Metode berulag-ulang adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan secara langsung, tanpa menunggu periode tertentu.
Pelaksanaan sistem kearsipan pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU yang menyangkut penyusutan arsip adalah asas Desentralisasi
yang dalam hal ini petugas arsip di bagian kepegawaian diberi hak sepenuhnya untuk melakukan pemindahan atau penyusutan arsip dosen dan pegawai dengan
periode yang sesuai dengan berakhirnya masa jabatan dosen atau pegawai tersebut. Dengan demikian, pelaksanaan penyusutan arsip pada Bagian
Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU telah dilaksanakan dengan relatif baik dan benar.
2. Pemusnahan Arsip Menurut Sedarmayanti 2003 : 103, pemusnahan arsip adalah tindakan
atau kegiatan mengahancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan
secara total yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain, sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya.
Arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai kegunaan, apabila disimpan terus-menerus akan menimbulkan masalah tersendiri. Baik bagi para pegawai
pada umumnya maupun bagi pegawai kearsipan khususnya, dan bagi pimpinan organisasi itu sendiri, karena arsip-arsip tersebut membutuhkan tenaga, biaya, dan
peralatan yang tidak sedikit bagi perawatannya.
Universitas Sumatera Utara
Pemusnahan merupakan salah satu sarana penting untuk untuk mengatasi masalah bertumpuknya atau bertimbunnya arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai
kegunaan lagi. Menurut Wursanto 1991 : 219, pemusnahan arsip yang dilaksanakan oleh
unit pengolah satuan kerja meliputi arsip-arsip yang tidak penting dan dilaksanakan berdasarkan ketentuan berikut :
1. Pemusnahan dilaksanakan dengan membuat daftar arsip-arsip yang akan
dimusnahkan. 2.
Pemusnahan arsip-arsip harus diketahui oleh pejabat-pejabat yang berwenang.
3. Pemusnahan arsip dilakukan dengan Berita Acara Pemusnahan Arsip.
Pelaksanaan sistem kearsipan pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU yang menyangkut pemusnahan arsip berdasarkan pada asas Sentralisasi.
Sebelum arsip dimusnahkan, petugas arsip di bagian kepegawaian harus melaporkan daftar arsip-arsip yang akan dimusnahkan dan setelah mendapatkan
persetujuan maka dilakukan pemusnahan arsip dengan cara arsip-arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi dihancurkan dengan mesin penghancur kertas. Fakultas
Ekonomi USU memiliki 1 unit mesin penghancur kertas. Pemusnahan arsip yang dilakukan di bagian kepegawaian tidak berdasarkan periode tertentu tetapi
pemusnahan arsip dilakukan apabila terdapat dosen atau pegawai yang meninggal, pensiun, atau mutasi. Dari kondisi ini dapat dikatakan pelaksanaan pemusnahan
arsip pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU relatif baik dan benar.
Universitas Sumatera Utara
E. Pengertian Efisiensi
