pengamanan. Ruangan tempat penyimpanan arsip juga diberi ventilasi dan pencahayaan yang cukup, suhutemperatur dan kelembaban udara yang selalu
terjaga karena dilengkapi alat pendingin ruangan AC, dan dengan memberi kapur barus untuk merawat keaslian arsip. Arsip yang disimpan selalu terjaga dari
segala sumber kerusakan baik yang bersifat biologis serangga dan sebagainya, kimiawi pencemaran udara, maupun fisik. Dengan demikian, pelaksanaan
pemeliharaan arsip pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU relatif baik dikarenakan sudah memadainya prasarana untuk pemeliharaan arsip bila dilihat
dari teori-teori yang melandasi perawatan arsip yang baik.
2. Perawatan Arsip
Menurut Sedarmayanti 2003 : 112, perawatan arsip adalah langkah- langkah atau tindakan-tindakan yang dilakukan yang bertujuan untuk mencegah
dan menyelamatkan arsip. Bermacam-macam cara untuk mencegah rusaknya arsip antara lain dengan cara :
a. Penggunan Air Condition AC
Perlu digunakan AC dalam ruangan penyimpanan, sehingga kelembaban dan kebersihan udara dapat diatur dengan baik.
b. Fumigasi
Fumigasi yaitu menyemprotkan bahan kimia untuk mencegahmembasmi serangga atau bakteri. Fumigasi dapat dilakukan dengan empat cara yaitu :
1. fumigasi untuk seluruh gudang
2. fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip
Universitas Sumatera Utara
3. fumigasi untuk beberapa bundel arsip
4. fumigasi rutin
c. Restorasi Arsip
Restorasi arsip yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi
arsip ada dua cara yaitu : 1.
Tradisional, yaitu dengan cara melapiskan kertas handmade dan chiffon. 2.
Laminasi, yaitu pekerjaan menutup kertasarsip di antara dua lembar plastik.
d. Microfilm
Microfilm yaitu suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Ini
adalah salah satu cara yang digunakan untuk mencegah rusaknya arsip. Pelaksanaan sistem kearsipan yang menyangkut perawatan arsip yang
digunakan pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU adalah dengan pengaturan suhutemperatur udara dan kelembaban yang ideal, dan melakukan
upaya laminasi terhadap arsip yang rusak. Dari kondisi ini, pelaksanaan perawatan arsip pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi relatif baik.
3. Pengamanan Arsip
Menurut Wursanto 2004 : 274, yang dimaksud dengan pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip dari kehilangana maupun
Universitas Sumatera Utara
kerusakan. Pengamanan arsip menyangkut pengamanan arsip dari segi informasi dan pengamanan arsip dari segi fisik.
Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 11, pangamanan arsip dari segi informasi yaitu :
1 Barang siapa yang dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a Undang-Undang ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 sepuluh tahun.
2 Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1
huruf a Undang-Undang ini dan dengan sengaja memberitahukan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara seumur hidup atau selama-
lamanya 20 dua puluh tahun. 3
Tindak pidana yang termasuk dalam ayat 1 dan 2 Pasal ini adalah kejahatan.
Menurut Sedarmayanti 2003 : 109-110, pengamanan arsip dari segi fisik harus aman dari kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor
internal dan eksternal. a.
Faktor Internal Faktor internal terdiri dari kualitas kertas, tinta, dan bahan perekat yang
bersentuhan dengan kertas. b.
Faktor Eksternal Faktor eksternal yang dapat mempengaruhi kerusakan terhadap arsip adalah
lingkungan, sinar matahari, debu, serangga dan kutu serta jamur.
Universitas Sumatera Utara
Pelaksanaan sistem kearsipan mengenai sistem pengamanan arsip yang digunakan pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dari segi kerusakan
adalah dengan menjaga kelembaban udara, menghindari sinar matahari langsung, serta menjaga kebersihan arsip dengan cara menyimpan arsip pada tempat
penyimpanan yang khusus sejenis brankas. Sedangkan keamanan arsip secara khusus dengan penggunaan teknologi belum ada, sehingga kurang mendukung
sistem pengamanan arsip pada Bagian Kepegawaian.
D. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip 1. Penyusutan Arsip
