar executive, junior suite dan presidential suite yang dibuat menurut reservation form. Adapun guna dari daily vip list adalah untuk mengetahui tamu-tamu yang menginap di hotel.

2.6 Manfaat dari Reservasi

Keberadaan kegiatan pemesanan kamar sangat bermanfaat bagi tamu maupun hotel. Dengan mengadakan reservasi kamar terlebih dahulu maka:

2.6.1 Hotel dapat memberikan citra baik yang mengesankan pada saat tamu memesan. Hal ini akan memotivasi tamu untuk segera datang ke hotel.

2.6.2 Calon tamu dapat memprediksi dengan jelas biaya yang akan dikeluarkan untuk akomodasi selama perjalanan.

2.6.3 Dengan persiapan yang matang, hotel dapat menyajikan pelayanan yang sebaik-baiknya kepada tamu, misalnya penjemputan, dan lain-lain.

2.6.4 Ketika tamu memesan kamar, petugas reservasi dapat menjual fasilitas dan produk lain seperti restoran dan banquet.

BAB III

GAMBARAN UMUM TENTANG HOTEL DANAU TOBA

INTERNATIONAL MEDAN

3.1 Sejarah Berdirinya

Hotel Danau Toba International Medan didirikan berdasarkan surat keputusan bersama Menteri Keuangan Republik Indonesia dan Menteri Perhubungan Republik Indonesia nomor 101 bulan September 1968 tentang pemberian fasilitas yang sebesar-besarnya kepada pengusaha yang berminat untuk berusaha di bidang perhotelan.

Berdasarkan surat keputusan tersebut, Alm. T. D Pardede memiliki gagasan yang berkesinambungan untuk mendirikan sebuah hotel yang bertaraf international yang diperuntukan bagi wisatawan baik mancanegara maupun domestik. Setelah mempelajari dengan seksama dan mendengar keterangan yang meyakinkan dari berbagai pihak yang terkait akhirnya beliau memutuskan untuk mendirikan hotel bertaraf international sebagai tambahan bidang usaha lain yang telah ada sebelumnya. T.D.PHC (T.D. Pardede Holding Company) adalah induk perusahaan dari berbagai bidang usaha milik DR. T.D. Pardede. Adapun perusahaan-perusahaan yang tergabung dalam induk perusahaan ini adalah sebagai berikut :

a. Perikanan, perkebunan, eksport import yang tergabung dalam Surya Sakti Group. b. Pendidikan, kesehatan, kerohanian yang tergabung dalam Group Foundation. c. Pertekstilan yang tergabung dalam Group Pertekstilan.

d. Perbankan yang tergabung dalam Group Perbankan.

Pelaksanaan pembangunan Hotel Danau Toba International Medan adalah tahun 1970, namun resmi dibuka untuk umum baru pada tanggal 10 Juni 1972 dengan

General Manager pertama adalah Stanley Allison. Adapun bidang usaha yang dilakukan adalah :

a. Rooms

b. Bar & Restaurant

c. Minor Department, antara lain :

• Laundry and Dry Cleaning

• Steambath and Massage

• Bowling Centre

• Billiard Centre

• Souvenir Shop

• Beauty Salon

• Men’s Hair Dressing

• City Call and Long Distance Call

Pada awal-awal berdirinya Hotel Danau Toba International Medan ini mengakibatkan turunnya omset dari unit-unit lain yang tergabung dalam PIHG (Pardede International Hotel Group) yang telah berdiri sebelumnya.

Selanjutnya pada tahap perkembangannya hotel ini hanya mempunyai occupancy rate sebesar 25% pada akhir tahun 1972. Hal ini jauh dari tolok ukur yang ingin dicapai dan jauh dari profit (keuntungan) yang diharapkan. Maka pada tanggal 1 April 1973 diadakanlah kontrak manajemen dengan PT. Aeropacifik Hotel Coorporation dengan mengangkat R.E. Schelling sebagai General Manager. Melalui kerjasama ini occupancy rata-rata hotel diharapkan mencapai 70% sampai dengan akhir 1973. Namun target tersebut tidak juga tercapai dan kontrak pun diakhiri. Akan tetapi R.E. Schelling yang bersedia memperpanjang kontrak kerja tetap menjadi

International Medan mulai mengalami peningkatan baik occupancy maupun keuntungan.

Ternyata prediksi Pardede akan pertumbuhan ekonomi di Sumatera Utara tidak meleset. Potensi kepariwisataan di Sumatera Utara pun mendukung. Medan yang disebut-sebut sebagai kota menuju metropolitan semakin banyak dikunjungi para businessman, wisatawan dan sebagainya. Jasa akomodasi pun semakin perlu dan hotel adalah salah satu diantaranya.

Hingga saat ini beberapa hotel yang tergabung dalam Pardede International Hotel Group (PIHG) sebagai anak perusahaan yang tergabung dalam T.D. Pardede Holding Company (TDPHC) adalah :

1. Motel Danau Toba dan Copa Cabana Club, berada di Medan dan diresmikan pada tanggal 1 Mei 1970.

2. Pardede International Hotel Medan, diresmikan tanggal 18 Maret 1971. 3. Hotel Danau Toba International Medan, diresmikan tanggal 10 Juni 1972. 4. New Belawan International Cottage, diresmikan tanggal 18 September 1972. 5. Danau Toba International Cottage Brastagi.

6. Danau Toba International Parapat/Darma Agung Beach.

7. Danau Toba International Hotel Parapat, diresmikan Agustus 1972. 8. Johnny Pardede International Hotel Jakarta.

3.2 Klasifikasi Hotel

Pengklasifikasian sebuah hotel dapat ditentukan berdasarkan kriteria, yaitu berdasarkan keputusan Menteri Pariwisata Pos dan Telekomunikasi No. KM.94/HK-103/MPPT-87 tentang penggolongan hotel, maka Hotel Danau Toba International Medan dapat digolongkan sebagai berikut :

3.2.1 Berdasarkan Plan (Sistem Penetapan Harga Kamar)

Hotel Danau Toba International Medan ditinjau dari sistem rencana penjualan dan penetapan harga kamar, maka hotel ini termasuk ke dalam sistem American Plan (harga kamar sudah termasuk makanan yang telah ditentukan). Dalam hal ini hotel ini termasuk dalam kategori Bermuda Plan (harga kamar sudah termasuk American Breakfast).

3.2.2 Berdasarkan Size Number of Room (Ukuran dan Jumlah Kamar)

Jenis hotel berdasarkan ukuran dan jumlah kamar yang dimiliki oleh sebuah hotel pembagiannya adalah sebagai berikut:

a. Hotel kecil (small hotel), yaitu hotel yang memiliki kurang dari 25 kamar.

b. Hotel menengah (average hotel), yaitu hotel yang memiliki 26 sampai 100 kamar. c. Hotel sedang (above average hotel), yaitu hotel yang memiliki 101 sampai 300

kamar.

d. Hotel besar (large hotel), yaitu hotel yang memiliki lebih dari 300 kamar.

Hotel Danau Toba International Medan mempunyai kamar sebanyak 272 kamar, belum termasuk apartemen sebanyak 41 kamar. Dengan demikian berdasarkan ukuran jumlah kamar hotel ini dapat digolongkan sebagai hotel sedang (above average hotel).

3.2.3 Berdasarkan Type of Patronage (Tipe Tamu Menginap)

Pembagian hotel berdasarkan tamu yang menginap, dapat digolongkan sebagai berikut :

a. Business Hotel : Hotel yang menerima tamu sebagai orang bisnis. b. Tourist Hotel : Hotel yang menerima tamu sebagai wisatawan. c. Transit Hotel : Tamu menginap umumnya satu malam saja.

e. Cure Hotel :Hotel untuk tamu yang bermaksud melakukan pengobatan, juga dikenal sebagai sebutan Spa.Thermale.

Jika dilihat dari tipe tamu yang menginap, maka Hotel Danau Toba International Medan dapat digolongkan sebagai Business Hotel. Tampaknya lokasi hotel ini mendukung untuk kegiatan bisnis.

3.2.4 Berdasarkan Length of Guest Stay (Lama Tamu Menginap)

Penggolongan berdasarkan lama tamu yang menginap terdiri dari :

a. Transient Hotel, dirancang untuk tamu yang meneruskan perjalanan menuju tempat lain. Disana tamu hanya tinggal sementara saja, hanya sekedar beristirahat, biasanya tamu tinggal hanya 1 atau 2 hari saja.

b. Resident Hotel, menerima tamu untuk tinggal dalam tempo waktu yang lama minimal satu bulan.

c. Semi Resident Hotel, menerima tamu harian dan disamping itu juga tamu yang ingin menetap lebih lama.

Tamu yang menginap di Hotel Danau Toba International Medan umumnya hanya sebentar/berkisar satu sampai tiga malam saja. Tetapi bagi tamu yang ingin tinggal lama biasanya ditempatkan di apartemen

3.2.5 Berdasarkan Lokasi Hotel

Hotel berdasarkan lokasi banyak macamnya, ada City Hotel, Resort Hotel, Beach Hotel dan lain-lain. Hotel Danau Toba International Medan yang letaknya berada di Jl. Imam Bonjol No. 17 Medan adalah sebuah City Hotel. Lokasinya yang sangat strategis dekat dengan pusat kegiatan bisnis, usaha masyarakat, serta konsulat. Waktu tempuh dari Bandara Udara Polonia menuju hotel hanya 5 menit.

Lokasi Hotel Danau Toba International Medan

3.2.6 Berdasarkan Penggolongan Bintang

Di Indonesia klasifikasi berdasarkan syarat bintang ini ditentukan oleh Pemerintah melalui Dirjen Pariwisata dengan keputusan NO. 14/U/11/88 tanggal 25 Februari 1988 tentang pelaksanaan kententuan usaha dan penggolongan hotel. Sebagai suatu tingkat lanjut atas berlakunya keputusan Menteri Pariwisata Pos dan Telekomunikasi dengan NO.KM.94/HK-103/mppt/87 tanggal 28 Desember 1987 tentang ketentuan usaha dan penggolongan hotel, pada bab IV pasal 15, dinyatakan tingkat pelayanan hotel ditentukan ke dalam lima golongan kelas berdasarkan kelengkapan kondisi bangunan, peralatan, penggolongan serta mutu pelayanan sesuai dengan persyaratan penggolongan hotel.

Berdasarkan faktor syarat bintang ini maka hotel diklasifikasikan mulai dari bintang satu (*) sampai bintang lima (*****). Jika dilihat dari jumlah kamar, fasilitas yang dimiliki serta kualitas pelayanan, maka pemerintah menetapkan melalui Dirjen

berpredikat bintang empat(****). Namun, seiring ditingkatkannya kualitas hotel ini, maka hotel ini naik peringkat menjadi hotel berpredikat bintang lima (*****) sejak Juni 2008 yang lalu hingga sekarang.

3.3Fasilitas yang Dimiliki

Untuk memenuhi kebutuhan para tamu yang menginap di hotel , maka Hotel Danau Toba International Medan sebagai salah satu hotel berbintang lima bertaraf International berupaya untuk memberikan pelayanan yang terbaik melalui penyediaan fasilitas-fasilitas yang lengkap.

Adapun fasilitas-fasilitas yang dimiliki Hotel Danau Toba International Medan adalah :

3.3.1 Kamar – Kamar

Berikut adalah jenis-jenis kamar beserta fasilitasnya yang ada di Hotel Danau Toba International Medan:

• Standard

Pada Standard Room, kamar ada yang menghadap ke swimming pool dan ada yang menghadap ke jalan. Lantai dari keramik dan beberapa di antaranya terbuat dari kayu. Tempat tidur ada yang twin bed dan ada juga yang double bed. Kamar jenis ini juga dilengkapi dengan AC, televisi, radio, telepon dengan fasilitas LDC dan IDD, minibar,dan shower.

• Superior

Kamar ada yang menghadap ke jalan dan ada yang menghadap ke swimming pool. Terdapat jenis lantai keramik dan lantai kayu. Dinding dilengkapi dengan wallpaper. Tempat tidur yang disediakan ada yang twin bed dan ada juga yang double

bed. Ruangan ini juga dilengkapi dengan AC, televisi, radio, telepon dengan fasilitas LDC dan IDD, minibar, dan private bath dengan shower.

• Deluxe

Kamar pada tipe deluxe ada yang menghadap ke swimming pool dan ada juga yang menghadap ke jalan. Jenis lantai kayu dan beberapa diantaranya karpet. Beberapa ruangan dengan wallpaper. Tempat tidur twin bed dan ada juga yang double bed. Ruangan ini juga dilengkapi dengan AC, televisi, radio, telepon dengan LDC dan IDD, minibar, dan private bath dengan shower.

• Suite

Pada Suite Room, kamar yang ada hanya menghadap ke jalan. Lantai dari kayu dengan tempat tidur double bed. Terdapat ruang tamu yang cocok untuk relaksasi. Dilengkapi dengan AC, televisi, radio, telepon dengan LDC dan IDD, minibar, private bath dengan shower.

• Executive Suite

Kamar menghadap ke swimming pool dengan tempat tidur double bed. Lantai dialasi karpet dan dengan ruang tamu yang cocok untuk diskusi serta dilengkapi dengan dapur. Full AC, televisi, minibar, telepon dengan LDC dan IDD dan bathroom dengan shower.

• Super Executive Suite

Super Executive Suite menghadap ke swimming pool dengan lantai dari kayu. Tipe jenis ini memiliki 2 ruang tidur dengan double bed, ruang tamu untuk berdiskusi dan dilengkapi dengan dapur, Full AC yang dapat menambah kenyamanan. Fasilitas lainnya yaitu televisi, minibar, telepon dengan fasilitas LDC dan IDD dan bathroom dengan shower.

• Presidential Suite

Presidential Suite menghadap ke swimming pool dengan lantai karpet. Mempunyai 2 ruang tidur. Kamar tidur utama sangat mewah yang dilengkapi dengan double bed dan terdapat pula televisi LCD. Kamar tidur yang kedua dengan twin bed. Ruang tamu yang sangat nyaman untuk berdiskusi yang juga terdapat televisi LCD. Dapur yang lengkap dengan peralatan memasaknya. Bathroom dengan shower dan sauna yang dapat menambah kenyamana untuk tinggal.

3.3.2 Danau Toba Executive Residence

Selain kamar-kamar tersebut di atas, Hotel Danau Toba International Medan mempunyai 41 kamar apartemen yang diperuntukan bagi tamu yang menginap untuk jangka waktu yang cukup lama. Kamar apartemen terdiri dari 4 jenis yaitu Standart, Junior Suite, Suite, dan Executive Suite. Keseluruhan kamar dilengkapi fasilitas yang serba mewah, ruangan terdiri dari ruang tidur, ruang tamu, ruang makan serta dapur yang dilengkapi dengan peralatan masak. Unit apartemen yang terpisah dari bangunan hotel ini, selesai dibangun pada tanggal 2 Februari 1992.

3.3.3 Dining and Entertainments

Untuk menyediakan makanan dan minuman serta fasilitas hiburan untuk para tamu yang menginap ataupun tamu-tamu dari luar hotel, maka pihak hotel menyediakan fasilitas-fasilitas sebagai berikut :

A. Matsukaze Restaurant

Restoran ini khusus menyediakan makanan dan minuman khas Jepang, misalnya shabu-shabu, tempura, teppanyaki dan sake sebagai minumannya. Tatanan ruangannya menggambarkan suasana khas Jepang, demikian peralatan makanan dan minumannya. Bahkan para pramusaji wanitanya menggunakan kimono. Resrtoran ini berkapasitas 50 seats. Dibuka setiap hari mulai pukul 11.00 – 23.30 WIB.

Matsukaze Restaurant

B. The Cafe Terrace/Coffee Shop

Restoran ini menyediakan berbagai jenis masakan Indonesia, Eropa dan makanan Cina yang disediakan untuk breakfast, lunch, dan dinner. Untuk breakfast digunakan sistem buffet tetapi untuk lunch dan dinner dalam bentuk A La Carte. Rata – rata semua tamu yang menginap di hotel akan melakukan breakfast di cafe

The Cafe Terrace/Coffee Shop C. Sundanese & Javanese Restaurant

Restoran ini disebut juga Riung Lembur yang menyajikan makanan dan minuman khas Sunda dan Jawa seperti gurami bakar, karedok, pepes ikan mas, sayur asem, dan masakan khas lainnya. Ruangan makanan terdiri dari ruangan VIP (ruangan tertutup) dan beberapa pondok yang berada di luar. Restoran ini dibuka setiap hari mulai pukul 11.00-22.30 WIB.

Riung Lembur D. The Tavern Pub

Tavern merupakan pub atau tempat hiburan yang menyediakan minuman beralkohol dan grill atau steak specialist (daging panggang khusus). Untuk hiburan ditampilkan group band dari Philipina. Kapasitas Tavern ini sebanyak 120 seats, dan dibuka setiap hari mulai pukul 17.00 – 01.00 WIB.

The Tavern Pub E. Executive Piano Lounge

Adalah tempat hiburan yang menyediakan minuman beralkohol dan non alkohol, serta suguhan live music yang menghadirkan pianist dan penyanyi. Piano Lounge berkapasitas 50 seats dan dibuka setiap hari mulai pukul 17.00 – 01.00 WIB. F. Family Karaoke

Adalah sebuah tempat hiburan yang cocok untuk digunakan sebagai tempat bersantai bersama keluarga atau teman untuk berkaraoke bersama.

G. Tobasa Pub

Merupakan salah satu Pub yang ada di Medan yang dewasa ini sangat digemari oleh kalangan muda pada umumnya.

Tobasa Pub

Dangdut International I. Rock Café

Sebuah café yang menyuguhkan musik-musik Rock.

Rock Café J. Billyard Centre

Tempat hiburan untuk bermain billyard di Hotel Danau Toba International Medan.

Billyard Centre K. Room Service

Room Service yang beroperasi selama 24 jam, berfungsi melayani pesanan makanan langsung ke kamar-kamar hotel.

L. Sporting and Recreation Facilities

• Hermina Lagoon

Swimming pool dengan suasana yang sejuk. Di tempat ini kita bisa santai sambil menikmati berbagai jenis minuman dan makanan yang disediakan di Poolside Bar. Swimming pool berada di luar gedung hotel, tepatnya di tengah area hotel. Pemberian fasilitas swimming pool untuk tamu hotel diberikan secara cuma-cuma sedangkan untuk umum dikenakan harga tiket masuk sebesar Rp. 17.000,-. Swimming pool terdiri dari 3 bagian yang diperuntukkan untuk anak-anak hingga dewasa.

Hermina Lagoon

• Health and Fitness Centre

Merupakan jasa pelayanan untuk kebutuhan tamu yang berkaitan dengan olahraga dan kesehatan. Kegiatan olahraga yang dapat dilakukan seperti olah tubuh dan bina raga, squash, basket ball, tennis dan lain-lain.

Health and Fitness Centre M. Meeting facilities and Convention

Untuk keperluan pesta, rapat, pertemuan, konfrensi, dan bermacam-macam kegiatan sejenis lainnya. Hotel Danau Toba International Medan mempunyai ruangan yang dapat disewakan kepada tamu, yaitu :

• Deli Room

Terletak di lantai 2 dan mempunyai kapasitas 1000 orang. Deli room sangat ideal untuk digunakan pada acara business dinners, weddings, atau cocktail parties.

Deli Room

• Royal Room

Terdiri dari 5 Royal (Royal I – Royal V) berkapasitas 50-400 seats. Bentuk ruangan dapat ditata sesuai dengan jenis kegiatan dan permintaan tamu. Biasanya digunakan untuk acara seminars, exhibitions, atau trade lunche ons.

Royal Room

• Nine Lounge

Biasanya gedung ini di pakai untuk acara seminar. Cocok juga digunakan untuk acara ulang tahun anak karena di sebelahnya terdapat halaman yang penuh dengan arena permainan anak – anak.

• Convention Hall

Berada di samping gedung utama. Biasanya digunakan untuk acara resepsi pernikahan atau acara wisuda mahasiswa.

RATES

V e n u e

Th e a t r e St y le

Cla ss Room

U Sh a pe

Rou n d Ta ble

D im e n sion

Ra t e s

ROYAL I 200 100 60 60 16,80 x 17,14

Rp. 1.250.000

+ 10 % Tax

Roy a l I I 75 50 40 70 15,90 x 5,75

Rp. 970.000

+ 10 % Tax

Roy a l I I I 75 50 40 70 15,90 x 5,32

Rp. 970.000

+ 10 % Tax

Com bin e d 400 200 150 300 32,70 x 17,14

Rp. 3.650.000

+ 10 % Tax

Roy a l I V 50 40 35 50 11,73 x 7,80

Rp. 1.500.000

Roy a l V 50 40 35 50 11,73 x 16,80

Rp. 1.500.000

+ 10 % Tax

Com bin e d 150 100 100 100 11,73 x 16,80

Rp. 1.950.000

+ 10 % Tax

D e li Room 1000 400 400 600 SEC I:11,73 x 7,80

SEC II: 23,83x21,19

Rp. 5.000.000

+ 10 % Tax

Con v e n t ion

H a ll

1000 400 400 317 5045 x 2770

Rp. 9.775.000

+ 10 % Tax

N. Store and Office Rental

Yaitu penyewaan ruangan-ruangan hotel untuk artshop, gallery, salon, ruangan perkantoran, travel agent dan lain-lain.

O. Fasilitas – Fasilitas Lain

• Poolside Bar

• Business Centre

• Beauty Barber Shop

• Souvenir Shop

• Cake Shop

• Internet Rental

• Medical Clinic

• Taxi / Car Rental

• Tours & Travel Service

• Video Cassette Rental

• Airline Office

• Banks

• Laundry & Dry Cleaning

3.4Struktur Organisasi

Sebagaimana layaknya sebuah badan usaha komersil, maka Hotel Danau Toba International Medan juga dikelola berdasarkan struktur organisasi yang jelas. Adapun maksud struktur organisasi ini pada umumnya meliputi pengelompokan bidang kerja, hubungan antara atasan dan bawahan, hubungan antara bidang-bidang kerja yang ada serta untuk mengetahui siapa pejabat yang ditunjuk menangani pekerjaan tertentu.

Dengan adanya struktur organisasi hotel yang jelas maka setiap karyawan Hotel Danau Toba International Medan mengetahui dengan pasti apa bidang pekerjaannya, siapa atasannya, siapa bawahannya, bidang kerja apa yang berhubungan langsung dengan tamu dan apa tugas dan tanggung jawab mereka.

Secara keseluruhan, bidang-bidang kerja yang ada pada Hotel Danau Toba International Medan dapat dikelompokkan menjadi dua bagian besar yaitu :

A. Front of The House adalah bidang kerja yang menyangkut segala kegiatan atau aktivitas yang berhubungan langsung dengan tamu.

B. Back of The House adalah bidang kerja yang menyangkut segala kegiatan yang tidak langsung berhubungan dengan tamu.

Untuk lebih jelasnya tentang struktur organisasi dan bidang-bidang kerja yang ada pada Hotel Danau Toba International Medan adalah sebagai berikut :

1. Personalia

2. Marketing Department 3. Front Office Department 4. Housekeeping Department 5. Food & Beverage Department

7. Accounting Department (Casier)

8. Purchasing and Store

Department 9. Security

BAB IV

MENERIMA DAN MEMROSES RESERVASI PADA HOTEL

DANAU TOBA INTERNATIONAL MEDAN

4.1 Penanganan Sistem Reservasi pada Hotel Danau Toba International Medan

Reservasi sebagai salah satu bagian dari kantor depan hotel mempunyai tugas yang cukup sibuk dalam menangani masalah pemesanan kamar. Tamu yang melakukan reservasi (pemesanan kamar) dilayani oleh petugas reservasi atau disebut juga dengan “Reservation Clerk”, yang mana tamu cukup mengatakan tanggal kedatangan serta tipe kamar yang diinginkan. Untuk pelaksanaan selanjutnya reservation section yang bertugas mengisi seluruh formulir-formulir jika waktu memungkinkan.

Untuk memberikan informasi yang jelas kepada tamu mengenai apakah masih ada kamar yang tersedia sesuai dengan tanggal kedatangan yang telah ditentukan, maka petugas reservasi harus melihat reservation chart terlebih dahulu.

Apabila permintaan kamar tamu telah tersedia (available) dan pihak hotel telah menerima reservasi tersebut, maka data-data dari reservasi tersebut harus dimasukkan ke dalam :

• Reservation form

• Reservation book

Namun jika permintaan kamar tidak tersedia (unavailable) maka petugas reservasi akan meminta maaf mengenai reservasi tersebut, dan biasanya petugas reservasi akan memberikan alternatif lain kepada tamu dengan cara menawarkan tipe kamar lain yang hamper sama dengan tipe kamar yang diinginkan atau reservasi tamu tersebut akan dimasukkan sebagai waiting list.

Pada Hotel Danau Toba International Medan proses reservasi datang melalui berbagai cara serta dengan penanganan yang berbeda-beda. Adapun cara dan penanganan reservasi tersebut adalah sebagai berikut :

1. Reservasi Melalui Telepon

Reservasi melalui telepon merupakan suatu cara pembuatan pemesanan kamar yang paling banyak dipakai karena mudah, cepat dan menghemat waktu. Kelemahan dari sistem ini adalah apabila ada kekeliruan pemesanan kamar dan terjadi keluhan tamu, maka buktinya sulit didapat karena pembicaraan tidak direkam. Adapun langkah-langkah yang digunakan adalah :

a. Mengucapkan salam (greetings) menurut situasi waktu serta menyebutkan nama hotel.

b. Menanyakan nama tamu atau travel agent yang melakukan reservasi. c. Menanyakan tanggal kedatangan.

d. Tanyakan juga tipe kamar yang diinginkan.

e. Kemudian petugas reservasi akan melihat reservation chart, untuk memastikan apakah ada kamar yang tersedia pada tanggal tersebut.

f. Jika semua telah dilakukan, maka tahap akhir tanyakan cara pembayarannya.

2. Reservasi Melalui Faximile

Reservasi jenis ini merupakan suatu sistem pemesanan kamar dengan menggunakan teknologi mutakhir yang mana sistemnya adalah foto copi jarak jauh, sehingga berita yang disampaikan sama persis dengan yang diterima. Langkah-langkah yang dipergunakan dalam menerima reservasi melalui faximile adalah :

a. Langkah pertama yang dilakukan petugas reservasi adalah melihat reservation chart untuk mengetahui apakah pada tanggal reservasi tersebut ada kamar yang available. Adapun data yang dibutuhkan adalah : tanggal kedatangan, tipe kamar, lama tinggal. Apabila reservasi tersebut diterima maka petugas reservasi membuat reservation form.

b. Kemudian membuat reservation slip serta reservation chart

c. Data-data tersebut disimpan ke dalam reservation rack berdasarkan tanggal, bulan serta tahun.

3. Reservasi Secara Langsung ( Inperson / Go Show )

Reservasi jenis ini dilakukan oleh orang yang bersangkutan secara langsung dengan datang ke hotel. Cara ini biasanya dilakukan oleh tamu yang sedang melakukan perjalanan dan belum membuat reservasi ke hotel.

4. Reservasi Melalui Travel Agent

Pada umumnya, reservasi pada Hotel Danau Toba International Medan ditangani oleh travel agent. Travel Agent yang mengadakan kerjasama dengan hotel ini yaitu seperti Mutiara Holidays dan Lovely Holidays. Namun ada kalanya group reservation ditangani oleh perusahaan/company. Mengingat perencanaan tour group dari luar negeri selalu dipersiapkan jauh hari sebelum

tanggal kedatangan, maka konfirmasi mengenai waktu (tanggal dan bulan) dan jumlah kamar serta pax (orang) belum dapat ditentukan pada saat reservation dan memerlukan waktu untuk confirmation.

5. Reservasi Online

Reservasi ini menggunakan jaringan internet. Kita cukup masuk ke website milik Hotel Danau Toba International Medan dan megadakan reservation online

secara langsung. Adapun website milik hotel ini adalah

di bawah ini :

For On lin e Re se r va t ion , please fill t his form w it h t he correct inform at ion:

PERSONAL INFORMATION

Guest Name

( Required)

Email Address

( Required)

Phone Number

( Required)

Fax Number

Company Name

Correspondence Address

( Required)

RESERVATION DETAILS

Type of Rooms

Number of Rooms

( Required)

Indicate here if more than 1 type of rooms are required

Date Check In

( Required)

Date Check Out

FLIGHT INFORMATION

Flight No. (Arrival)

Flight No. (Departure)

Time of Arrival

Time of Departure

Indicate here for any special request:

* You m ust fill t he Re qu ir e d field.

_{Submit Reset}

Setiap pemesanan kamar yang diterima melalui media pemesanan harus dicatat pada reservation form dan dimasukkan (di key in-kan ke camp) ke dalam reservation slip. Pada umumnya penanganan reservasi ini dapat dilakukan dalam 2 bentuk, yaitu :

• Individual guest reservation, dan

4.2 Pengawasan Pelaksanaan Reservasi pada Hotel Danau Toba International Medan

Sebagai organisasi dalam lingkungan hotel, kantor depan mempunyai tujuan dan sasaran kerja karena mempunyai objek yang jelas dan nyata. Oleh karena itu penting sekali adanya pengawasan atau kontroling.

Pengawasan atau konroling merupakan unsur manajemen yang sangat penting diterapkan dalam bagian reservasi, karena merupakan unit dari organisasi kantor depan hotel.

Umumnya pengawasan dapat diartikan sebagai suatu usaha sistematik untuk menetapkan standard pelaksanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standard yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpanan-penyimpanan serta mengambil kembali yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber dana perusahaan dipergunakan dengan cara yang efektif dan efisien dan mencapai tujuan dan sasaran. Usaha-usaha yang dilakukan oleh Hotel Danau Toba International Medan yang berhubungan dengan pelaksanaan pengawasan pada reservasi dapat ditempuh dengan beberapa cara :

4.2.1 Reservation Form

Adalah formulir pemesanan untuk mencatat data-data tamu yang memesan kamar. Adapun data-data yang tercantum antara lain :

• Nama tamu yang menginap dan nama si pembuat reservasi

• Tanggal kedatangan dan keberangkatan

• Remarks catatan yang diperlukan, misalnya permintaan penjemputan di airport.

4.2.2 Reservation Chart

Adalah suatu bagan yang menggambarkan keadaan kamar yang tersedia pada saat tamu memesan kamar, sehingga memudahkan petugas reservasi dalam melakukan penerimaan reservasi dari tamu.

4.2.3 Reservation Control Sheet

Metodenya sama dengan reservation chart, baik cara pengisiannya maupun bahan-bahan yang digunakan. Perbedaannya terletak pada pengisian nama tamu. Kalau pada reservation chart nama tamu dituliskan, sedangkan di dalam reservation control sheet, nama tidak dimasukkan tetapi cukup beberapa jumlah kamar yang dipesan.

Apabila penerapan pengawasan tersebut dilaksanakan sebagaimana mestinya, maka apa yang menjadi tujuan dan sasaran bagian reservasi pada organisasi kantor depan akan mencapai sasarannya.

Pada Hotel Danau Toba International Medan, sasaran yang dicapai oleh reservation clerk sangat berhasil karena didukung oleh perlengkapan yang sangat memadai dan koordinasi kerjanya terarah.

4.3 Penanganan Masalah-Masalah Dalam Melakukan Reservasi

Reservation Section dalam menerima reservai sering sekali mengalami masalah-masalah yang menjengkelkan namun petugas reservasi harus selalu bersikap sabar serta ramah, karena motto dari hotel adalah “ The Guest is King “.

Untuk itulah diperlukannya suatu penanganan masalah dalam reservasi. Adapun tujuan dalam penanganan masalah reservasi adalah :

• Untuk mengidentifikasikan kedatangan tamu yang no show

• Untuk membuat daftar biaya tamu-tamu yang no show

• Menentukan persetujuan dengan tamu sesuai dengan adanya special request dan VIP arrangement

• Menentukan over booking policy untuk mencapai 100% occupancy

• Membuat daftar masalah-masalah yang timbul di bagian reservasi

Walaupun prosedur dalam menangani proses reservasi tersusun baik, tetapi penyimpangan-penyimpangan atau kesalahan masih dapat terjadi, misalnya :

• Kesalahan pada waktu melengkapi formulir pemesanan kamar

Contoh : petugas reservasi salah mencatat tanggal kedatangan atau keberangkatan tamu, salah menulis kamar tamu dan sebagainya. Agar tidak terjadi demikian maka sebaiknya setelah menerima dan mencatat pesanan, petugas reservasi harus menanyakan kembali untuk memastikan kebenaran dalam penulisan data-data.

• Tamu sudah memesan kamar tetapi tamu tidak datang pada tanggal kedatangan tanpa adanya pembatalan dari pemesan (no show). Langkah yang diambil untuk mengatasinya adalah pihak hotel harus membuat time limit (memberlakukan batasan waktu check-in pada hari tiba).

• Over booking atau kelebihan pesanan adalah menerima pemesanan kamar yang jumlahnya melebihi kapasitas yang dimiliki hotel. Salah satu faktor yang menyebabkan over booking adalah tamu in house (sudah tinggal di hotel) dan

memperpanjang masa tinggalnya dengan berbagai alasan dan tamu yang sudah memesan kamar tidak datang.

4.4 Perlunya Komunikasi Dalam Reservasi

Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dan pengiriman berita dalam bentuk gagasan yang dapat menghubungkan seseorang ke orang lain atau menghubungkan para anggota dan organisasi lain yang mempunyai bagian dan tugas yang berbeda pula.

Dalam usaha mendukung aktifitas kantor depan hotel terutama bagian reservasi harus melaksanakan komunikasi baik melalui surat atau media informasi lainnya. Pada saat terjadi pemesanan kamar dari satu pihak maka pada saat itulah terjadi komunikasi.

Dalam pelaksanaan sistem reservasi, komunikasi dapat dilakukan secara : 4.4.1 Internal Komunikasi

Menurut struktur organisasi bahwa kantor depan hotel mempunyai berbagai bagian yang mempunyai tugas dan kewajiban masing-masing. Struktur organisasi kantor depan hotel ini dimulai dari manager dan assistant manager yang membawahi bagian penerimaan tamu (reception), bagian informasi, bagian reservasi, telephone operator, cashier, concienge, dan lain-lain. Untuk melaksanakan operasionalnya kantor depan ini mengadakan komunikasi internal antara bagian dalam suatu organisasi.

• Kelancaran kerja bagian reservasi dengan bagjan lain dapat berjalan dengan lancar.

• Mendukung suasana kerja yang harmonis dan hendaknya menjauhkan suasana tegang dengan adanya saling ketergantungan dengan bagian lain dalam menjalani operasional kerja.

• Sasaran dan tujuan bagian reservasi dalam menginformasikan tentang saat dan jenis kedatangan tamu akan berjalan dengan baik atau tidak. 4.4.2 Eksternal Komunikasi

Petugas bagian reservasi selalu mengadakan komunikasi kepada pihak-pihak atau sumber-sumber pelaksanaan reservasi diantaranya kepada :

• Organisasi perusahaan

• Biro perjalanan

• Dengan pihak-pihak lain yang selalu berhubungan dengan hotel

Komunikasi yang terjadi adalah komunikasi yang timbal balik, artinya satu pihak berkomunikasi karena memerlukan kamar untuk menginap dan di lain pihak memerlukan realisasi pemesanan kamar. Ada kalanya pihak reservasi kamar mengadakan komunikasi keluar (external komunikasi) kepada sumber pemesanan kamar dalam beberapa hal antara lain :

• Konfirmasi : apabila pemesanan kamar (reservasi) sudah dilakukan maka bagian reservasi akan menyatakan bahwa konfirmasi atau persiapan kamar dan fasilitas yang dipesan telah tersedia untuk para pemesan. Komunikasi ini dimaksudkan untuk memberitahu bahwa pemesanan kamar telah diterima.

• Penolakan : suatu reservasi, kadang-kadang harus ditolak karena pada waktu itu atau pada saat tamu memesan kamar, kondisi hotel sedang penuh. Komunikasi yang timbul dalam hal ini adalah dalam proses pemberitahuan penolakan agar pihak pemesan tidak kecewa.

• Pembatalan : pembatalan reservasi biasanya disebabkan karena terjadinya hal-hal yang di luar rencana. Untuk mengatasi hal ini, ada beberapa hal yang harus dilakukan :

a. Mengambil semua arsip yang ada hubungannya dengan cancellation termasuk reservation slip.

b. Reservation slip dan reservation form dicap bertanda cancelled untuk mengetahui dan mempermudah semua perubahan-perubahan yang harus dilakukan.

4.5 Hubungan Reservasi dengan Departemen yang Lain

Hubungan reservasi yang jelas adalah dengan kantor depan (front office) yaitu dalam pembuatan To day expected arrival, karena reservation section merupakan bagian dari front office. Segala masalah yang terjadi pada prosedur reservasi, front office harus mengetahui.

Reservation section juga saling berhubungan dengan bagian receptionist dalam melayani tamu-tamu group atau rombongan. Adapun hubungan reservasi dengan departemen-departemen lain dapat kita lihat antara lain, yaitu :

4.5.1 Marketing Department

Pada Hotel Danau Toba International Medan, ada bagian dari departemen sales & marketing yang berada di airpot. Tujuannya apabila ada tamu

yang membutuhkan hotel maka pihak airpot akan menghubungi sales & marketing dari hotel ini. Setelah itu staf sales & marketing tersebut akan menghubungi bagian reservasi yang ada di hotel. Tujuan lain adalah untuk mempromosikan Hotel Danau Toba International Medan tersebut kepada publik.

4.5.2 Housekeeping Department

Petugas housekeeping harus melihat ten days forecast/three days forecast pada bagian reservasi. Hal ini bertujuan agar kamar sudah dalam keadaan siap huni sebelum tamu check-in.

4.5.3 Food and Beverage Department

Apabila terdapat reservasi yang berasal dari group/rombongan maka reservation section akan menghubungi food and beverage department. Hal ini dilakukan agar bagian food and beverage dapat menyiapkan makanan dan minuman untuk tamu group/rombongan tersebut selama menginap. 4.5.4 Public Relation

Menyediakan wellcome drink sewaktu tamu tiba/check-in di hotel, serta menyediakan full basket dan bunga serta menjadi jembatan dalam menjalin hubungan yang harmonis antara reservation section dengan departemen-departemen yang lain yang ada di hotel.

4.6 Room Reservetion Form & Room Rate Hotel Danau Toba International Medan

ROOM RATE HOTEL DANAU TOBA INTERNATIONAL MEDAN ROOM TYPE

Standart Superior Deluxe Suite Executive Suite Super Executive Suite Presidential Suite Published Rate Rp. 400.000 Rp. 500.000 Rp. 600.000

Rp. 900.000 Rp. 1.000.000

Rp. 1.400.000

Rp. 9.000.000 Tax 10 % Rp.

40.000

Rp. 50.000

Rp. 60.000

Rp. 90.000 Rp. 100.000

Rp. 140.000

Rp. 900.000 Service 11 % Rp. 44.000 Rp. 55.000 Rp. 66.000

Rp. 99.000 Rp. 110.000

Rp. 154.000

Rp. 990.000 Amount Rp.

484.000 Rp. 605.000

Rp. 726.000

Rp.1.089.000 Rp. 1.210.000 Rp. 1.694.000 Rp.10.890.000 % Harga Khusus Rp. 387.200 Rp. 484.000 Rp. 580.800

Rp. 871.200 Rp. 968.000

Rp. 1.355.200

Rp. 9.256.200

• Extra bed = Rp. 200.000,- + 21 % Government Tax and Service Charge

• The above Room Rates include Buffet Breakfast for 2 person at Restaurant, free entrance The Fitness Center, Swimming Pool and Entertainment Outlet

• Check-in Time : 01.00 PM

BAB V

PENUTUP

Pada bab sebelumnya telah dipelajari secara sederhana tentang prosedur pelaksanaan reservasi, maka pada bab akhir ini akan dikemukakan beberapa kesimpulan dari apa yang telah dibahas di atas dan kemudian akan diberikan saran-saran yang dianggap perlu dalam meningkatkan mutu pelayanan pada bagian reservasi di Hotel Danau Toba International Medan untuk hari ke depannya.

5.1 Kesimpulan

a. Reservation section merupakan tulang punggung dari Front Office Department (kantor depan) dimana reservation section bertanggung jawab penuh atas berlangsungnya proses reservasi.

b. Sistem pelayanan reservasi yang benar-benar berkualitas merupakan cara yang terbaik dalam menarik minat tamu untuk menginap di Hotel Danau Toba International Medan.

c. Lengkapnya peralatan yang dipakai dalam pada reservation section dapat memperlancar seluruh kegiatan reservasi.

d. Pembagian job description yang baik merupakan cara yang terbaik untuk menghindari kekacauan dalam proses pelaksanaan reservasi.

e. Reservation section pada Hotel Danau Toba International Medan merupakan salah satu bagian yang turut memberikan pelayanan yang terbaik kepada tamu, serta turut mempromosikan segala fasilitas yang ada di hotel.

5.2 Saran

a. Untuk lebih meningkatkan mutu pelayanan dalam proses reservasi diperlukan kesabaran, keramahtamahan, kejelian serta ketelitian.

b. Perlu penambahan tenaga/karyawan khususnya pada karyawan untuk menangani reservasi di Hotel Danau Toba International Medan.

c. Hubungan kerjasama yang baik sangat diperlukan, guna menciptakan suasana kerja yang aman dan terkendali.

DAFTAR PUSTAKA

Bagyono. Teori dan Praktek Hotel Front Office. Bandung : CV.Alfabeta,2006

Bagyono. Pengetahuan Dasar Pariwisata dan Perhotelan. Bandung: CV.Alfabeta 2006

Dasrono, Agustinus.1992. Kantor Depan Hotel. Jakarta : PT.Gramedia Widiasana Indonesia

Mangkuwerdoyo, Sudiarto.1999. Pengantar Industri Akomodasi dan Restoran. Jakarta : Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia Sugianto, Endar.1998. Operasional Kantor Depan Hotel. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Umum

www.hoteldanautoba.com

yang membutuhkan hotel maka pihak airpot akan menghubungi sales & marketing dari hotel ini. Setelah itu staf sales & marketing tersebut akan menghubungi bagian reservasi yang ada di hotel. Tujuan lain adalah untuk mempromosikan Hotel Danau Toba International Medan tersebut kepada publik.

4.5.2 Housekeeping Department

Petugas housekeeping harus melihat ten days forecast/three days forecast pada bagian reservasi. Hal ini bertujuan agar kamar sudah dalam keadaan siap huni sebelum tamu check-in.

4.5.3 Food and Beverage Department

Apabila terdapat reservasi yang berasal dari group/rombongan maka reservation section akan menghubungi food and beverage department. Hal ini dilakukan agar bagian food and beverage dapat menyiapkan makanan dan minuman untuk tamu group/rombongan tersebut selama menginap. 4.5.4 Public Relation

Menyediakan wellcome drink sewaktu tamu tiba/check-in di hotel, serta menyediakan full basket dan bunga serta menjadi jembatan dalam menjalin hubungan yang harmonis antara reservation section dengan departemen-departemen yang lain yang ada di hotel.

4.6 Room Reservetion Form & Room Rate Hotel Danau Toba

ROOM RATE HOTEL DANAU TOBA INTERNATIONAL MEDAN ROOM TYPE

Standart Superior Deluxe Suite Executive Suite Super Executive Suite Presidential Suite Published Rate Rp. 400.000 Rp. 500.000 Rp. 600.000

Rp. 900.000 Rp. 1.000.000

Rp. 1.400.000

Rp. 9.000.000 Tax 10 % Rp.

40.000

Rp. 50.000

Rp. 60.000

Rp. 90.000 Rp. 100.000

Rp. 140.000

Rp. 900.000 Service 11 % Rp. 44.000 Rp. 55.000 Rp. 66.000

Rp. 99.000 Rp. 110.000

Rp. 154.000

Rp. 990.000 Amount Rp.

484.000 Rp. 605.000

Rp. 726.000

Rp.1.089.000 Rp. 1.210.000 Rp. 1.694.000 Rp.10.890.000 % Harga Khusus Rp. 387.200 Rp. 484.000 Rp. 580.800

Rp. 871.200 Rp. 968.000

Rp. 1.355.200

Rp. 9.256.200

• Extra bed = Rp. 200.000,- + 21 % Government Tax and Service Charge

• The above Room Rates include Buffet Breakfast for 2 person at Restaurant, free entrance The Fitness Center, Swimming Pool and Entertainment Outlet

• Check-in Time : 01.00 PM

BAB V

PENUTUP

Pada bab sebelumnya telah dipelajari secara sederhana tentang prosedur pelaksanaan reservasi, maka pada bab akhir ini akan dikemukakan beberapa kesimpulan dari apa yang telah dibahas di atas dan kemudian akan diberikan saran-saran yang dianggap perlu dalam meningkatkan mutu pelayanan pada bagian reservasi di Hotel Danau Toba International Medan untuk hari ke depannya.

5.1 Kesimpulan

a. Reservation section merupakan tulang punggung dari Front Office Department (kantor depan) dimana reservation section bertanggung jawab penuh atas berlangsungnya proses reservasi.

b. Sistem pelayanan reservasi yang benar-benar berkualitas merupakan cara yang terbaik dalam menarik minat tamu untuk menginap di Hotel Danau Toba International Medan.

c. Lengkapnya peralatan yang dipakai dalam pada reservation section dapat memperlancar seluruh kegiatan reservasi.

d. Pembagian job description yang baik merupakan cara yang terbaik untuk menghindari kekacauan dalam proses pelaksanaan reservasi.

e. Reservation section pada Hotel Danau Toba International Medan merupakan salah satu bagian yang turut memberikan pelayanan yang terbaik kepada tamu, serta turut mempromosikan segala fasilitas yang ada di hotel.

5.2 Saran

a. Untuk lebih meningkatkan mutu pelayanan dalam proses reservasi diperlukan kesabaran, keramahtamahan, kejelian serta ketelitian.

b. Perlu penambahan tenaga/karyawan khususnya pada karyawan untuk menangani reservasi di Hotel Danau Toba International Medan.

c. Hubungan kerjasama yang baik sangat diperlukan, guna menciptakan suasana kerja yang aman dan terkendali.

DAFTAR PUSTAKA

Bagyono. Teori dan Praktek Hotel Front Office. Bandung : CV.Alfabeta,2006

Bagyono. Pengetahuan Dasar Pariwisata dan Perhotelan. Bandung: CV.Alfabeta 2006

Dasrono, Agustinus.1992. Kantor Depan Hotel. Jakarta : PT.Gramedia Widiasana Indonesia

Mangkuwerdoyo, Sudiarto.1999. Pengantar Industri Akomodasi dan Restoran. Jakarta : Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia Sugianto, Endar.1998. Operasional Kantor Depan Hotel. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Umum

www.hoteldanautoba.com