Pembelian Terpusat Bagian Penerimaan

BAB II

1. Pengelolaan Bahan dan Material

Manajemen bahan yang efisien dan efektif mengarahkan rumah sakit untuk menerapkan bentuk organisasi sentral dalam pelayanan material. Pentingnya pengelolaan bahan ini di dalam biaya rumah sakit terus diperhitungkan. Salah satu penelitian mengestimasi bahwa bahan di rumah sakit yang besar diperhitungkan lebih dari 40 persen dari total anggaran rumah sakit. Sentralisasi dari sistem penawaran dan keuntungan dan ruang lingkup untuk penghematan dan juga kontrol pengadaan internal juga dikaitkan dengan fungsi distribusi. Pengelolaan bahan ini memandu pada akuisisi, pengiriman, penerimaan, evaluasi dan gudang serta distribusi barang, suplai dan peralatan bagi organsiasi. Trend yang ada sekarang ini mengarah pada fungsi pengelolaan bahan terpsuat. Namun demikian masih banyak rumah sakit dimana apotik, layanan makanan, pemleiharaan dan layanan tertentu seperti laboratorium dan radiologi melakukan pengelolaan bahannya sendiri. Argumen ini adalah bahwa pembeliannya memerlukan tingkat kompetensi yang tigngi atau pengetahuan tentang bagian pembelian di rumah sakit.

1.1. Pembelian Terpusat

Keuntungan di dalam fungsi pembelian terpusat. Berikut ini adalah sebagian diantaranya : Rina Amelia : Perencanaan Dan Disain Layanan Pendukung Rumah Sakit Tugas Disain Fisik Rumah Sakit, 2008 USU Repository © 2008 - Jumlah diskon dilakukan dengan mengkonsolidasi permintaan pembelian dari keseluruhan rumah sakit. - Standarisasi dan evaluasi produk yang dapat dilakukan melalui embelian terpusat. - Pembelian terusat menghilangkan duplikasi waktu, usaha, personil dan fasilitas untuk fungsi pembelian. - Pemesanan dari satu tempat sehingga mengurangi pembelian ketika order pembelian dilakukan. - Spesialis bidang pembelian melakukan pekerjaannya secara profesional. - Mengontrol pembelian dan persediaan yang tidak resmi - Kepala bagian tidak membuang-buang waktu untuk menjalankan fungsi pembelian. - Pejabat pembelian bertanggung jawab untuk semua fungsi pembelian dan dapat dipertanggung jawabkan. - Kebijakan pembelian yang telah disatukan dan prosedurnya dapat dikembangkan di seluruh rumah sakit.

1.1.1 Fungsi

Fungsi utama dari bagian ini adalah : • Menulis spesifikasi produk untuk semua peralatan dan barang yang dibeli dan mengarahkannya kepadanya • Pengadaan pepralatan dan suplai melalui pembelian terpusat Rina Amelia : Perencanaan Dan Disain Layanan Pendukung Rumah Sakit Tugas Disain Fisik Rumah Sakit, 2008 USU Repository © 2008 • Menerima dan memperhitungkan peralatan, barang dan suplai • Menyiman suplai untuk periode waktu yang cukup • Standarisasi dan evaluasi produk • Evaluasi pihak penjual • Distribusi barang dan suplai ke departemen yang mendapatkannya • Mengontrol pembelian dan persediaan di departemen yang ada.

1.2. Bagian Penerimaan

Bagian penerimaan adalah titik masuk untuk semua bahan yang masuk ke rumah sakit. Ini adalah menuntut pengecekan yang cermat untuk mendeteksi adanya kesalahan. Sebagian dari kesalahan penerimaan adalah pengiriman item yang tidak dipesan, item berganti atau diganti tanpa prsetujuan sebelumnya dari bagian pembelian, barang yang rusak dan barang yang cacat. Biaya memperbaiki kesalahan yang dilakukan oleh bagian pembelian, penjual dan agen pengiriman setelah suplai masuk ke bagian penerimaan cukup tinggi. Sehingga kecermatan sangat diperlukan. Dokumentasi kontrol dan dokumen yang merupakan fungsi yang terpenting disini. Jika pengiriman tidak dicek langsung terhadap dokumen dan juga order pembelian, maka akan mengakibatkan ketidak jujuran dan bahkan penipuan dan pencurian. Prinsip tangung jawab penerimaan untuk pembayaran faktur adalah sesuatu yang lebih mampu dan merupakan alat yang efektif untuk melindungi benturan diantara pembeli dan penjual pada satu sisi dan juga diantara pengemudi dan Rina Amelia : Perencanaan Dan Disain Layanan Pendukung Rumah Sakit Tugas Disain Fisik Rumah Sakit, 2008 USU Repository © 2008 juga petugas penerimaan. Dua bagian dari bukti dokumentar adalah sangat signifikan dalam memeprtahankan efektivitas penerimaan. Demikian juga slip kemasan dan faktor – yang telah dibentuk sesuai dengan bagian yang telah dilakukan.

1.3. Pengendalian Persediaan