2. Motivasi
Motivasi sangat penting diberikan kepada setiap pegawai karena itu akan membuat mereka lebih giat lagi dalam bekerja dan lebih antusias dalam mencapai
hasil yang optimal. 3. Mutasi
Pegawai yang berprestasi rendah akan dimutasi ke pekerjaaan yang lebih rendah jabatannya sebaliknya pegawai yang berprestasi tinggi akan di mutasi
kepekerjaan yang lebih tinggi jabatannya dari sebelumnya. Mutasi harus didasarkan pada indeks prestasi yang dapat dicapai oleh pegawai yang
bersangkutan. Hal tersebut dapat diketahui dari adanya pemberitahuan dari Biro Rektor berupa Surat Mutasi.
C. Sistem Kearsipan
Berdasarkan teori dan data serta hasil praktek kerja lapangan selama di Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dapat diketahui
bagaimana sistem kearsipan dan peralatan yang digunakan di Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia seperti:
1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.
2. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.
Universitas Sumatera Utara
3. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam
melaksanakan kegiatan pengarsipan. 4.
Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak. 5.
Adanya daftar indeks arsip. 6.
Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih. 7.
Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip- arsip lama.
8. Melakukan update data apabila data yang lama sudah tidak relevan lagi.
Biasanya update data dilakukan apabila terjadinya mutasi pegawai, pengubahan gelar, perubahan Nomor Induk Pegawai NIP, perubahan
data diri pegawai maupun dosen seperti nomor telepon, alamat, status.
Walaupun sistem kearsipan dan fasilitas pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia tetapi masih ada kekurangan-kekurangannya
yaitu: 1.
Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak.
2. Masih banyak folder-folder dengan nama masalah yang sama.
3. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip
yang tercampur adukkan sehingga pada saat pencarian agak sulit menemukannya.
4. Masih ada file-file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok
masalahnya tidak mencakup dari file tersebut.
Universitas Sumatera Utara
5. Susahnya mencari kembali arsip yang diperlukan.
6. Yang mengetahui letak dari arsip-arsip hanya arsiparisnya itu pun
terkadang masih harus mencari dengan membongkar beberapa arsip baru dapat ditemukan.
Selain sistem pengarsipan dan peralatan, penulis juga dapat menganalisis kebersihan, keamanan, dan guna arsip di Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara. Dimana kebersihan dan keamanan arsip juga sangat mendukung keberhasilan pengarsipan yang dilakukan oleh arsiparis di Kantor
Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Berikut adalah keterangan dari kebersihan, keamanan, dan guna arsip pada Kantor
Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU. 1.
Kebersihan Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang
disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan setiap harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu ayam
setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak akan segera diganti.
2. Keamanan
Untuk menjaga keamanan arsip, maka Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai berikut:
a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan
didalam maupun diluar kantor.
Universitas Sumatera Utara
b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang
tidak berwewenang. c.
Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarangan tempat. d.
Tidak diperbolekan membawa arsip keluar kantor tanpa izin. e.
Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus. f.
Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan. g.
Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka.
h. Tidak membiarkan orang yang tidak berkepentingan masuk keruangan
penyimpanan arsip. i.
Tidak semua orang boleh meminjam arsip. j.
Bagi mahasiswa yang mebutuhkan arsip, tidak dipetkenankan membawa pulng arsip hanya boleh difotocopy dan dengan segera mengembalikannya.
3. Guna Arsip
Pada Kantor Tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan maupun proses
administrasi mahasiswa. Selain bagi mahasiswa arsip berguna bagi para Dosen, para Pegawai, maupun bagi Kasubag, pembantu Dekan, dan Dekan.
Berikut Kegunaan Arsip pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara:
1. Untuk Keperluan Administrasi.
2. Untuk keperluan Riset dan Penelitian.
3. Sebagai salah satu sumber informasi penting.
Universitas Sumatera Utara
Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur dasar yaitu: input kepada sistem, proses dari input, dan output sistem. Berikut adalah Unsur Sistem
Kearsipan.
INPUT Data, Informasi, Arsiparis,
Fasilitas, Uang
Gambar 3.1 Unsur Sistem Kearsipan Sumber: Surojo
PROSES KEARSIPAN Penciptaan, Pendistribusian,
Penggunaan, Pemeliharaan, Penyimpanan, dan
Penyusutan TUJUAN
Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip
OUT PUT Warkatarsip
Universitas Sumatera Utara
D. Fasilitas Kerja
