BAB IV MENERIMA DAN MEMROSES RESERVASI PADA HOTEL
DANAU TOBA INTERNATIONAL MEDAN
4.1 Penanganan Sistem Reservasi pada Hotel Danau Toba International Medan
Reservasi sebagai salah satu bagian dari kantor depan hotel mempunyai tugas yang cukup sibuk dalam menangani masalah pemesanan kamar. Tamu yang
melakukan reservasi pemesanan kamar dilayani oleh petugas reservasi atau disebut juga dengan “Reservation Clerk”, yang mana tamu cukup mengatakan
tanggal kedatangan serta tipe kamar yang diinginkan. Untuk pelaksanaan selanjutnya reservation section yang bertugas mengisi seluruh formulir-formulir
jika waktu memungkinkan. Untuk memberikan informasi yang jelas kepada tamu mengenai apakah
masih ada kamar yang tersedia sesuai dengan tanggal kedatangan yang telah ditentukan, maka petugas reservasi harus melihat reservation chart terlebih
dahulu. Apabila permintaan kamar tamu telah tersedia available dan pihak hotel
telah menerima reservasi tersebut, maka data-data dari reservasi tersebut harus dimasukkan ke dalam :
• Reservation form
• Reservation book
• Reservation Chart
Universitas Sumatera Utara
Namun jika permintaan kamar tidak tersedia unavailable maka petugas reservasi akan meminta maaf mengenai reservasi tersebut, dan biasanya petugas
reservasi akan memberikan alternatif lain kepada tamu dengan cara menawarkan tipe kamar lain yang hamper sama dengan tipe kamar yang diinginkan atau
reservasi tamu tersebut akan dimasukkan sebagai waiting list. Pada Hotel Danau Toba International Medan proses reservasi datang
melalui berbagai cara serta dengan penanganan yang berbeda-beda. Adapun cara dan penanganan reservasi tersebut adalah sebagai berikut :
1. Reservasi Melalui Telepon Reservasi melalui telepon merupakan suatu cara pembuatan pemesanan kamar
yang paling banyak dipakai karena mudah, cepat dan menghemat waktu. Kelemahan dari sistem ini adalah apabila ada kekeliruan pemesanan kamar
dan terjadi keluhan tamu, maka buktinya sulit didapat karena pembicaraan tidak direkam. Adapun langkah-langkah yang digunakan adalah :
a. Mengucapkan salam greetings menurut situasi waktu serta menyebutkan
nama hotel. b.
Menanyakan nama tamu atau travel agent yang melakukan reservasi. c.
Menanyakan tanggal kedatangan. d.
Tanyakan juga tipe kamar yang diinginkan. e.
Kemudian petugas reservasi akan melihat reservation chart, untuk memastikan apakah ada kamar yang tersedia pada tanggal tersebut.
f. Jika semua telah dilakukan, maka tahap akhir tanyakan cara
pembayarannya.
Universitas Sumatera Utara
2. Reservasi Melalui Faximile Reservasi jenis ini merupakan suatu sistem pemesanan kamar dengan
menggunakan teknologi mutakhir yang mana sistemnya adalah foto copi jarak jauh, sehingga berita yang disampaikan sama persis dengan yang diterima.
Langkah-langkah yang dipergunakan dalam menerima reservasi melalui faximile adalah :
a. Langkah pertama yang dilakukan petugas reservasi adalah melihat
reservation chart untuk mengetahui apakah pada tanggal reservasi tersebut ada kamar yang available. Adapun data yang dibutuhkan adalah : tanggal
kedatangan, tipe kamar, lama tinggal. Apabila reservasi tersebut diterima maka petugas reservasi membuat reservation form.
b. Kemudian membuat reservation slip serta reservation chart
c. Data-data tersebut disimpan ke dalam reservation rack berdasarkan
tanggal, bulan serta tahun. 3. Reservasi Secara Langsung Inperson Go Show
Reservasi jenis ini dilakukan oleh orang yang bersangkutan secara langsung dengan datang ke hotel. Cara ini biasanya dilakukan oleh tamu yang sedang
melakukan perjalanan dan belum membuat reservasi ke hotel. 4. Reservasi Melalui Travel Agent
Pada umumnya, reservasi pada Hotel Danau Toba International Medan ditangani oleh travel agent. Travel Agent yang mengadakan kerjasama dengan
hotel ini yaitu seperti Mutiara Holidays dan Lovely Holidays. Namun ada kalanya group reservation ditangani oleh perusahaancompany. Mengingat
perencanaan tour group dari luar negeri selalu dipersiapkan jauh hari sebelum
Universitas Sumatera Utara
tanggal kedatangan, maka konfirmasi mengenai waktu tanggal dan bulan dan jumlah kamar serta pax orang belum dapat ditentukan pada saat reservation
dan memerlukan waktu untuk confirmation. 5. Reservasi Online
Reservasi ini menggunakan jaringan internet. Kita cukup masuk ke website milik Hotel Danau Toba International Medan dan megadakan reservation online
secara langsung. Adapun website
milik hotel ini adalah “
www.hoteldanautoba.com “ dan akan dijumpai tampilan reservasi online seperti
di bawah ini :
For On lin e Re se r va t ion , please fill t his form w it h t he correct inform at ion:
PERSONAL INFORMATION
Guest Name Required
Email Address Required
Phone Number Required
Fax Number Company Name
Correspondence Address
Required
RESERVATION DETAILS
Type of Rooms Required
Universitas Sumatera Utara
Number of Rooms Required
Indicate here if more than 1 type of rooms are required
Date Check In Required
Date Check Out
FLIGHT INFORMATION
Flight No. Arrival Flight No. Departure
Time of Arrival Time of Departure
Indicate here for any special request:
You m ust fill t he Re qu ir e d field.
Submit Reset
Setiap pemesanan kamar yang diterima melalui media pemesanan harus dicatat pada reservation form dan dimasukkan di key in-kan ke camp ke
dalam reservation slip. Pada umumnya penanganan reservasi ini dapat dilakukan dalam 2 bentuk, yaitu :
• Individual guest reservation, dan
• Tourgroup guest reservation
Universitas Sumatera Utara
4.2 Pengawasan Pelaksanaan Reservasi pada Hotel Danau Toba International Medan