• Corporate guaranted reservation
Pemesanan kamar yang dijamin dari suatu perusahaan yang telah membuat contractual agreement perjanjian dalam bentuk kontrak dengan pihak
hotel 2.3.3
Advanced payment reservation adalah pemesanan kamar yang dilakukan beberapa waktu sebelumnya, yang mana tamu sudah membayar uang muka
advance deposit, pembatalan berlaku hingga pukul 18.00 wib dengan syarat minimal tamu membayar satu malam menginap.
2.3.4 Waiting list reservation adalah pemesanan kamar yang mana hotel tidak
menjamin tamu memperoleh kamar pada saat check-in. Bobot pemesanan kamar ini paling lemah di antara bentuk pemesanan kamar yang lain, sehingga
tidak ada tuntutan mendapatkan kamar walaupun tamu sudah berada di meja.
2.4 Sumber-Sumber Reservasi
Pemesanan kamar-kamar hotel datang dari berbagai sumber dengan menggunakan berbagai cara pemesanan. Sumber-sumber reservasi dapat menjadi
pemesan tetap apabila mendapatkan kepuasan atas pelayanan yang diberikan oleh petugas reservasi. Adapun sumber-sumber reservasi adalah :
1. Company perusahaan Perusahaan yang dapat dijadikan sumber pemesanan kamar adalah perusahaan
swasta, perusahaan asing, perusahaan gabungan joint venture, perusahaan negara.
2. Travel Agent biro agen perjalanan
Universitas Sumatera Utara
Agen perjalanan dapat dijadikan sumber pemesanan kamar, karena tamu-tamu yang dibawa oleh travel agent tersebut memerlukan tempat akomodasi.
Pemesanan kamar melalui travel agent digolongkan menjadi 2 yaitu : •
FIT Free Independent Traveller •
GIT Group Inclusive Tour atau orang-orang yang mengadakan perjalanan dalam suatu kelompok.
3. Hotel Representative Karyawan hotel yang tugasnya di pelabuhan udara ini dinamakan airport
representative airport dispatcher yang bertugas melayanai tamu yang sudah membuat pemesanan kamar untuk hotel maupun yang belum. Bagi yang belum
ditawarkan dan dibuatkan langsung pemesanan ke hotel, dan bagi yang sudah diproses untuk segera menuju ke hotel secepatnya.
4. Individu Perorangan adalah sumber pemesanan kamar yang bersifat bebas, siapa saja dapat
melakukan pemesanan. 5. Telepon
Suatu cara pembuatan pemesanan kamar yang paling banyak dipakai karena cepat dan menghemat waktu.
6. Faximile Pemesanan kamar dengan menggunakan teknologi mutakhir yang mana sistemnya
adalah foto copi jarak jauh, sehingga berita yang disampaikan sama persis dengan yang diterima..
7. E-mail Pemesanan kamar melalui electronic mail melalui jaringan internet. Inilah yang
disebut dengan reservation online.
Universitas Sumatera Utara
2.5 Peralatan dan Perlengkapan Bagian Reservasi
Dalam pelaksanaan reservation banyak terdapat alat atau perlengkapan yang fungsinya untuk memperlancar prosedur pelaksanaanpembookingan kamar. Setiap
perlengkapan atau peralatan tersebut memiliki fungsi dan arti tersendiri. Adapun perlengkapan yang dipergunakan oleh bagian reservasi dalam operasionalnya adalah :
2.5.1 Reservation Form
Adalah formulir yang dipergunakan untuk mencatat pemesanan kamar, yang berisikan nama si pemesan, alamat jumlah kamar, tipe kamar yang diinginkan,
harga kamar, tanggal kedatangan serta tanggal keberangkatan tamucheck-out. 2.5.2
Reservation PlanReservation Chart Formulir ini merupakan dokumen yang memberikan gambaran situasi serta
keadaan kamar yang ada di hotel untuk hari atau bulan mendatang. 2.5.3
Reservation Slip Berupa lembaran-lembaran kecil yang terbuat dari kertas yang berisikan data
tentang pesanan kamar data yang di dapat dari reservation form kemudian di slipkan pada penjepit lalu dimasukkan ke dalam reservation rack. Dalam
penggunaan reservation slip terdapat beberapa warna yang gunanya untuk membedakan jenis tamu atau macam pesanan, yang terbagi atas :
• Warna putih untuk tamu individual
• Warna biru muda untuk tamu group
• Warna hijau untuk tamu yang dipesan oleh travel agent
• Warna rose untuk tamu VIP
• Warna kuning untuk crew atau airline
• Warna kuning tua untuk waiting list
Universitas Sumatera Utara
2.5.4 Reservation Rack
Merupakan data pesanan kamar yang terdiri dari bulan selama satu bulan yang ditempelkan pada dinding. Adapun kegunaan dari reservation rack ini adalah
tempat untuk menyimpan reservation slip. 2.5.5
To day’s expected arrival list Adalah formulir yang memuat nama-nama tamu yang tiba pada hari ini. Daftar
tamu ini dibuat oleh bagian reservasi, satu hari sebelum tanggal kedatangan. Selanjutnya petugas reception akan membagikan daftar to day’s expected
arrival list kepada departemen-departemen yang bersangkutan. 2.5.6
Reservation Forecast Laporan ini merupakan perkiraan atau ramalan tentang perkiraan perhitungan
jumlah kamar yang akan ditempati oleh tamu. Ramalan ini dibuat berdasarkan:
• Jumlah pesanan kamar yang telah diterima bagian reservasi.
• Dari room rack yang ada di reception, termasuk didalamnya tamu-tamu
yang datang ke hotel tanpa melakukan pemesanan kamar terlebih dahulu. 2.5.7
Daily Vip List Daily Vip List adalah tamu-tamu yang memesan kamar executive, junior suite
dan presidential suite yang dibuat menurut reservation form. Adapun guna dari daily vip list adalah untuk mengetahui tamu-tamu yang menginap di hotel.
2.6 Manfaat dari Reservasi
