b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawwai bawahan sehingga pekerjaan
dapat berjalan lancer dan berhasil dengan baik
F. Tugas Sekretaris Menurut Sutiyoso dalam Sedarmayanti 2000 tugas Sekretaris adalah sebagai
berikut : 1.
Tugas Perkantoran Tugas Perkantoran meliputi; menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima
instruksi dan dikte dari pimpinan, menangani surat-surat masuk dan surat- surat keluar, mengetik surat untuk pimpinan dan membuat konsep surat yang
bersifat rutin, mengarsip dan mengindeks surat. 2.
Tugas Resepsionis Tugas Resepsionis meliputi; menerima dan menjawab telepon serta mencatat
pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mencatat jani-janji untuk pimpinan dan menyusun acara kerja
sehari-hari pimpinan. 3.
Tugas Keuangan Tugas Keuangan meliputi; menangani urusan pribadi pimpinan dengan bank,
menyiapkan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan serta menyediakan dana untuk keperluan tersebut.
4. Tugas Sosial
Tugas sosial meliputi; mengurus rumah tangga kantor pimpinan, mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan
Universitas Sumatera Utara
undangannya, memberikan ucapan selamat atau menyatakan ikut berduka cita kepada relasi atas nama pimpinan.
5. Tugas Insidentil
Tugas Insidentil meliputi; menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan dan pidato atau pernyataan pimpinan, membuat ikhtisar dari berita-berita dan
karangan yang termuat dalam surat kabar atau majalah yang berhubungan dengan kepentingan perusahaan, mengoreksi bahan-bahan tercetak seperti
brosur dan sirkuler yang ditulis pimpinan, mencari dan memilih souvenir untuk para relasi dan mewakili pimpinan keresepsi-resepsi.
G. Sekretaris Dekan
Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari seorang Sekretaris yang bertugas membantu Dekan dalam melaksanakan tugas-
tugasnya. Posisi Sekretaris Dekan berada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara akan tetapi Sekretaris Dekan tidak tertera dalam struktur
organisasi. Sekretaris dekan bertugas untuk membantu Dekan dalam melaksanakan
tugasnya, misalnya membantu tugas Dekan yang berkaitan dengan public relations PR dan juga mengatur agenda atau jadwal kegiatan Dekan. Sekretaris
dekan juga bertugas untuk membantu Dekan dalam mengatur urusan-urusan atau tugas Dekan yang menyangkut hubungan pihak eksternal Fakultas Ekonomi.
Posisi Sekretaris Dekan berada di PD I Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Universitas Sumatera Utara
Utara, tetapi Sekretaris Dekan tidak tertera di struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Adapun rincian tugas dari Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Mendampingi Dekan pada acara-acara tertentu apabila diminta
2. Mengatur jadwal perjalanan dinas Dekan dan Tim keluar kota
3. Mengadakan pertemuan-pertemuan Dekan diluar jadwal tugas dari Fakultas
4. Memproses surat masuk, yaitu :
a Menerima semua surat-surat masuk yaitu pemberitahuan, surat keterangan,
undangan dan lain-lain yang ditujukan kepada Dekan b
Mencatat surat masuk untuk Dekan kedalam buku agenda c
Mengantarkan surat masuk yang telah diproses oleh Dekan ke bagian lain, seperti ke Pembantu Dekan maupun ke Departmen, program studi dan ruang
baca 5.
Memproses surat keluar, yaitu : a
Mencatat surat keluar, seperti : 1
Surat permohonan riset 2
Surat aktif kuliah 3
Surat undangan rapat 4
Surat permohonan tinggal di asrama putri Universitas Sumatera Utara 5
Menyampaikan kepada Dekan surat yang akan dikeluarkan untuk mendapatkan tanda tangan Dekan
6 Menstempel dan membuat tanggal pada surat keluar
Universitas Sumatera Utara
6. Menyimpan dan memelihara arsip
7. Berkaitan dengan bidang Tata Hubungan, misal :
a Mengatur penerimaan tamu
b Menerima telepon
c Menerima Fax
8. Menerima berkas-berkas mahasiswa yaitu ijazah, transkip nilai, surat
keterangan dan skripsi yang akan distempel dan ditanda tangani Dekan 9.
Membantu kenyamanan, keserasian dan kelengkapan ruang kerja Dekan, Sekretaris dan ruang rapat Dekan
10. Tugas pelaksanaan instruksi
Adapun tugas pelaksanaan instruksi yang dilakukan sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu :
a Mendampingi Dekan dalam acara seminarseminar ataupun pertemuan lainnya
apabila diminta oleh Dekan b
Menyiapkan perjalanan dinas Dekan c
Menyiapkan ruang rapat apabila ada rapat di ruangan Dekan misalnya rapat Fakultas
d Membuat perjanjian dengan tamu dan mengatur jadwal Dekan
11. Tugas yang bersifat kreatif
Adapun tugas bersifat kreatif yang dilakukan Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :
a Menyusun daftar nama dan nomor telepon orang, badan atau instansi yang
sering berhubungan dengan Dekan
Universitas Sumatera Utara
b Mengatur tata ruangan Dekan, tata letak buku-buku Dekan, ruang Sekretaris
Dekan dan ruang rapat agar tertata dengan rapi, serasi dan indah dipandang c
Menggunakan alat-alat kantor yang modern yang dapat membuat pekerjaan lebih efisien dan cepat selesai seperti penggunaan mesin scanner, printer yang
lengkap dan internet d
Displin waktu dalam bekerja yang terwujud dalam ketepatan jam kerja pada waktu masuk dan keluar dan tidak menunda pekerjaan yang dapat dilakukan
e Memahami peraturan dan keadaan organisasi tempat bekerja
Tugas-tugas yang dilakukan oleh sekretaris tidak bisa dianggap mudah, karena sebenarnya banyak sekali tugas yang kelihatannya mudah dan kecil namun
justru membawa pengaruh yang cukup besar. Seorang sekretaris harus selalu memperhatikan setiap tugas-tugasnya serinci mungkin. Jika ditinjau dari tugas-
tugas yang dilakukan oleh Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maka pada dasarnya hampir sama dengan pembahasan teoritis
yang telah diuraikan. Sekretaris memiliki tugas-tugas yang sesuai dengan jenisnya yaitu tugas rutin dan tugas insidentil. Sekretaris memiliki tugas yang memang
harus dilakukannya setiap hari sesuai dengan uraian tugas yang apabila tidak dikerjakan akan menghambat aktivitas kerja Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara seperti pemrosesan surat keluar dan surat masuk dan menerima berkas mahasiswa yang akan ditanda tangani Dekan. Saat ini Sekretaris Dekan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, dapat dilihat dari surat masuk dan surat keluar yang dapat diproses
dengan cepat. Setiap surat yang diterima langsung dicatat ke buku agenda dan
Universitas Sumatera Utara
lembar disposisi lalu dimasukkan ke ruang Dekan untuk didisposisikan. Isi disposisi dicatat kedalam lembar kendali dan langsung diantar kemasing-masing
bagian-bagian yang dituju sesuai dengan isi surat. Selain itu sistem kearsipan juga tersusun dengan rapi dan teratur sehingga arsip menggunakan metode half file
terjamin keselamatannya dan mudah ditemukan kembali apabila diperlukan seperti surat masuk yang akan diarsipkan dengan menggunakan metode half file,
yaitu surat kendali berupa surat berharga. Surat kendali yang sudah tersusun rapi akan diarsipkan kedalam half file agar terjamin keselamatannya dan mudah
ditemukan kembali apabila sangat diperlukan. Sekretaris mampu mengatur susunan meja dan kursi dengan serasi dari mulai
ruang tunggu, ruang sekretaris hingga ruang Dekan. Sekretaris selalu mementingkan persoalan tata letak dan kenyamanan ruangan karena Dekan adalah
orang penting dalam organisasi sehingga akan banyak orang yang akan berurusan dengan Dekan, maka apabila ruangannya tidak nyaman maka akan menghasilkan
sikap tidak simpatik dari orang-orang. Nilai lebih dari sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah selalu memiliki kreatifitas dan
inisiatif tinggi dalam menjalankan tugas. Seperti dengan memakai alat-alat kantor yang dapat membuat pekerjaan menjadi lebih mudah, mengatur dan mengganti
buku-buku bacaan Dekan dengan teratur sehingga buku-buku yang telah selesai dibaca dapat diganti dengan buku-buku baru, menyiapkan minuman dan makanan
ringan di meja tamu ruang Dekan dan lain-lain. Ada hal yang dapat membuat pekerjaan menjadi tertunda penyelesaiannya
yaitu apabila Dekan sedang tidak berada ditempat atau pergi keluar kota sehingga
Universitas Sumatera Utara
pendisposisian surat-menyurat menjadi terhambat dan mengurangi efisiensi kerja.
H. Motivasi Dalam Pelaksanaan Kerja Sekretaris Dekan
