Segi Usaha Penerapan Efisiensi Kerja Dalam Pekerjaan Kantor Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

BAB III PEMBAHASAN Berjalannya suatu sistem, prosedur, atau aktivitas yang dilakukan dalam pekerjaan kantor pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor adalah topik yang akan dibahas pada bab ini. Namun demikian, penulis juga mengamati struktur organisasi dan uraian tugas pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU serta melihat bahwa pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian berjalan dengan teratur dan baik. Beranjak dari pengertian efisiensi yang merupakan suatu azas tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya, maka analisis yang dilakukan penulis terhadap pekerjaan kantor pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor diantaranya dapat dilihat dari:

A. Segi Usaha

Dalam segi usaha, unsur-unsur yang terkait didalamnya yang dapat dilihat dalam pekerjaan kantor pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU adalah: 1. Tata Kerja Tata kerja dimaksudkan untuk dapat mencapai cara kerja yang termudah. Pada pekerjaan kantor di bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari: Universitas Sumatera Utara a. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaan kantor bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya, pemakaian komputer, faximile, dan lain lain. b. Semua langkah pekerjaan dalam pekerjaan kantor bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU disusundibuat dalam suatu prosedur yang sudah diatur sedemikian rupa menjadi suatu rangkaian yang memperlancar setiap jenis pekerjaan yang dilakukan dalam pekerjaan kator bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat. c. Setiap alat tulis kantor ATK dalam kantor selalu disediakan tempat penyimpanannya dan alat tulis kantor tersebut selalu berada ditempatnya. d. Setiap tempat penyimpanan pada kantor bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU diberi tanda pengenal mengenai isinya. 2. Pemakaian Tenaga Pemakaian tenaga dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang teringan. Pada pekerjaan kantor di bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari: a. Setiap pekerjaan kantor pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dikerjakan dengan bantuan sarana mekanis. Sarana mekanis yang digunakan pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU diantaranya: komputer. Universitas Sumatera Utara b. Pada kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU setiap benda dan alat yang sering dipakai dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor diletakkan pada tempat yang mudah dicapai tanpa menggerakkan badan atau tanpa gerakan yang berlebihan. c. Setiap pekerjaan kantor pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU diklasifikasikan dan pekerjaan yang sejenis dibuat dalam satu proses dengan tujuan supaya langkah pekerjaan yang sama tidak dilakukan secara berulang-ulang. 3. Pemakaian Waktu Pemakaian waktu pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU selalu diusahakan seproduktif mungkin. Pada pekerjaan kantor di bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari: a. Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU selalu disusun Rencana Kerja dan Rencana Kerja tersebut disesuaikan dengan pemakaian waktu. Setiap rencana kerja yang dibuat pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU selalu diikuti dengan pembuatan jadwal kegiatan berupa pengumuman. b. Disiplin. Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang menjadi tanggung jawab pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan kewenangan, karena Universitas Sumatera Utara apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang, dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan Fathoni, 2006 : 6. Pelaksanaan disiplin kerja pegawai pada Fakultas Ekonomi USU yang saya lihat sudah baik, karena selama saya mengikuti kegiatan magang para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja pegawai membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal. Disiplin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah : 1 Masuk kerja pukul 08.15 2 Pulang kerja pukul 14.00 Para pegawai yang bekerja di Fakultas Ekonomi USU sudah taat dengan peraturan yang ada. Komunikasi antara pimpinan dengan para pegawai juga terlihat baik. Pimpinan melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja bermalas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Jadi komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin hubungan kerja yang baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin. Absensi kehadiran para pegawai juga sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai. Dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai, langkah- langkah yang perlu dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai adalah berupa : kenaikan pangkat, pemberian bonus, liburan bersama dan lain-lain. Organisasi mengharapkan langkah-langkah peningkatan kinerja tersebut dapat membantu Universitas Sumatera Utara meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka akan mampu menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di Fakultas Ekonomi USU paham apa yang diharapkan dari organisasi dimasa yang akan datang. Tujuan kedisiplinan adalah : “ untuk mengoreksi penampilan kerja pegawai dan untuk mendorong pegawai berprilaku sepantasnya di tempat kerja, dimana perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur ” Subekti, 2008 . Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut : a. Pekerjaan jadi lebih cepat selesainya. b. Pada jam kerja pegawai tidak ada yang malas. c. Pegawai lebih semangat dalam bekerja karena adanya peningkatan prestasi kerja yang berpengaruh pada peningkatan jabatan. d. Komunikasi antara atasan dengan pegawai dapat terjalin dengan baik. 4. Pemakaian Ruang Pemakaian ruang selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari mesin yang digunakan di kantor sampai perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu efisiensi kerja. Universitas Sumatera Utara Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien merupakan salah satu tujuan dari pengaturan tata ruang kantor. Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dalam rangka menerapkan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor hal tersebut dapat dilihat dari: a. Tata ruang kantor yang dipergunakan pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dilengkapi dengan Air Conditioner AC . Pengaturan ruangan dilakukan sedemikian rupa sehingga lalu lintas warkat dapat ditempuh dengan jarak yang singkat. Pada umumnya di ruangan Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU setiap computer diletakkan di atas meja kerja pegawai dan lemari untuk tempat berkas-berkas atau warkat diletakkan disamping meja kerja atau dibelakang meja kerja. b. Berkas atau file-file yang tidak dipakai lagi segera dibuang. Misalnya, arsip- arsip yang dianggap tidak perlu lagi segera dimusnahkan. c. Alat atau perlengkapan kantor letaknya dekat dengan pegawai yang menggunakannya. Misalnya, benda-benda kecil yang sering dipakai adalah alat-alat tulis. Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU alat-alat tulis secara umum setiap pegawai meletakkannya diatas meja kerja mereka dengan rapi. Universitas Sumatera Utara 5. Pemakaian Benda Termasuk Uang Dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU pemakaian benda termasuk uang pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dapat dilihat dari: a. Setiap pembuatan warkat pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU merupakan warkat yang sungguh-sungguhbenar-benar penting sehingga tidak menghambur-hamburkan material. b. Dalam Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU benda-benda sisa seperti kertas dimanfaatkan kembali untuk keperluan lain. c. Pemakaian telepon dan faximile dilakukan setepat mungkin.

B. Prestasi Kerja Pegawai