6. Memperlancar koordinasi antar anggota staf pengembangan koleksi.
7. Memperlancar kerjasama antar perpustakaan dalam pengembangan
koleksi. 8.
Membantu menjaga kontinuitas, khususnya apabila koleksi besar, serta menjadi kerangka kerja yang memperlancar transisi dari pustakawan
lama ke penggantinya. 9.
Membantu pustakawan menghadapi pengaduan berkenaan dengan bahan yang telah diseleksi atau ditolak.
10. Mengurangi pengaruh selektor tertentu dan bias atau selera pribadi.
11. Membentu mempertanggungjawabkan alokasi anggaran.
12. Menjadi sarana komunikasi, baik dengan masyarakat yang harus
dilayani maupun pihak luar lain yang memerlukan informasi mengenai tujuan dan rencana pengembangan koleksi.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi kebijakan pengembangan koleksi adalah sebagai sarana komunikasi untuk memberi tahu
para pemakai, administrator, dewan pembina dan pihak lain, apa cakupan dan ciri- ciri koleksi yang telah ada, serta rencana untuk pengembangan selanjutnya.
2.3.3. Asas Kebijakan Pengembangan Koleksi
Kebijakan pengembangan koleksi dapat dilaksanakan secara terarah apabila disusun secara tertulis. Menurut Yulia 2009: 2.4, kebijakan
pengembangan koleksi didasari oleh beberapa asas berikut ini: 1.
Kerelevanan Koleksi perpustakaan hendaknya relevan dengan aktifitas yang telah
diprogram oleh perpustakaan sehingga memudahkan pencapaian kinerja perpustakaan yang memuaskan para stakeholders. Pustakawan harus
bisa mengantisipasi perkembangan yang terjadi pada masyarakat pengguna.
2. Berorientasi kepada kebutuhan pengguna
Pengembangan koleksi harus ditujukan kepada pemenuhan kebutuhan pengguna. Masing-masing jenis perpustakaan mempunyai pengguna
yang berbeda, yang berbeda pula pola kebutuhan informasinya. Pustakawan harus bisa membaca kebutuhan berbagai kelompok
pengguna yang ada dalam populasi yang dilayani perpustakaan.
3. Kelengkapan
Koleksi perpustakaan hendaknya lengkap dalam arti terkait dengan kebutuhan para pengguna utama perpustakaan walaupun secara hakiki
sudah diketahui bahwa tidak mungkin bagi sebuah perpustakaan dapat memenuhi semua kebutuhan penggunanya. Namun demikian, penting
bagi pustakawan untuk dapat mendeteksi kebutuhan sehari-hari dari pengguna utama perpustakaannya sehingga dapat menjadi perpustakaan
andalan para pengguna.
4. Kemutakhiran
Koleksi hendaknya mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi mutakhir. Dengan demikian, perpustakaan harus mengadakan
dan memperbaharui bahan pustaka yang menjadi koleksi.
5. Kerja sama
Koleksi perpustakaan sebaiknya merupakan hasil kerja sama semua pihak yang berkepentingan dalam pengembangan koleksi, yaitu antara
pustakawan, pembina perpustakaan, pimpinan badan induk, tokoh masyarakat, gurudosenpeneliti. Dan berbagai pihak lain tergantung
jenis perpustakaannya.
2.3.4. Elemen Kebijakan Pengembangan Koleksi
Dalam kebijakan pengembangan koleksi diperlukan elemen-elemen yang dilakukan perpustakaan terlaksana dengan baik. .Menurut Evans 2000: 74,
elemen-elemen dari kebijakan pengembangan koleksi adalah: 1.
Overview Ikhitisar, peninjauan luas The first elemen consists of a clear statement of overall institutional
objectives for the library. Statement such s “geared to serve the information needs of the community” have little value or concrete
meaning. Elemen pertama terdiri dari pernyataan yang jelas dari tujuan lembaga
secara keseluruhan untuk pernyataan perpustakaan seperti “diarahkan untuk melayani kebutuhan informasi masyarakat” memiliki sedikit
nilai atau makna konkrit.
2. Details of subject areas and formats collected Rincian bidang subjek
dan format yang dikumpulkan The policy writers must break down the collection into constituent
subject areas, identify types of material collected, and specify the primary user group for each subject.
Pada bagian kebijakan ini, kebijakan penulis harus dirinci sesuai dengan area subjek, mengidentifikasi jenis bahan yang dikumpulkan,
dan menentukan kelompok pengguna utama sesuai dengan subjek.
3. Miscellaneous issues
This section of the collection development policy statement deals with gifts, deselection and discard, evaluation, and complaints censorship.
Each can stand alone, and some libraries develop longer, separate policy statement for each. Because they do have some relationship to
collection development, the collection policy writers in corporate an abstract or summary of those policies instead of preparing something
new. Ini bagian dari kebijakan pengembangan koleksiyang berkaitan dengan
hadiah, penyiangan dan pemusnahan, evaluasi, serta keluhan. Masing- masing dapat berdiri sendiri dan beberapa kebijakan perpustakaan
yang lebih lama masing-masing terpisah. Karena mereka mamiliki beberapa hubungan pengembangan koleksi, penulis kebijakan koleksi
menggabungkan abstrak atau ringkasan dari kebijakan-kebijakan bukan mempersiapkan sesuatu yang baru.
Menurut Disher yang dikutip oleh Simanjuntak 2014: 17, elemen-elemen yang biasanya ada di dalam kebijakan pengembangan koleksi adalah sebagai
berikut: 1.
Pendahuluan Dalam bagian ini dijelaskan apa tujuan dari dokumen kebijakan.
Penjelasan tersebut akan menjawab pertanyaan, “mengapa kebijakan pengembangan koleksi perlu dibuat?” bagi kebanyakan perpustakaan,
tujuan dari kebijakan yang dibuat adalah untuk menginformasikan kepada pengguna perpustakaan tentang bagaimana dan mengapa
koleksi dikembangkan.
2. Misi, visi dan tujuan
Setiap perpustakaan memiliki misi, tujuan mengapa perpustakaan didirikan. Beberapa perpustakaan juga mengembangkan visi untuk
masa depannya, baik juga jangka pendek atau jangka panjang. Pada bagian ini akan dijelaskan misi dan visi perpustakaan, prinsip-prinsip
lain dan filosofi perpustakaan.
3. Komunitas yang dilayani
Dalam bagian ini dijelaskan karakteristik dari komunitas yang ada di sekitar perpustakaan dan komposisi demografinya, khususnya yang
berhubungan dan berguna untuk melakukan aktifitas penyeleksian bahan pustaka.
4. Penanggungjawab pengembangan koleksi
Menjelaskan bagaimana aktifitas pengembangan koleksi berjalan. Seperti berapa banyak selektor yang terlibat dan juga komando dalam
membuat keputusan penyeleksian, serta dijelaskan siapa penganggungjawab utama untuk keseluruhan kegiatan pengembangan
koleksi yang dilakukan perpustakaan.
5. Pernyataan kebebasan intelektual
Mengingat bahwa kebijakan pengembangan koleksi adalah dokumen publik, maka didalamnya perlu dijelaskan tentang layanan
perpustakaan yang terbuka bagi siapa saja.
6. Pendanaan dan alokasinya
Bagian ini menjelaskan berasal dari mana sumber pendanaan untuk mendukung kegiatan pengembangan koleksi. Pernyataan ini bisa
sederhana mengidentifikasi sumber pendapatan, misalnya dari pajak daerah. Bagian ini juga menjelaskan formula alokasi dana.
7. Kebijakan seleksi, prosedur, dan koleksi prioritas
Bagian ini bisa dikatakan menjadi pokok atau inti dari keseluruhan dokumen. Disini dijelaskan tentang format material yang akan
dikoleksi, sarana yang digunakan dalam melakukan seleksi, dan bagaimana pengadaannya. Beberapa kebijakan dijelaskan dengan
spesifik seperti, jumlah eksemplar yang akan dibeli, apakah akan
berpengaruh dengan efisien koleksi, dan bagaimana menentukannya dalam subjek-subjek yang ada.
8. Koleksi khusus
Banyak perpustakaan umum mempertahankan koleksi lama atau material yang dipertimbangkan untuk tidak termasuk dalam kegiatan
pengembangan koleksi yang biasa dilakukan perpustakaan. Bagian ini menjelaskan keberadaan koleksi khusus di perpustakaan, dan
bagaimana melakukan penambahan dalam koleksi tersebut.
9. Penyiangan
Menjelaskan kriteria koleksi yang akan masuk dalam proses penyiangan. Dengan adanya pernyataan ini akan membantu
menghindari perpustakaan dari keluhan atau protes yang dating dari pengguna perpustakaan yang menanyakan koleksi.
10. Hadiah dan donasi
Dalam bagian ini akan dijelaskan pertimbangan tentang kriteria material hasil donasi yang akan dijadikan koleksi dan yang tidak.
Dalam bagian ini penting juga dijelaskan bahwa material yang sudah diberikan sepenuhnya menjadi hak perpustakaan dan tidak
dikembalikan kepada yang memberikan.
11. Hubungan kerjasama
Bila perpustakaan ikut konsorsium atau jaringan perpustakaan, dimana ada kontrak yang disetujui untuk berbagi sumber informasi, maka
perlu dijelaskan di bagian ini. Di bagian ini dijelaskan sumber informasi apa saja yang dibuka untuk perpustakaan lain, manfaatnya
ke pengguna perpustakaan, dan bagaimana perpustakaan ikut berpartisipasi dalam perjanjian kerjasama.
12. Penanganan keluhan dan tantangan ke depan
Bagian ini menjelaskan bagaimana staf perpustakaan menangani keluhan dari pengguna perpustakaan, terutama keluhan tentang koleksi
yang dimiliki perpustakaan. Di sini juga dijelaskan bagaimana caranya pengguna perpustakaan bisa menyampaikan keluhannya.
Penjelasan tersebut menyebutkan uraian-uraian umum yang seharusnya terdapat pada kebijakan pengembangan koleksi. Penjelasan dalam bentuk narasi
yang lebih tergantung pada jenis perpustakaan, struktur organisasi dan kebijakan yang ditetapkan oleh perpustakaan yang bersangkutan.
2.4 Kebijakan Seleksi Bahan Pustaka
