yang besar atau kompleks kegiatannya dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus.
c. Asas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi
Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara asas Sentralisasi dengan Desentralisasi. Asas ini digunakan untuk
mengurangi kerugian yang terdapat pada asas Sentralisasi atau Desentralisasi.
Pelaksanaan Sistem Kearsipan yang menyangkut pengorganisasian arsip yang dilaksanakan pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU adalah asas
gabungan antara asas Sentralisasi dengan asas Desentralisasi dimana arsip disimpan di tempat penyimpanan arsip tetapi tetap mendapat pengawasan dari
atasan. Dari kondisi ini, pelaksanaan pengorganisasian arsip pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dapat dikatakan relatif baik.
2. Penataan Arsip
Menurut Sulaiman, 1999 : 30, penataan arsip adalah pengaturan informasi dan fisik arsip untuk memudahkan penemuan kembali dengan cepat. Dengan
kegiatan ini pengendalian arsip baik secara fisik maupun informasi dapat dilakukan secara optimal.
Dalam sistem panataan arsip, yang perlu mendapat perhatian bukan hanya pada sistem yang baik dan tepat saja, tetapi yang paling penting adalah
pengelolaannya manajemen. Meskipun sistem yang dipergunakan baik, apabila manajemennya lemah, maka sistem yang telah ditentukan tidak akan ada artinya.
Universitas Sumatera Utara
Penataan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan :
a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu
diperlukan. b.
Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah. c.
Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah. Dengan cara demikian arsip tidak akan mudah dan cepat rusak karena sering
diambil dari tempat penyimpanan. Sistem penataan arsip yang digunakan oleh masing-masing organisasi pencipta arsip tentu saja berbeda-beda. Hal ini
dikarenakan : a.
Tujuan masing-masing organisasi berbeda-beda, yang mengkibatkan perbedaan jenis kegiatan.
b. Jenis peralatan yang digunakan tidak sama.
c. Kurang tersedianya tenaga ahli kearsipan dari masing-masing organisasi.
d. Kondisi fisik dari masing-masing organisasi tidak sama.
e. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik
apabila diterapkan pada organisasi lain. Menurut Sunarto 2006 : 61-62, di dalam kearsipan dikenal 5 lima macam
sistem penataan untuk mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip yaitu :
a. Sistem Abjad Alphabetical Filling System
Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang pada umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z
Universitas Sumatera Utara
dengan berpedoman pada peraturan mengindeks biasanya berkas disusun berdasarkan nama orang, nama pokok soal, atau nama wilayah yang
tercantum di dalam warkat. b.
Sistem Masalah Subject Filling System Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini.
c. Sistem Nomor Numerical Filling System
Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah
diberi nomor tertentu. d.
Sistem Tanggal Cronological Filling System Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan
tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat akan lebih baik jika
berpedoman pada cap datangnya surat. Surat atau berkas yang datangnya paling akhir ditempatkan pada bagian paling akhir pula, tanpa
memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut. e.
Sistem Wilayah Geographical Filling System Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat
lokasi, daerah atau wilayah tertentu. Pelaksanaan sistem kearsipan yang digunakan pada Bagian Kepegawaian
Fakultas Ekonomi USU adalah penataan arsip yang bersifat korespondensi
Universitas Sumatera Utara
menggunakan sistem Pokok Masalah Subject Filling System kemudian mengurutkannya dengan sistem Abjad Alphabetical Filling System
sebagai dasar penataan yang disimpan di dalam lemari arsip. Dari kondisi ini, pelaksanaan sistem kearsipan pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU
sudah relatif baik. Hal ini di lihat dari penataan arsip yang relatif baik yang memudahkan pegawai menemukan arsip.
C. Pemeliharaan, Perawatan dan Pengamanan Arsip 1. Pemeliharaan Arsip
