c. Semua jenis jasa untuk kebutuhan Unit Usaha yang anggarannya bersumber dari dana plafon sesuai ketentuan yang berlaku.
2.2. Pengadaan jasa yang menjadi kewenangan GUU adalah jenis jasa dengan nilai pengadaan maksimal Rp200.000.000,- dua ratus juta rupiah untuk
1 satu paket pengadaan. 2.3.Pengadaan jasa yang menjadi kewenangan Bagian Logistik yaitu
pengadaan jasa untuk kebutuhan Unit Usaha, GUU dan Kantor Pusat yang pengadaannya bukan merupakan kewenangan Unit Usaha atau
GUU atau Bagian Fungsional. 2.4.Pengadaan jasa yang menjadi kewenangan Kepala Bagian Fungsional
yaitu pengadaan jasa dalam rangka tugas pokok dan fungsi Bagian bersangkutan dengan nilai maksimal Rp20.000.000,- dua puluh juta
rupiah untuk 1 satu paket pengadaan.
J. Proses Pengadaan Barang dan Jasa pada PTPN IV Persero
1. Pengadaan Barang pada PTPN IV Persero
1.1. Pelaksanaan Pengadaan A.
Dasar Pengadaan a.
Jenis barang dan nilai bukan kewenangan Unit Usaha atau GUU. b.
Permintaan Pembelian PP atau AU-31 dari Unit Usaha atau Manajer Grup
c. PP telah disetujui oleh Direksi sesuai dengan kewenangannya.
d. Pengisian kolom pada PP
1 Diminta, ditandatangani oleh Manajer Unit
Universitas Sumatera Utara
2 Urgensi, diperiksa oleh Manajer Grup
3 Spesifikasi barang diperiksa oleh Bagian Fungsional
4 Pemeriksaan anggaran oleh Bagian Keuangan
5 Anggaran, disetujui oleh Direktur Keuangan
6 Persetujuan pengadaan Direktur Bidang untuk nilai sampai dengan Rp1
Milyar dan untuk nilai di atas Rp1Milyar harus mendapat persetujuan dari Direktur Utama
e. Formulir PP yang dipergunakan dibedakan dengan warna, untuk
barang-barang sebagai berikut: 1
Teknik warna merah jambu 2
Tanaman warna hijau muda 3
Pengolahan warna kuning muda 4
Umum warna putih B.
Proses Pengadaan a.
Panitia pengadaan menerima PP yang telah disetujui oleh Direksi sesuai dengan kewenangannya dan spesifikasi teknis dari Bagian.
b. Panitia Pengadaan meminta Pejabat penyusun HPS untuk menyusun
HPS berdasarkan spesifikasi teknis yang diterbitkan oleh Bagian Fungsional.
c. HPS disusun oleh Tim penyusun HPS dan ditetapkan Tim penyusun
HPS untuk nilai sampai dengan Rp100 Juta oleh Direktur Bidang untuk nilai pengadaan diatas Rp100 Juta.
d. Panitia Pengadaan menyusun Dokumen Pengadaan RKS.
Universitas Sumatera Utara
e. Panitia Pengadaan mengumumkanmengundang calon penyedia barang
sesuai dengan metode dan prosedur pengadaan yang ditentukan dalam Peraturan Direksi.
f. Penetapan pemenang dilakukan oleh:
1 Nilai pengadaan sampai dengan Rp100 Juta oleh Panitia Pengadaan.
2 Nilai pengadaan diatas Rp100 juta sampai dengan Rp1 Milyar oleh
Direktur SDM dan Umum. 3
Nilai pengadaan diatas Rp1 Milyar oleh Direktur Utama.
1.2.Penerimaan Hasil Pekerjaan A. Dasar Penerimaan
a. Dokumen perikatan dan persyaratan yang tercantum di dalam Dokumen
Perikatan. b.
Surat Pengantar Barang dari penyedia barang SPB. B.
Prosedur Penerimaan Barang a.
Pemeriksaan kualitas dan kuantitas barang, ketepatan waktu penyerahan barang, dan persyaratan lainnya berdasarkan Dokumen Perikatan
dilakukan oleh KDTU dan Kepala Dinas yang terkait. b.
Berdasarkan Dokumen Perikatan dan SPB, KDTU membuat dan melengkapi BPB AU-53 sebagai bukti pendukung untuk dibukukan
pada AU-54 dan AU-55. c.
Kepala Dinas yang terkait menandatangani dokumen penerimaan barang.
Universitas Sumatera Utara
d. Unit Usaha mengirimkan dokumen penerimaan barang ke Bagian
terkait dengan kelengkapan dokumen sebagai berikut: 1
Dokumen perikatan 2
SPB 3
Copy Nota Kredit 4
Surat Pernyataan Manajer Unit yang diketahui oleh Manajer Grup e.
Berdasarkan dokumen penerimaan barang tersebut, Kepala Bagian membuat berita acara serah terima barang yang ditandatangani oleh
Kepala Bagian dengan penyedia barang dengan diketahui oleh Direktur Bidang.
1.3. Pembayaran
A. Dokumen kelengkapan untuk pembuatan Surat Permintaan Pembayaran
SPP yaitu sebagai berikut: a.
Inovoice b.
Dokumen perikatanPO AU-34 c.
SPB lembar pertama d.
Berita Acara Pemeriksaan Barang AU-53 e.
Faktur pajak standar SSP f.
Kuitansi bermaterai cukup B.
Prosedur pembayaran a.
Bagian Fungsional menyiapkan SPP dan kelengkapan dokumen sebagaimana dimaksud butir satu untuk ditandatangani oleh Kepala
Universitas Sumatera Utara
Bagian. Selanjutnya SPP dimintakan persetujuan kepada Direktur Bidang.
b. Selanjutnya SPP diteruskan oleh Bagian Akuntansi ke Bagian
Keuangan untuk penyelesaian pembayaran. c.
Pembayaran dilakukan oleh Kantor Pusat. d.
Pembayaran pelaksanaan pekerjaan sudah memperhitungkan pembayaran denda keterlambatan atau kewajiban lainnya yang harus
dibayarkan oleh penyedia barang. e.
Pembayaran dilakukan secara transfer ke rekening penyedia jasa yang bersangkutan sesuai rekening yang tercantum dalam dokumen
perikatan.
1.4. Pelaporan
Setiap bulan wajib mengirim laporan pelaksanaan pengadaan barang dan pertanggungjawaban penggunaan dana kepada Direksi. Bagian Sekretaris
Perusahaan selambat-lalmbatnya seminggu setelah tutup buku.
2. Pengadaan Jasa pada PTPN IV Persero 2.1.
Pelaksanaan Pengadaan A.
Dasar Pengadaan a.
Merupakan kewenangan Bagian Logistik. b.
PPAB PABIPPTPPSPPP yang telah mendapat persetujuan Direksi. B.
Proses Pengadaan a.
Bagian Logistik menerima PPAB yang telah disetujui Direksi.
Universitas Sumatera Utara
b. Panitia Pengadaan menyusun dokumen RKSKAK dan selanjutnya
ditandatangani oleh Kepala Bagian Logistik atau Direktur Bidang sesuai ketentuan yang berlaku.
c. HPS disusun oleh Tim penyusun HPS dan ditetapkan Pejabat penyusun
HPS untuk nilai sampai dengan Rp100 Juta oleh Direktur Bidang untuk nilai pengadan diatas Rp100 Juta.
d. Panitia Pengadaan mengundang atau mengumumkan pengadaan sesuai
metode pengadaan. e.
Pelaksanaan penjelasan. f.
Calon penyedia jasa mengajukan surat penawaran, dengan kelengkapan dokumen sebagai berikut:
1 Dokumen administrasi
1. Surat Pernyataan tidak melakukan KKN, tunduk, mampu dan ahli serta
mempunyai kewenangan melakukan tindakan hukum 2.
Daftar Rekanan Terseleksi DRT 3.
Akte Pendirian dan perubahannya 4.
Sertifikat Badan Usaha SBU 5.
SIUJK untuk pekerjaan konstruksi 6.
Referensi Bank 2
Dokumen Teknis: 1.
Data peralatan kerja 2.
Data pengalaman kerja 3.
Daftar tenaga kerja 4.
Spesifikasi teknis
Universitas Sumatera Utara
5. Jadwal rencana kerja
3 Dokumen Harga
a. Nilai penawaran.
b. Jaminan penawaran apabila dipersyaratkan.
c. Evaluasi dokumen penawaran, meliputi dokumen administrasi, teknis dan harga. Panitia pengadaan menggugurkan dokumen penawaran yang
tidak lengkap. d. Panitia pengadaan dapat melakukan negoisasi atas penawaran yang
diatas HPS. e.
Panitia pengadaan mengusulkan calon pemenang kepada Direksi. f.
Penetapan calon penyedia jasa. g.
Panitia Pengadaan menerbitkan surat penunjukan pemenang. h.
Penyerahan dokumen pelaksanaan pengadaan kepada Bagian Fungsional untuk penerbitan kontrakperikatan.
i. Penandatanganan kontrakperikatan.
2.2. Pembayaran
A. Dokumen kelengkapan untuk pembuatan Surat Permintaan Pembayaran
SPP, yaitu sebagai berikut: a.
Invoice b.
Dokumen perikatanSPK c.
Berita acara kemajuan pekerjaan serah terima pekerjaan d.
Faktur pajak standar SSP e.
Kuitansi bermaterai cukup
Universitas Sumatera Utara
f. Surat Pernyataan Manajer Unit
B. Prosedur pembayaran
a. Bagian fungsional membuat SPP.
b. SPP dengan nilai diatas Rp1 Milyar harus disetujui oleh Direktur
Bidang. c.
SPP selanjutnya diserahkan kepada Bagian Akuntansi untuk dilakukan verifikasi.
d. SPP yang telah diverifikasi, selanjutnya diteruskan oleh Bagian
Akuntansi ke Bagian Keuangan untuk dilaksanakan pembayaran. e.
Pembayaran dilakukan melalui transfer bank untuk nilai diatas Rp50 Juta
f. Dalam pembayaran harus sudah diperhitungkan denda keterlambatan
dan atau pemotongan jaminan pelaksanaan. C.
Pembayaran jaminan pemeliharaan dilakukan setelah penyedia jasa menyelesaikan masa pemeliharaan. Pembayaran jaminan pemeliharaan
dilakukan setelah adanya tagihan dari penyedia jasa.
2.3.Pelaporan Setiap bulan wajib mengirim laporan pelaksanaan pengadaan jasa dan
pertanggungjawaban penggunaan dana kepada Direksi. Bagian Sekretaris Perusahaan selambat-lambatnya seminggu setelah tutup buku.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
