Penanganan Sistem Reservasi pada Hotel Danau Toba International Medan

BAB IV MENERIMA DAN MEMROSES RESERVASI PADA HOTEL

DANAU TOBA INTERNATIONAL MEDAN

4.1 Penanganan Sistem Reservasi pada Hotel Danau Toba International Medan

Reservasi sebagai salah satu bagian dari kantor depan hotel mempunyai tugas yang cukup sibuk dalam menangani masalah pemesanan kamar. Tamu yang melakukan reservasi pemesanan kamar dilayani oleh petugas reservasi atau disebut juga dengan “Reservation Clerk”, yang mana tamu cukup mengatakan tanggal kedatangan serta tipe kamar yang diinginkan. Untuk pelaksanaan selanjutnya reservation section yang bertugas mengisi seluruh formulir-formulir jika waktu memungkinkan. Untuk memberikan informasi yang jelas kepada tamu mengenai apakah masih ada kamar yang tersedia sesuai dengan tanggal kedatangan yang telah ditentukan, maka petugas reservasi harus melihat reservation chart terlebih dahulu. Apabila permintaan kamar tamu telah tersedia available dan pihak hotel telah menerima reservasi tersebut, maka data-data dari reservasi tersebut harus dimasukkan ke dalam : • Reservation form • Reservation book • Reservation Chart Universitas Sumatera Utara Namun jika permintaan kamar tidak tersedia unavailable maka petugas reservasi akan meminta maaf mengenai reservasi tersebut, dan biasanya petugas reservasi akan memberikan alternatif lain kepada tamu dengan cara menawarkan tipe kamar lain yang hamper sama dengan tipe kamar yang diinginkan atau reservasi tamu tersebut akan dimasukkan sebagai waiting list. Pada Hotel Danau Toba International Medan proses reservasi datang melalui berbagai cara serta dengan penanganan yang berbeda-beda. Adapun cara dan penanganan reservasi tersebut adalah sebagai berikut : 1. Reservasi Melalui Telepon Reservasi melalui telepon merupakan suatu cara pembuatan pemesanan kamar yang paling banyak dipakai karena mudah, cepat dan menghemat waktu. Kelemahan dari sistem ini adalah apabila ada kekeliruan pemesanan kamar dan terjadi keluhan tamu, maka buktinya sulit didapat karena pembicaraan tidak direkam. Adapun langkah-langkah yang digunakan adalah : a. Mengucapkan salam greetings menurut situasi waktu serta menyebutkan nama hotel. b. Menanyakan nama tamu atau travel agent yang melakukan reservasi. c. Menanyakan tanggal kedatangan. d. Tanyakan juga tipe kamar yang diinginkan. e. Kemudian petugas reservasi akan melihat reservation chart, untuk memastikan apakah ada kamar yang tersedia pada tanggal tersebut. f. Jika semua telah dilakukan, maka tahap akhir tanyakan cara pembayarannya. Universitas Sumatera Utara 2. Reservasi Melalui Faximile Reservasi jenis ini merupakan suatu sistem pemesanan kamar dengan menggunakan teknologi mutakhir yang mana sistemnya adalah foto copi jarak jauh, sehingga berita yang disampaikan sama persis dengan yang diterima. Langkah-langkah yang dipergunakan dalam menerima reservasi melalui faximile adalah : a. Langkah pertama yang dilakukan petugas reservasi adalah melihat reservation chart untuk mengetahui apakah pada tanggal reservasi tersebut ada kamar yang available. Adapun data yang dibutuhkan adalah : tanggal kedatangan, tipe kamar, lama tinggal. Apabila reservasi tersebut diterima maka petugas reservasi membuat reservation form. b. Kemudian membuat reservation slip serta reservation chart c. Data-data tersebut disimpan ke dalam reservation rack berdasarkan tanggal, bulan serta tahun. 3. Reservasi Secara Langsung Inperson Go Show Reservasi jenis ini dilakukan oleh orang yang bersangkutan secara langsung dengan datang ke hotel. Cara ini biasanya dilakukan oleh tamu yang sedang melakukan perjalanan dan belum membuat reservasi ke hotel. 4. Reservasi Melalui Travel Agent Pada umumnya, reservasi pada Hotel Danau Toba International Medan ditangani oleh travel agent. Travel Agent yang mengadakan kerjasama dengan hotel ini yaitu seperti Mutiara Holidays dan Lovely Holidays. Namun ada kalanya group reservation ditangani oleh perusahaancompany. Mengingat perencanaan tour group dari luar negeri selalu dipersiapkan jauh hari sebelum Universitas Sumatera Utara tanggal kedatangan, maka konfirmasi mengenai waktu tanggal dan bulan dan jumlah kamar serta pax orang belum dapat ditentukan pada saat reservation dan memerlukan waktu untuk confirmation. 5. Reservasi Online Reservasi ini menggunakan jaringan internet. Kita cukup masuk ke website milik Hotel Danau Toba International Medan dan megadakan reservation online secara langsung. Adapun website milik hotel ini adalah “ www.hoteldanautoba.com “ dan akan dijumpai tampilan reservasi online seperti di bawah ini : For On lin e Re se r va t ion , please fill t his form w it h t he correct inform at ion: PERSONAL INFORMATION Guest Name Required Email Address Required Phone Number Required Fax Number Company Name Correspondence Address Required RESERVATION DETAILS Type of Rooms Required Universitas Sumatera Utara Number of Rooms Required Indicate here if more than 1 type of rooms are required Date Check In Required Date Check Out FLIGHT INFORMATION Flight No. Arrival Flight No. Departure Time of Arrival Time of Departure Indicate here for any special request: You m ust fill t he Re qu ir e d field. Submit Reset Setiap pemesanan kamar yang diterima melalui media pemesanan harus dicatat pada reservation form dan dimasukkan di key in-kan ke camp ke dalam reservation slip. Pada umumnya penanganan reservasi ini dapat dilakukan dalam 2 bentuk, yaitu : • Individual guest reservation, dan • Tourgroup guest reservation Universitas Sumatera Utara

4.2 Pengawasan Pelaksanaan Reservasi pada Hotel Danau Toba International Medan